In deze versie is de functionaliteit voor autorisatieroutes uitgebreid. Hierbij kunt u nu de inkoopfactuur ter fiattering aan medewerkers aanbieden op volgorde van de gekoppelde autorisatieroute. Daarnaast is een mandatenregistratie toegevoegd. In de Parameters Crediteuren (MKRPAR) geeft u aan of u van (een van) beide opties gebruikt wilt maken. Onder het kopje ‘Facturering’ zijn hiervoor de velden ‘Controle mandaat’ en ‘Fiatteren op volgorde’ toegevoegd.
In de nieuwe functie Mandaat Per Medewerker (MMANDA) kunt u de mandaten vastleggen. Wanneer u een mandaatbedrag van 0,00 ingeeft, heeft de medewerker een onbeperkt mandaat. Bij elk mandaat kunt u eveneens een Fiatteur bij overschrijding vastleggen. Dit is de persoon die moet mee fiatteren zodra het totaalbedrag van de inkoopfactuur het mandaatbedrag van de medewerker overschrijdt. Hierbij controleert AllSolutions of de ingevulde fiatteur bij overschrijding voldoende mandaat heeft. U kunt bij overschrijding van het mandaatbedrag ook een autorisatieroute laten volgen. In dit geval vult u de gewenste Autorisatieroute bij overschrijding in.
U kunt een mandaat ook voor een afgebakende periode actief laten zijn. Vult u hiervoor niet alleen de ingangsdatum van het mandaat, maar ook de gewenste einddatum in.
Bij wijziging van een mandaat kunt u voor de betreffende medewerker een nieuw mandaat invoeren. Bij het al aanwezige mandaat van deze medewerker wordt dan automatisch de einddatum ingevuld. Op deze manier kunt u de mandaathistorie behouden en achteraf raadplegen.
In de functie Mandaat Per Medewerker (MMANDA) toont AllSolutions alleen de actieve mandaten. Via het filter kunt u de niet-actieve mandaten altijd weer in beeld brengen. Om het beheer van de mandaten te vergemakkelijken zijn in deze browser ook diverse filters beschikbaar.
Bij het boeken van een inkoopfactuur (MINFKT) kunt u deze – naar keuze – koppelen aan een ‘Fiatteur’ of een ‘Autorisatieroute’ (of beide). Bij koppeling van een fiatteur wordt op basis van het factuurbedrag gekeken welke Fiatteurs bij overschrijding c.q. welke Autorisatieroute bij overschrijding moet worden toegevoegd. Bij deze laatste wordt niet gecontroleerd of alle medewerkers in de autorisatieroute voldoende mandaat hebben. Deze controle wordt wel uitgevoerd, zodra u via de shortcut Autorisatieroute de medewerkers in de route wijzigt.
In het scherm met de autorisatieroute is een editbrowser toegevoegd, waarmee u op een gemakkelijke manier de volgorde in de route kunt aanpassen. Via de actie Bewerkenkunt u zowel de volgorde, als de in de route opgenomen medewerkers wijzigen. Op basis van het factuurbedrag wordt dan eveneens gekeken welke Fiatteurs bij overschrijding c.q. welke Autorisatieroute bij overschrijding moet worden toegevoegd.
Belangrijk:
Wilt u de controle op mandaten in gebruik nemen? Dan raden wij u aan om eerst alle mandaten in te voeren in de functie Mandaat Per Medewerker (MMANDA) voordat u de controle in de Parameters Crediteuren (MKRPAR) aanzet. Dit om bij het boeken van inkoopfacturen meldingen over het ontbreken van mandaten bij medewerkers te voorkomen.