Deze aanpassing is van toepassing voor Gemeenten en Waterschappen
Verandert de leider van een project, subproject of projectfase, dan kun je dat voortaan vastleggen en via een fiatteringsproces laten goedkeuren voordat de wijziging daadwerkelijk wordt doorgevoerd. Dit gebeurt met de nieuwe functie Wijzigingen P-S-F-leider (MWPSFL), die je ook rechtstreeks als shortcut kunt openen vanuit de functies Projecten (MPROJE), Subprojecten (MPRSUB) en Projectfasen (MPRFAS). Deze functionaliteit was tot nu toe alleen beschikbaar voor Waterschappen. Vanaf deze versie kunnen zowel waterschappen als gemeenten hiervan gebruik maken.
Hoe werkt het?
- Wijziging vastleggen: Open de shortcut Wijzigingen P-S-F-leider bij het project, subproject of de projectfase, of ga naar de functie zelf. Kies het projectniveau en vul de nieuwe leider in. AllSolutions bepaalt hierbij automatisch de huidige leider en de fiatteur. Heeft het subproject een eigen opdrachtgever, dan is die de fiatteur, anders de producteigenaar van het gekoppelde product.
- Gereedmelden: Meld de wijziging gereed met de actie Greedmelden. De aanpassing komt dan op status Te fiatteren te staan.
- Fiatteren: De fiatteur keurt de wijziging goed via de actie Fiatteren. Is de wijziging niet akkoord, dan kan de fiatteur met de actie Gereedmelden terugdraaien de aanvraag afwijzen.
Is de wijziging in eerste instantie akkoord gegeven maar wil je de fiattering later toch terugdraaien? Dan kun je de actie Fiattering terugdraaien gebruiken (mits de wijziging nog niet is verwerkt). - Verwerken: Met de functie Verwerken Wijzigingen P-S-F-leider (VWPSFL) voer je de gefiatteerde wijzigingen door. De nieuwe leider komt dan definitief op het project, subproject of de projectfase te staan.
- In de Parameters HRM (MAPPAR) is de optie toegevoegd om een vervanger in te stellen. In het veld Rollen vervangers is hiervoor de optie Fiattering wijzigingen P-S-F-leider toegevoegd.
- Signalering via alert: In de functie Medewerkers (MPERSO) en Medewerkersprofielen (MMDPRF) kun je de nieuwe alert Te fiatteren wijzigingen P-S-F-leider toevoegen. Naar keuze kun je aangeven of de alert alle openstaande wijzigingen toont, alleen die waarvan je zelf de fiatteur bent, of alleen die waarvoor je als vervanger optreedt.
Voor een volledig audit trail zie je bij een wijziging via de shortcut Verloop precies wanneer, door wie en met welke status de wijziging is doorlopen.
Bepaling van de fiatteur
De fiatteur wordt automatisch bepaald op het niveau van het subproject. Het systeem doorloopt hiervoor een vaste volgorde om de juiste medewerker toe te wijzen:
- Afwijkende opdrachtgever: Als er op het subproject een afwijkende opdrachtgever is ingevuld, wordt deze medewerker gekozen als fiatteur.
- Producteigenaar: Zo niet, dan wordt de producteigenaar van het gekoppelde product op het subproject de fiatteur.
Welk subproject hiervoor wordt gebruikt, hangt af van de ingestelde wijziging:
- Projectleider: Het systeem gebruikt het eerste subproject van het project.
- Subprojectleider: Het systeem gebruikt het subproject zelf.
- Projectfaseleider: Het systeem gebruikt het subproject waar de betreffende projectfase onder valt.
De fiatteur wordt direct bij het invoeren van de wijziging vastgesteld en opgeslagen. Je kunt de fiatteur wel bekijken op het scherm, maar niet handmatig aanpassen.
Aandachtspunten
- Eerste subproject bij projectleider: Heeft een project meerdere subprojecten met verschillende opdrachtgevers of producten, dan kijkt het systeem bij een wijziging van de projectleider uitsluitend naar het eerste subproject. Zorg dat de gegevens op dat specifieke subproject correct staan.
- Lege fiatteur: Ontbreekt er zowel een afwijkende opdrachtgever als een producteigenaar op het subproject, dan blijft de fiatteur leeg. Niemand kan de wijziging in dat geval fiatteren. Leg daarom altijd een afwijkende opdrachtgever of een product met producteigenaar vast.
- Aanpassingen achteraf: Wijzig je de opdrachtgever of producteigenaar nadat de mutatie al is ingevoerd, dan verandert de fiatteur van die bestaande wijziging niet mee. Verwijder de wijziging zolang de status nog Nieuw is en voer deze opnieuw in.
- Vervanging bij afwezigheid: Een vastgelegde vervanger kan bij afwezigheid van de fiatteur de wijziging fiatteren via de alert ‘Te fiatteren wijzigingen’, mits de instelling ‘Wijzigingen o.b.v. vervanger medewerker’ is ingeschakeld.