Uit analyse blijkt dat bij veel organisaties het grootste deel van de inkoopfacturen slechts één verdelingsregel heeft die vooraf al bekend is. Om je workflow te versnellen, hebben we het proces rondom de inkoopfactuurregistratie verder geoptimaliseerd.
Je kunt nu per crediteur (en per specifiek bedrijf) instellen dat er automatisch een verdelingsregel moet worden aangemaakt op basis van de standaard kostenrekening. Hierdoor hoef je deze handeling niet meer handmatig uit te voeren voor crediteuren waarbij de verdeling altijd identiek is.
Hoe werkt het?
In de functie Crediteuren (MKRDST) is de shortcut Initiële inkoopfactuurgegevens toegevoegd. Hier kun je – per grootboekbedrijf – de volgende gegevens invullen:
- Bedrijf: Het grootboekbedrijf waarvoor de gegevens van toepassing zijn.
- Automatisch aanmaken verdelingsregel: Vink dit veld aan als je bij het aanmaken van een inkoopfactuur automatisch ook de verdelingsregel wilt laten aanmaken op basis van de hier ingestelde initiële waarden.
- Standaard kostenrekening: De grootboekrekening in die bij de crediteur standaard als kostenrekening gebruikt wordt.
- Standaard afdeling: De afdeling die standaard gebruikt wordt bij het aanmaken van regels in de inkoopfactuurverdeling. Laat je dit veld leeg, dan wordt de afdeling van de inkoopfactuur gebruikt.
- Standaard kostendrager: De kostendrager die standaard gebruikt wordt bij het aanmaken van regels in de inkoopfactuurverdeling.
- Standaard bijcodering: De eventuele bijcodering die standaard gebruikt wordt bij het aanmaken van regels in de inkoopfactuurverdeling. (Dit veld is alleen zichtbaar als in de Parameters Grootboek (MGBPAR) het Boeken met bijcodering is geactiveerd.)
Je kunt deze gegevens direct invoeren bij het aanmaken van een nieuwe crediteur of later toevoegen of wijzigen via de shortcut Initiële inkoopfactuurgegevens.
(In verband met deze aanpassing zijn in de Parameters Bedrijfsgroeponderdelen (MBDINS) de velden Standaard grootboekrekening, Standaard afdeling en Standaard kostendrager verwijderd.)
Inboeken van een inkoopfactuur
Bij het registreren van de inkoopfactuur (1e boeking) in de functies Geïmporteerde Inkoopfacturen (MSCINK) of Inkoopfacturen (MINFKT) is in het onderdeel Betalingscondities het veld Automatisch aanmaken verdelingsregel toegevoegd. Als je dit veld aanvinkt, worden de inkoopfactuurverdeling automatisch aangemaakt op basis van de opgegeven initiële inkoopfactuurgegevens. Daarna kun je de verdeling nog handmatig aanpassen als dit nodig is. Dit maakt het registreren van inkoopfacturen voor bepaalde crediteuren waarbij de inkoopfactuurverdelingsregel altijd hetzelfde is, makkelijker en sneller. Een voorwaarde om deze optie te kunnen gebruiken is overigens wel dat in de Parameters Crediteuren (MKRPAR) de instelling Inkoopfacturen automatisch goedkeuren is geactiveerd.
Goed om te weten: Wanneer een inkoopfactuur wordt aangemaakt zonder koppeling aan een bestaande verplichting, zal het systeem de verdeling baseren op de standaard gegevens. Wordt er wel een verplichting gebruikt? Dan blijft de huidige werking intact en wordt de verdeling gebaseerd op de gegevens uit de verplichting.
Automatisch verwerken geímporteerde inkoopfacturen
Ook het automatisch verwerken van de geïmporteerde inkoopfacturen is verbeterd. Bij het verwerken van facturen via de functie Verwerken Geïmporteerde Inkoopfacturen (VSCINK) kun je nu aangeven dat verdelingsregels direct automatisch aangemaakt moeten worden.
Hiervoor is natuurlijk wel vereist dat ook bij de crediteuren (MKRDST) het veld Automatisch aanmaken verdelingsregel is aangevinkt en de bijbehorende initiële inkoopfactuurgegevens zijn ingevoerd.
Status en afhandeling
Zodra de verdelingsregel automatisch is aangemaakt, krijgt de factuur direct de status Inkoopfactuurverdeling aanwezig. Gebruik je in het boekingsproces de instelling Inkoopfacturen automatisch gereedmelden vanuit de Parameters Crediteuren (MKRPAR)? Dan kan de factuur bij een volledige match zelfs direct doorstromen naar status Gereed.
Na de upgrade
Wil je deze automatisering direct inrichten voor jouw belangrijkste crediteuren? Ga dan na de upgrade naar de crediteurgegevens en bekijk de vernieuwde shortcut Initiële inkoopfactuurgegevens.