In deze release introduceren we de functionaliteit voor Combiwerken in de standaardversie van AllSolutions. Deze functionaliteit, voorheen specifiek voor waterschappen, is nu beschikbaar binnen de module Publieke organisaties zodat deze ook voor andere organisaties, zoals gemeentes, kan worden ingezet.
Met Combiwerk kun je kosten en uren die je wilt verdelen over meerdere subprojecten in één keer vastleggen op een centraal ‘verzamel-subproject’. Het systeem verdeelt deze boekingen vervolgens automatisch over de verschillende onderliggende subprojecten op basis van een door jou ingestelde verdeelsleutel. Dit voorkomt dat je handmatig splitsingen hoeft te maken in facturen en urenregels.
Activering
Je activeert de functionaliteit in de Parameters Projecten (MPRPAR) in het nieuwe onderdeel Combiwerken. Op dat moment komen extra velden naar voren waarin je de standaard naam van het subproject kunt invullen, de bijbehorende projectgroep, factureringswijze, product en factuuropmaak kunt opgeven.
Projecten en Offertes
Bij het aanmaken van (offertes voor) investeringsprojecten met twee of meer subprojecten kun je op projectniveau (MOFFER/MPROJE) het veld Combiwerk aanzetten. (Bij het tot opdracht verklaren van een offerte worden deze gegevens overgenomen naar het nieuwe project.)
Zodra je het project opslaat, maakt het systeem automatisch het subproject 9999 aan met de naam/omschrijving die je eerder in de Parameters Projecten (MPRPAR) hebt opgegeven.
Dit subproject werkt op basis van regie en het saldo is altijd 0, omdat alle kosten direct worden doorgeboekt naar de doelsubprojecten. Je kunt op dit specifieke subproject niet factureren.
De Verdeelsleutel
Vanuit het (hoofd)project (MPROJE) leg je via de nieuwe shortcut Verdeelsleutel combiwerk de procentuele verdeling vast voor de bij het project aanwezige subprojecten.
- Je bepaalt zelf welke subprojecten je opneemt in de verdeling.
- Voor een volledige verdeling zorg je ervoor dat de som van de percentages 100% is.
- Je hebt hierbij maximale flexibiliteit, want de verdeelsleutel kun je altijd aanpassen, ook als er al boekingen zijn verwerkt. Een wijziging is direct van toepassing op nieuwe boekingen. Let op! Oude boekingen worden niet met terugwerkende kracht gecorrigeerd!
- Je bent overigens niet verplicht alle aanwezige subprojecten in de combiwerkverdeling op te nemen. Het kan zijn dat bijv. subproject 001 en 002 wel binnen het combiwerk vallen en subproject 003 niet. Subproject 003 is dan wel aanwezig binnen het combiwerkproject maar niet in de kostenverdeling opgenomen. Subproject 003 wordt dan behandeld als apart subproject met zijn eigen geboekte kosten en uren.
Verdere inrichting
Bij alle subprojecten -> projectfasen voeg je via de shortcut Calculatieregelsde calculatieregels toe, die je automatisch wilt verdelen. Je hoeft geen artikelen, activiteiten en kostencomponenten in de calculatie van sub 9999 op te voeren (vandaar het ontbreken van de + op die plaats). Deze worden automatisch aangemaakt op basis van de artikelen, activiteiten en kostencomponenten die je opvoert in de subs die vallen onder de verdeling van het combiwerk.
Daarbij geldt de beperking dat alléén die artikelen, activiteiten en kostencomponenten automatisch in sub 9999 worden aangemaakt die als calculatieregels bij alle subs in het combiwerk zijn opgevoerd in de eerste en zelfde fase. Dit is noodzakelijk om de juiste verdelingsboekingen te kunnen maken.
Belangrijk: Het wordt daarom aangeraden bij alle subs in het combiwerk maar één en dezelfde fase op te voeren (bijvoorbeeld in alle subs uitsluitend fase 100).
Je bent overigens niet verplicht alle activiteiten en kostencomponenten in de combiwerkverdeling op te nemen. Het kan zijn dat je naast de verdeelsleutel bepaalde uren/kosten toch aan één specifiek subproject wilt toewijzen. Je kunt hiervoor ook ‘losse’ urenactiviteiten en kostencomponenten in de projectfasen opnemen. Wanneer je hiervoor kiest, kunnen deze uren/kosten alleen via het bijbehorende subproject geboekt worden. Deze uren/kosten worden dan dus NIET in de verdeelsleutel van het combiwerk meegenomen.
Hoe werk je hiermee in de praktijk?
Wanneer je uren verantwoord of kosten boekt (via inkoopfacturen of goederenafgifte) op subproject 9999, verdeelt AllSolutions deze automatisch:
- Uren: Je verantwoordt de uren onder subproject 9999 en projectfase 9999. Het systeem splitst deze vervolgens conform de verdeelsleutel uit over de opgegeven subprojecten.
- Inkoop/Kosten: Gebruik bij de bestelaanvraag of factuur subproject 9999. De kosten worden dan automatisch conform de verdeelsleutel over de andere subprojecten verdeeld. De functies Verwerken Inkoopfactuurverdeling (VIFDTL), Verwerken Inkoopkostenmutaties (VKSTNV) en Verwerken Urenverantwoordingen (VURMUT) zijn hierop aangepast.
- Voorwaarde: Zorg ervoor dat in alle subprojecten van de verdeling dezelfde urenactiviteiten en kostencomponenten aanwezig zijn. Dit voorkomt dat het systeem kosten probeert te verdelen naar regels die niet zijn begroot.