In AllSolutions kunnen meerdere bedrijven worden vastgelegd. Standaard worden de relaties, debiteuren, crediteuren (en medewerkers) centraal opgeslagen. Dat betekent dat alle bedrijven van hetzelfde centrale bestand gebruik maken. Hiermee zijn de vastgelegde relatie-, debiteur- en crediteurgegevens standaard voor alle bedrijven van toepassing.
In bepaalde gevallen is het echter wenselijk om (een deel van) deze gegevens per bedrijf vast te leggen. Vanaf deze versie heeft u hierbij de keuze uit twee mogelijkheden:
- Werken met bedrijfsgebonden gegevens, waarbij u (een deel van) de gegevens apart vastlegt per relatie, debiteur en crediteur (nieuwe functionaliteit toegevoegd in deze versie).
- Gegevens volledig apart per bedrijf vast te leggen. Elk bedrijf heeft in dit geval een eigen relatie-, debiteur-, crediteur- en medewerkersbestand dat alleen vanuit dat bedrijf kan worden benaderd (bestaande functionaliteit).
Hieronder een verdere uitleg van beide opties:
1. Bedrijfsgebonden gegevens relaties, debiteuren en crediteuren
In deze versie is dit mogelijk geworden Bedrijfsgroepen (MBDOND) te definiëren. Met behulp hiervan kunt u per bedrijfsgroep afwijkende gegevens van de debiteur, crediteur en relatie vastleggen in AllSolutions. U kunt bedrijfsgroepen hanteren per bedrijf of meerdere bedrijven in één bedrijfsgroep onderbrengen.
Bij de Bedrijven/Afdelingen (MBDRAF) kunt u aangeven tot welke bedrijfsgroep deze behoort. In de functie Parameters Bedrijfsgroepen (MBDINS) wordt aangegeven welke gegevens van de debiteur, crediteur en relatie u per bedrijfsgroep afwijkend wilt vastleggen.
De gekozen inrichting kunt u inzien in de functie Parameters AllSolutions (MZZPAR). Hier is ter informatie het veld ‘Gegevens per bedrijfsgroep vastleggen’ toegevoegd.
De introductie van deze functionaliteit heeft consequenties voor het maken van eigen weergaven en instellingen. In de unieke index van de tabellen db01, kr01 en ma01 is het veld bond-cd toegevoegd. Op de plekken waar deze tabellen worden gebruikt, moet voortaan dus ook dit veld worden toegevoegd. Bestaande weergaven en instellingen zullen bij de upgrade automatisch hierop worden aangepast.
2. Bedrijfsgebonden relatie-, debiteuren-, crediteuren- en medewerkersbestand
In bepaalde gevallen is een centraal bestand voor alle bedrijven niet wenselijk. Het is daarom ook mogelijk om de betreffende gegevens volledig apart per bedrijf vast te leggen. Elk bedrijf heeft in dit geval een eigen relatie-, debiteur-, crediteur- en medewerkersbestand dat alleen vanuit dat bedrijf kan worden benaderd.
Deze functionaliteit is al geruime tijd beschikbaar. De gekozen inrichting kunt u inzien in de functie Parameters AllSolutions (MZZPAR). Hier is ter informatie het veld ‘Relaties, debiteuren en crediteuren per bedrijf vastleggen’ toegevoegd.
Wanneer u van deze functionaliteiten gebruik wilt maken, zal deze altijd in samenwerking met AllSolutions moeten worden geactiveerd, aangezien de bestaande gegevens dan geconverteerd moeten worden. Hierbij heeft u de keuze uit optie 1 of optie 2. Een combinatie van beide opties is niet toegestaan.