Als een inwoner of bedrijf een gemeentelijke rekening niet op tijd betaalt, kost dit een gemeente tijd en geld. Denk aan het versturen van aanmaningen, het uitvaardigen van dwangbevelen of het inschakelen van een deurwaarder. Invorderingskosten zijn de extra kosten die je als gemeente in rekening brengt om deze inspanningen te dekken en om debiteuren te stimuleren sneller te betalen.
Gemeenten versturen jaarlijks duizenden aanslagen en facturen (zoals OZB, rioolheffing en afvalstoffenheffing), maar ook commerciële facturen voor de verhuur van sportaccommodaties of de verkoop van grond. Als deze onbetaald blijven, start het invorderingsproces. Welke kosten je daarbij mag rekenen en hoe hoog die zijn, hangt volledig af van het type vordering:
- Publiekrechtelijke vorderingen: Bij bijvoorbeeld belastingaanslagen gelden de vaste tarieven uit de Kostenwet invordering rijksbelastingen. Dit zijn vaste bedragen voor een aanmaning of dwangbevel, jaarlijks geïndexeerd door het Rijk.
- Privaatrechtelijke vorderingen: Bij commerciële facturen geldt de Wet Incassokosten (WIK). Dit is een percentage van de openstaande hoofdsom, met een wettelijk minimum van € 40.
Gemeenten hebben hierin geen beleidsvrijheid; ze zijn verplicht de wettelijke tarieven te volgen. Vanaf deze versie ondersteunt QX dit proces. Je legt de regels eenmalig vast, waarna QX automatisch de juiste kosten berekent, boekt en de invorderingsnota aanmaakt.
Hoe richt je dit in?
Voordat je de functionaliteit in gebruik neemt, richt je een aantal zaken eenmalig in:
- Parameters Debiteuren (MDBPAR): In het nieuwe onderdeel Invorderingskosten stel je de grootboekrekeningen in per vorderingssoort. Stel hier ook de btw-code in als je btw over invorderingskosten doorberekent.
- Wil je per debiteurgroep aparte grootboekrekeningen voor de drie invorderingssoorten gebruiken? Dan kun je dit aanvullend via de shortcut Grootboekrekeningen per debiteurgroep instellen. Daar zijn de velden Grootboekrekening WIK, Grootboekrekening Dwangbevel en Grootboekrekening Aanmaning eveneens toegevoegd.
- Vorderingssoorten aanmaken: In de nieuwe functie Vorderingssoorten (MVRDSR) maak je hierna de vorderingssoorten aan. Per soort geef je een code en omschrijving op, en geef je het vorderingstype Publiekrechtelijk of Privaatrechtelijk aan. Dit type bepaalt de welke wetgeving geldt:
- Publiekrechtelijk: Vaste bedragen voor aanmanings- en dwangbevelkosten
- Privaatrechtelijk: WIK-regeling met invorderingskosten op basis van een percentage en een 14-dagenbrief.
- Ook stel je hier in of je btw over de invorderingskosten apart doorberekent. Dit is gebruikelijk als de gemeente de btw voor die prestatie niet kan verrekenen. \Via de shortcut Invorderingskosten kun je de bijbehorende kostenstaffels instellen. Afhankelijk van het gekozen type (publiek/privaat) worden de bijbehorende velden getoond.
- Bij publiekrechtelijke soorten leg je de aanmaningskosten (A) en dwangbevelkosten (D) vast als vaste bedragen per schuldbedragschijf.
- Bij privaatrechtelijke soorten stel je de WIK-kosten (W) in als een percentage met een minimumbedrag.
Let op! De tarieven voor de Kostenwet worden jaarlijks door het Rijk geïndexeerd. Controleer deze staffels dus elk jaar.
- Aanmaningsdefinities inrichten: In de functie Aanmaningsdefinities (MVRSTA) koppel je allereerst een vorderingssoort aan de bijbehorende aanmaningsdefinities. Daarnaast geef je aan of je automatisch invorderingskosten wilt laten berekenen zodra het opgegeven aantal aanmaningen is bereikt. Deze komen dan als aparte post op de rekening. Hiervoor is het nieuwe onderdeel en veld Invorderingskosten genereren toegevoegd. De berekening volgt de staffel van de gekoppelde vorderingssoort. Hierdoor past het systeem bij het aanmanen automatisch het juiste regime toe.
- Formulieren (MFORMC): Controleer of het nieuwe formuliertype FINV (Invorderingsnota) aanwezig is. Dit formulier staat los van de rentenota’s (FRNT) en dient als sjabloon voor elke gegenereerde invorderingsnota.
Vorderingssoort koppelen aan vorderingen
Je legt de vorderingssoort vast op de vordering zelf. Dit kan op verschillende plekken, afhankelijk van je facturatieproces:
- Handmatige en standaardfacturen: In Handmatige Facturen (MHDFKT002) of Standaardfacturen (MHDFKS002).
- Conceptfacturen: In Conceptfacturen Projecten (MKONSE002).
- Voorloopformulieren: Maak je gebruik van voorloopformulieren? Stel de vorderingssoort dan in bij Voorloopformulieren debiteuren (MVRLFD002 / MVRLFD003). Alle facturen via dat formulier krijgen de soort dan automatisch mee.
- Beginbalans: Bij het inlezen van een beginbalans gebruik je het nieuwe veld in Beginbalans Debiteuren (MINVOD005).
Invorderingsnota’s afdrukken
Zodra de inrichting compleet is, gebruik je de nieuwe functie Afdrukken Invorderingsnota’s (VINVOR) (onder Debiteuren – Openstaande posten).
Je stelt een selectie in op debiteur en vorderingssoort. Het ‘T/m’-veld wordt standaard gevuld met de hoogste waarde, zodat je geen gegevens overslaat tenzij je bewust de selectie beperkt. Na het starten van de verwerking berekent AllSolutions per openstaande post de kosten op basis van de gekoppelde kostenstaffel, maakt de invorderingsnota (FINV) aan en boekt de kosten als openstaande post in de debiteurenadministratie.
Belangrijke rekenregels:
- De berekening gaat altijd over de openstaande hoofdsom (dus niet over eerdere kosten of rente).
- Invorderingskosten worden eenmalig berekend. Je kunt de nota daarna opnieuw afdrukken, maar de berekening herhaalt zich niet. Als je de kosten opnieuw wilt berekenen, moet je de bestaande nota eerst verwijderen.
De nota wordt direct vanuit de verwerking aangemaakt en afgedrukt. Je kunt deze ook achteraf opnieuw afdrukken via de actie Invorderingsnota’s in Debiteuren (MDEBST007 / MDEBST010) of vanuit Openstaande Posten (Debiteuren) (MWZOPD001 / MWZOPD003).
Waar is informatie toegevoegd?
Het veld of de kolom Vorderingssoort is op diverse plekken toegevoegd voor direct inzicht in het regime van een vordering:
- Openstaande Posten (Debiteuren) (MWZOPD002): Zichtbaar bij het detail van een openstaande post.
- Importschermen: Zichtbaar in de overzichten van Importeren Handmatige Facturen (VIMHFA) and Importeren Beginbalans Debiteuren (VIMBBD).
Afdrukken Aanmaningen (VAANMA): Hier kun je nu selecteren op vorderingssoort, zodat je aanmaningsruns kunt beperken tot een specifiek regime