Met de functie Automatische Verdelingen (MAUTOV) kun je automatisch kosten verdelen over verschillende grootboekrekeningen. Zo kun je bepaalde kosten (bijvoorbeeld maandelijks) met een bepaalde verdeelsleutel automatisch over meerdere afdelingen/kostenplaatsen en/of kostendragers verdelen.
In deze versie is de werking van deze functie uitgebreid. Voortaan kun je eventueel ook zelf ingeven naar welke grootboekrekeningen je de kosten wilt verdelen. Hiervoor is het veld Verwerking toegevoegd met de waarden Percentageverdeling en Eigen ingave.
- Als je voor een eigen ingave hebt gekozen, dan kun je na het opslaan via de shortcut Regels de gewenste verdeling opgeven. Hierbij heb je dan ook de mogelijkheid om zelf de gewenste grootboekrekeningen in te geven.
- Als je hebt gekozen voor een Percentageverdeling kun je in de regels alleen de afdeling/kostenplaats, kostendrager en eventueel de intercompany-code opgeven.
Voor de overzichtelijkheid zijn daarnaast in de Regels de velden Percentage debet en Percentage credit samengevoegd tot één veld, Percentage bedrag.
Verder is het nu ook mogelijk om de tegenboeking van de kosten op een aparte grootboekrekening te doen. Hiervoor is in het formulier van de automatische verdelingen het veld Tegenboeking op afwijkende rekening toegevoegd. Wanneer je dit veld aanvinkt, komt een extra veld Grootboekrekening naar voren waarin je de gewenste grootboekrekening voor de tegenboeking kunt invullen. Zo houd je inzicht in de automatische verdelingen die gedurende het jaar zijn uitgevoerd.
De automatische verdelingen worden overigens pas definitief verwerkt in het grootboek met het draaien van de functie Verwerken Automatische Verdelingen (VAUTOV), die je bijvoorbeeld maandelijks via de Program Batch Jobs (MJOBNR) kunt laten uitvoeren. In de verwerkingsfunctie is het veld Verdelingen verwijderen na verwerking komen te vervallen. Wanneer bepaalde verdelingen niet meer van toepassing zijn, dan kun je deze in de functie Automatische Verdelingen (MAUTOV) verwijderen.