Het beheren van complexe betalingsafspraken met leveranciers is nu eenvoudiger en minder foutgevoelig. Vanaf deze versie kun je direct bij het registreren van een inkoopfactuur of bij de openstaande posten een specifiek betalingsschema vastleggen. Hiermee verdeel je het factuurbedrag over meerdere termijnen, die vervolgens automatisch worden meegenomen in de betaalprocessen.
Hoe werkt het?
Wanneer je een inkoopfactuur (MINFKT) invoert of een openstaande post bij een crediteur (MWZOPK) beheert, heb je nu toegang tot de shortcut Betalingsschema. Hiermee kun je:
- Betalingsschema genereren: Via deze actie geef je het aantal termijnen, de frequentie (week of maand) en de ingangsdatum op. Het systeem genereert vervolgens automatisch de regels.
- Handmatige regels toevoegen: Net zoals je gewend bent bij debiteuren, kun je ook ervoor kiezen om zelf losse regels toe te voegen of deze aan te passen voor maximale flexibiliteit.
- Automatische controle: Wanneer je een betalingsschema toegevoegd vanuit de functie Inkoopfacturen (MINFKT) controleert het systeem bij het gereedmelden van de factuur het totaal van het betalingsschema exact aansluit op het openstaande saldo in de kop van de factuur. Sluit dit niet aan? Dan ontvang je een foutmelding, vergelijkbaar met een onvolledige inkoopfactuurverdeling.
- Audit trail: Via de shortcut Verloop kun je altijd inzien wie het betalingsschema heeft bewerkt en wanneer dit is gebeurd.
Impact op het betaalproces
Zodra je het betalingsschema definitief hebt gemaakt, wordt de factuur gereedgemeld en het betalingsschema vergrendeld voor verdere bewerking. De individuele termijnen worden als afzonderlijke openstaande posten behandeld binnen de bestaande processen. Zodra er een betalingsschema actief is, wordt in de functie Openstaande Posten Crediteuren (MWZOPK) het veld Oorspronkelijke vervaldatum getoond. Hierin wordt de oorspronkelijke vervaldatum voordat het betalingsschema actief werd, getoond.
Hierbij wordt ermee rekening gehouden of de factuur door de crediteur wordt geïncasseerd of de inkoopfactuur moet worden meegenomen in het betaalproces. De automatische betaalruns houden nu rekening met de specifieke termijnen uit het schema.
Nieuwe shortcut
Voor een goed overzicht van de aanwezige betalingsschema’s is in een aantal browsers een nieuwe shortcut Betalingsschema toegevoegd:
- Openstaande Posten Crediteuren (MWZOPK)
- Crediteuren (MKRDST) → browser met ‘Facturen’ (via shortcut)