Via de release notes blijft u op de hoogte van de productontwikkeling van AllSolutions. Hieronder vindt u een overzicht van de uitbreidingen, verbeteringen en nieuwe functionaliteiten in versie 10.0.06. De release notes zijn gegroepeerd per product module, zodat u gemakkelijk kunt focussen op de functionaliteiten die u gebruikt.
10.0.09
Algemeen
Maximum aantal regels infobrowser
In de infobrowser worden voortaan altijd maximaal 15 regels getoond, zodat deze volledig op uw scherm beschikbaar is, ongeacht met welke internet browser u werkt.
Basis
Bedrijfsgebonden gegevens
In AllSolutions kunnen meerdere bedrijven worden vastgelegd. Standaard worden de relaties, debiteuren, crediteuren (en medewerkers) centraal opgeslagen. Dat betekent dat alle bedrijven van hetzelfde centrale bestand gebruik maken. Hiermee zijn de vastgelegde relatie-, debiteur- en crediteurgegevens standaard voor alle bedrijven van toepassing.
In bepaalde gevallen is het echter wenselijk om (een deel van) deze gegevens per bedrijf vast te leggen. Vanaf deze versie heeft u hierbij de keuze uit twee mogelijkheden:
- Werken met bedrijfsgebonden gegevens, waarbij u (een deel van) de gegevens apart vastlegt per relatie, debiteur en crediteur (nieuwe functionaliteit toegevoegd in deze versie).
- Gegevens volledig apart per bedrijf vast te leggen. Elk bedrijf heeft in dit geval een eigen relatie-, debiteur-, crediteur- en medewerkersbestand dat alleen vanuit dat bedrijf kan worden benaderd (bestaande functionaliteit).
Hieronder een verdere uitleg van beide opties:
1. Bedrijfsgebonden gegevens relaties, debiteuren en crediteuren
In deze versie is dit mogelijk geworden Bedrijfsgroepen (MBDOND) te definiëren. Met behulp hiervan kunt u per bedrijfsgroep afwijkende gegevens van de debiteur, crediteur en relatie vastleggen in AllSolutions. U kunt bedrijfsgroepen hanteren per bedrijf of meerdere bedrijven in één bedrijfsgroep onderbrengen.
Bij de Bedrijven/Afdelingen (MBDRAF) kunt u aangeven tot welke bedrijfsgroep deze behoort. In de functie Parameters Bedrijfsgroepen (MBDINS) wordt aangegeven welke gegevens van de debiteur, crediteur en relatie u per bedrijfsgroep afwijkend wilt vastleggen.
De gekozen inrichting kunt u inzien in de functie Parameters AllSolutions (MZZPAR). Hier is ter informatie het veld ‘Gegevens per bedrijfsgroep vastleggen’ toegevoegd.
De introductie van deze functionaliteit heeft consequenties voor het maken van eigen weergaven en instellingen. In de unieke index van de tabellen db01, kr01 en ma01 is het veld bond-cd toegevoegd. Op de plekken waar deze tabellen worden gebruikt, moet voortaan dus ook dit veld worden toegevoegd. Bestaande weergaven en instellingen zullen bij de upgrade automatisch hierop worden aangepast.
2. Bedrijfsgebonden relatie-, debiteuren-, crediteuren- en medewerkersbestand
In bepaalde gevallen is een centraal bestand voor alle bedrijven niet wenselijk. Het is daarom ook mogelijk om de betreffende gegevens volledig apart per bedrijf vast te leggen. Elk bedrijf heeft in dit geval een eigen relatie-, debiteur-, crediteur- en medewerkersbestand dat alleen vanuit dat bedrijf kan worden benaderd.
Deze functionaliteit is al geruime tijd beschikbaar. De gekozen inrichting kunt u inzien in de functie Parameters AllSolutions (MZZPAR). Hier is ter informatie het veld ‘Relaties, debiteuren en crediteuren per bedrijf vastleggen’ toegevoegd.
Wanneer u van deze functionaliteiten gebruik wilt maken, zal deze altijd in samenwerking met AllSolutions moeten worden geactiveerd, aangezien de bestaande gegevens dan geconverteerd moeten worden. Hierbij heeft u de keuze uit optie 1 of optie 2. Een combinatie van beide opties is niet toegestaan.
E-mail integratie configuraties
Tot op heden werden de geïmporteerde e-mails altijd (automatisch) gekoppeld aan een relatie/contactpersoon, een dossier (module CRM) of een configuratie (module Service). Vanaf deze versie is het mogelijk ook voor Hulpvragen (MHULPV) (module CRM) e-mailberichten te importeren.
Bij de Importlocaties E-mail Integratie (MILEML) kunt u voor de entiteit ‘hulpvragen’ één of meerdere mailboxen definiëren van waaruit u de e-mails wilt importeren. De e-mails kunt u vervolgens met de verwerkingsfunctie Importeren E-mails (VEMAIL) inlezen. De e-mails worden op basis van de koppelcriteria in het onderwerp van de mail automatisch gekoppeld aan een hulpvraag. Als automatische koppeling niet mogelijk is, kunt u in de functie E-mails (MEMAIL) de e-mail handmatig aan een hulpvraag koppelen.
Nieuwe alert ‘Te fiatteren aanmeldingen kringen’ (ab050)
Met alerts kunt u personen automatisch attenderen op uit te voeren werkzaamheden (via de Alert Monitor en de mail). Dit ter bewaking en ondersteuning van de workflow.
In deze versie is de alert ‘Te fiatteren aanmeldingen kringen’ (ab050) toegevoegd. De alert toont het aantal binnengekomen aanmeldingen voor de kringen, waarvan de betreffende persoon als kringbeheerder is aangesteld. De kringbeheerder mag deze aanmeldingen fiatteren. Vanuit de Alerts Monitor kan de medewerker rechtstreeks de bijbehorende functie Fiatteren Aanmeldingen Kringen (MFAANK) starten.
Skin-instelling toegevoegd
Met de functie Skins (MSKINS) kunt u de styling van de omgeving aanpassen aan de huisstijl van de eigen organisatie. Het gaat voornamelijk om kleuren, logo’s en tekstgroottes. In deze versie zijn de velden ‘Formulier font size groepskop‘ en ‘Formulier gewicht groepskop’ toegevoegd. Hiermee stel je de styling in van de groeptitels in het formulier.
Verbeterde navigatie binnen de webwinkel
Wanneer een bezoeker een artikel toevoegt aan de winkelwagen, wordt vanaf deze versie direct naar de winkelwagen genavigeerd. Op deze manier is het duidelijker dat het geselecteerde artikel is toegevoegd aan de winkelwagen, en kan de bezoeker zijn bestelling sneller en eenvoudiger afronden.
Daarnaast heeft de bezoeker nu wanneer de bestelling definitief is geplaatst, de mogelijkheid om op een makkelijke manier verder te gaan naar de startpagina.
Mailen en afdrukken van detailpagina artikel
Bij de Sites (MSITES) kunt u instellen of u onderaan de detailpagina van een artikel in de webwinkel icoontjes voor de social media wilt tonen. De icoontjes waarmee de detailpagina afgedrukt of gemaild kan worden, worden vanaf deze versie altijd getoond. Voorheen werden deze icoontjes alleen getoond, wanneer ook de icoontjes voor de social media zichtbaar waren.
CRM
Shortcut ‘Gevolgde cursussen’ toegevoegd
In de browsers met relaties/personen is de shortcut Gevolgde cursussen toegevoegd, waarmee u direct kunt raadplegen welke cursussen de persoon heeft gevolgd. Het betreft de functies: Relaties (MRELAT) en Personen (MRLPRS).
E-mail integratie
Tot op heden werden de geïmporteerde e-mails altijd (automatisch) gekoppeld aan een relatie/contactpersoon, een dossier (module CRM) of een configuratie (module Service). Vanaf deze versie is het mogelijk ook voor Hulpvragen (MHULPV) (module CRM) e-mailberichten te importeren. Met de nieuwe shortcut E-mailarchief in de browser met Hulpvragen (MHULPV) kunt u de geïmporteerde e-mails raadplegen.
Document Management
Niet-relevante selecties bij herafdrukken documenten verbergen
Om de overzichtelijkheid te verbeteren worden in de diverse reportfuncties voortaan de niet-relevante selectievelden verborgen. Kiest u in één van de functies voor herafdrukken van de documenten, dan worden verder alleen die selectievelden getoond, die voor het herafdrukken relevant zijn. Het gaat om de volgende functies:
- Genereren/Afdrukken Conceptfacturen Cursussen (VKONCO)
- Genereren/Afdrukken Conceptfacturen Leden (VCONLE)
- Genereren/Afdrukken Conceptfacturen Projecten (VKONSE)
- Genereren/Afdrukken Conceptfacturen Service (VCONCF)
- Genereren/Afdrukken Conceptinvorderingen Donateurs (VDOCON)
- Genereren/Afdrukken Paklijsten (VPAKLS)
- Afdrukken Facturen Financieel (VPFCDB)
- Afdrukken Facturen Logistiek (VPFCVK)
- Afdrukken Facturen Meer/minder Uren Lease-configuraties (VPFCHU)
- Afdrukken Facturen Service (VPFCSR)
Logging e-mailadres bij document(en) mailen
In browsers met documenten kunt u via de actie Document(en) mailen documenten doorsturen naar andere personen. Het document wordt dan rechtstreeks naar het opgegeven e-mailadres gestuurd.
Vanaf deze versie wordt automatisch vastgelegd naar welk e-mailadres een document is verzonden. Via de shortcut Verloop bij het document kunt u raadplegen naar welke e-mailadressen het document is verstuurd.
Document preview open-/dichtklappen
In diverse functies wordt automatisch een document preview van een gekoppeld document getoond. Hiermee kunt u de inhoud van het document snel bekijken en hoeft u deze niet in een apart venster te openen.
Vanaf deze versie kunt u de document preview naar keuze open- en dichtklappen. De stand wordt onder uw gebruikersaccount automatisch bewaard. De werking komt hiermee overeen met de andere onderdelen die u in een overzicht kunt opnemen.
Financieel
Elektronische facturering met UBL-bestand
In de Parameters AllSolutions (MZZPAR) kunt u het elektronisch factureren activeren. In dat geval kunt u per debiteur aangeven of er elektronisch gefactureerd moet worden en naar welk e-mailadres de factuur wordt verstuurd.
Vanaf deze versie kunt u aangeven of u naast de elektronische factuur in PDF-formaat ook nog automatisch een UBL-bestand wilt meesturen. Een UBL-bestand is een bestand in XML-formaat dat de metadata van een factuur bevat. Het UBL-bestand wordt gebruikt voor het uitwisselen van factuurgegevens tussen verschillende softwarepakketten. Wanneer de gegevens van een UBL-bestand automatisch worden ingelezen in het softwarepakket, is het niet meer nodig de factuurgegevens handmatig in te voeren.
Met het nieuwe veld ‘Verzendformaat elektronische factuur’ in de functie Debiteuren (MDEBST) kunt u aangeven of u een UBL-bestand wilt meesturen. Hierbij kunt u eveneens instellen of de beide factuurbestanden apart of in één zip-bestand worden verstuurd.
Metasearch op debiteuren uitgebreid
Via de metasearch kunt u door het gehele systeem zoeken op basis van één of meerdere zoektermen binnen een of meerdere entiteiten. In deze versie is het mogelijk geworden om debiteuren te zoeken op basis van het vastgelegde IBAN.
HRM
‘Subafdeling’ toegevoegd
In de functie Medewerkers (MPERSO) kunt u met de shortcut Thuisafdelingen vastleggen tot welke afdeling de medewerker behoort. Deze afdeling is tevens een kostenplaats in de grootboekadministratie. In de praktijk is het wenselijk om bij de thuisafdeling van de medewerker een interne afdeling/team vast te kunnen leggen. Hiervoor is het veld ‘Subafdeling’ in het betreffende formulier toegevoegd. Met de functie Subafdelingen (MSUBAF) kunt u de bijbehorende algemene tabel in het systeem onderhouden.
In de volgende functies is een filter op ‘Subafdeling’ toegevoegd:
- Informatie Budgetten Medewerkers (per activiteit) (IBGTAC)
- Informatie Budgetten Medewerkers (per activiteitstype) (IBGTMW)
- Informatie Budgetten Medewerkers (periodeverdeling) (IBGTPR)
- Informatie Competenties Medewerkers (ICMPMW)
- Informatie Formatieoverzicht (IFMOVZ) – incl. detailleringsniveau
- Informatie Jubilea Medewerkers (IMWJUB)
- Informatie Opleidingen Medewerkers (IOPLMW)
- Informatie Salarissen Medewerkers (ISALMW)
- Medewerkers (MPERSO)
- Verlofbudgetten (MBGTVA)
Bij de volgende functies is een selectiemogelijkheid op ‘Subafdeling’ toegevoegd:
- Afdrukken Etiketten Medewerkers (PAPETI)
- Afdrukken Personeelskaart (PPERSO)
Filter op ‘subafdeling’ toegevoegd
In de volgende functies is een filter op ‘Subafdeling’ toegevoegd:
- Ziekmeldingen (MZKTML)
- Informatie Ziekteverzuim (obv Ziekmeldingen) (IZKVRZ) – incl. detailleringsniveau
Logistiek
Veld ‘Omschrijving webwinkel’ toegevoegd
Bij de Artikelen (MARTIK) is het veld ‘Webwinkel omschrijving’ toegevoegd, waarmee u een specifieke omschrijving voor het artikel in de webwinkel kunt vastleggen. Deze omschrijving wordt dan binnen de webwinkel getoond (in de kop van de detailpagina). Wanneer u hier geen specifieke webwinkel omschrijving invult, worden de (normale) omschrijving en (daarachter) de aanvullende omschrijving van het artikel weergegeven.
Hyperlink naar artikelpagina webwinkel
Het is mogelijk om de detailpagina van een artikel in de webwinkel rechtstreeks via een hyperlink te openen. De hyperlink kan bijvoorbeeld worden gebruikt op een externe site of in een e-mail, zodat personen direct naar een artikelpagina worden geleid. De hyperlink van een artikel kunt u in de functie Artikelen (MARTIK) in het formulier met artikelgegevens inzien (veld ‘Webwinkel URL’).
In deze versie kunt u deze hyperlink ook in de browser met artikelen toevoegen, zodat u op een eenvoudige manier de hyperlinks van meerdere artikelen kunt raadplegen en exporteren.
Online samenwerken
Prikbord in bepaalde overzichten verbergen
In de Parameters AllSolutions (MZZPAR) kunt u de prikbordfunctionaliteit activeren. Via het prikbord kunt u op een snelle en gemakkelijke manier kennis delen. Het prikbord wordt helemaal onderaan het overzicht van een functie of pagina getoond. Op deze manier kunt u discussies direct bij de relevante functie of pagina voeren en volgen.
In deze versie is het mogelijk geworden om in bepaalde functies het prikbord voor gebruikers te verbergen. Dit stelt u in via de actie Instellingen wijzigen in de browser. Door in de (eigen) instellingen het veld ‘Toon prikbord’ uit te zetten kunt u het prikbord voor bepaalde gebruikers, configuratiegroepen of iedereen verbergen.
Projecten
Veld ‘Subsidiesoortcode’ vergroot
Bij de Subsidiesoorten (MSBSRT) is het aantal posities van het veld ‘Subsidiesoortcode’ uitgebreid van 4 naar 8.
Service en Onderhoud
Extra velden in sjabloon voor opdrachtbevestiging toegevoegd
In het AUTO-sjabloon voor de opdrachtbevestiging voor werkorders kunt u vanaf deze versie de velden ‘Commercieel medewerker’ en ‘Uw referentie’ (=werkordernummer) gebruiken. De documenten drukt u af met de functie Afdrukken Opdrachtbevestigingen Werkorders (VWOOBV).
Verkooptarief werkelijk gebruik bepalen o.b.v. factuurtermijn
Bij Contracten (MKONTR) kunt u op regelniveau met het veld ‘Bedragbepaling’ aangegeven op welke manier u wilt factureren. Hierbij kunt u kiezen voor onder andere facturering op basis van werkelijk gebruik. Bij de contractregel kan vervolgens de prijsstaffel worden vastgelegd. Maandelijks kan bij de factureringsregels het werkelijke aantal worden ingevoerd, waarbij het systeem automatisch op basis van de prijsstaffel het te factureren bedrag bepaalt.
Bij de Parameters Service (MSOPAR) is het veld ‘Verkooptarief werkelijk gebruik bepalen o.b.v. aantal dagen factuurtermijn’ toegevoegd, waarmee u kunt instellen of het te factureren bedrag automatisch moet worden teruggerekend o.b.v. aantal dagen in de factuurtermijn. Wanneer u hiervoor kiest – en wanneer het geen gehele factuurtermijn betreft – worden alleen de werkelijke dagen in rekening gebracht bij de klant. Wanneer u niet hiervoor kiest, wordt het gehele factuurbedrag voor de gehele factuurtermijn gefactureerd.