AllSolutions biedt al de mogelijkheid om e-mails naar een centrale mailbox te sturen, waarna de software deze automatisch importeert. Vanaf deze versie kunnen de binnenkomende e-mails ook automatisch aan helpdeskmeldingen en project-issues worden gekoppeld.
Waar je berichten voor deze twee stromen voorheen na de import nog handmatig moest koppelen, kun je dit nu laten automatiseren. E-mails en eventuele bijlagen die naar de centrale mailbox worden gestuurd, worden dan als document opgeslagen bij de bijbehorende helpdeskmelding (MHDESK) of het project-issue (MISSUE) opgeslagen. Zo blijven klantdossiers compleet en bespaar je waardevolle tijd.
Hoe werkt het?
- In de functie Importlocaties E-mail Integratie (MILEML) kun je een of meerdere mailboxen definiëren van waaruit je de e-mails wilt importeren. Hoe je dit inricht, vind je op deze supportpagina: https://allsolutions.nl/support/kennisbank/mailbox-uitlezen-met-oauth-2-0
- Gebruik voor helpdeskmeldingen en project-issues twee aparte mailboxen met eigen koppelcriteria, aangezien meldings- en issuenummers elkaar kunnen overlappen. Wanneer je de mailbox aanmaakt in AllSolutions kun je selecteren voor welke functie deze van toepassing is.
- Via de shortcut Koppelcriteria kun jevervolgens de bijbehorende sleutelwoorden vastleggen. Bij het importeren herkent AllSolutions het sleutelwoord en brengt op basis van het daarachter opgenomen helpdesknummer of issuenummer de koppeling automatisch tot stand.
- Zorg ervoor dat in de functie Mappen (MBDMAP) een documentenmap en/of submap aan de entiteit helpdeskmeldingen en/of project-issues is gekoppeld. Anders wordt de e-mail wel opgeslagen, maar zie je hem niet terug bij de melding of het issue.
- Met de functieImporteren E-mails (VEMAIL) worden de e-mails uit de mailbox geïmporteerd. (Je kunt dit schedulen in de Program Batch Jobs (MJOBNR) zodat de mailbox(en) op regelmatige tijdstippen automatisch worden uitgelezen.) Per e-mail zoekt de software het sleutelwoord in het onderwerp en het nummer dat er direct achter staat om de koppeling tot stand te brengen.
- Lukt het automatisch koppelen niet, dan blijft de e-mail als niet gekoppeld staan. De alert Niet gekoppelde e-mails (bd030) kun je gebruiken om dit te signaleren. Houd er rekening mee dat je niet gekoppelde e-mails niet alsnog handmatig kan koppelen. Je zult dan de e-mail opnieuw moeten importeren met de juiste gegevens.
- Vanuit de functies Helpdeskmeldingen (MHDESK) en Project-issues (MISSUE) kun je via de shortcut Documenten de gekoppelde e-mails inzien.