Tot nu toe gaf u ofwel in de Parameters AllSolutions (MZZPAR) ofwel in de functie Bedrijven/Afdelingen (MBDRAF) aan, welke afzender en bijbehorend e-mailadres u voor het elektronisch versturen van documenten wilde gebruiken. Deze werden dan gebruikt voor alle documenten die u per e-mail verzond. In de praktijk komt het echter regelmatig voor dat de administratie vanuit een ander e-mailadres werkt dan bijvoorbeeld de afdeling inkoop.
Om in deze behoefte te voorzien, kunt u vanaf deze versie ook de naam en het e-mailadres van de afzender per elektronisch documenttype inrichten. In de functie Formulieren (MFORMC) via de shortcut Sjablonen zijn bij deze documenttypes de velden Naam afzender en E-mailadres afzender toegevoegd (zie de printscreen hieronder). Dit biedt u de mogelijkheid om per documentstroom een eigen afzender en e-mailadres in te richten. Vult u hier overigens geen specifieke afzender of e-mailadres in, dan is de werking ongewijzigd.
Belangrijk: Het e-mailadres dat u gebruikt, moet een geldig e-mailadres zijn omdat ontvangende mailservers hierop controleren. Mocht er een probleem zijn met de aflevering van e-mailberichten, dan worden hier ook de ‘(non) delivery reports’ naartoe gestuurd.
Tevens raden we u aan voor het betreffende e-maildomain een zogenaamd SPF-record te publiceren omdat mailservers voor het bestrijden van phishing e-mails steeds meer aandacht besteden aan het verifiëren van de (vertrouwde) afzender. SPF staat voor Sender Policy Framework. Wanneer e-mails vanuit AllSolutions worden verstuurd, gebeurt dit via uw domein. In een SPF-record kunt u omschrijven welke servers namens uw domeinnaam e-mail mogen verzenden. Een ontvangende mailserver kan onder andere op basis van het SPF-record besluiten om een e-mail door te laten, te markeren als onveilig of helemaal te weigeren.
Als u een SPF-record gebruikt, dan is het belangrijk dat de mailserver van AllSolutions dus ook hierin wordt geautoriseerd. Hiervoor kunnen uw systeembeheerders ‘include:spf.allsolutions.nl’ opnemen in het SPF-record. Een SPF-record kunt u controleren via bijvoorbeeld: http://www.mxtoolbox.com/spf.aspx.
Als u een SPF-record wilt toevoegen aan uw domein moet er op de DNS-beheerpagina een nieuw record aangemaakt worden van het type TXT.
Hierin neemt u de volgende informatie op:
v=spf1 include:spf.allsolutions.nl ~all
Nadat het SPF-record is toegevoegd kan het nog even duren voordat de informatie globaal is doorgevoerd.
Op deze site vind u meer informatie over de werking van SPF.
