Bij configuraties kun je via de planningsregels onderhoud of keuringen van je machines vastleggen en inplannen. Vanaf deze versie kun je je klanten snel en gemakkelijk via e-mail attent maken op het geplande onderhoud of de keuringen voor de machines die zij in gebruik hebben. Hiervoor is de nieuwe functie Versturen Aankondigingsmail Onderhoud/Keuring (VMAANK) toegevoegd.
In het selectiescherm kun je op basis van een peildatum aangeven voor welke (range van) configuratie(s) je de aankondiging wilt versturen. En voor welk type: Keuring, Onderhoud of beide. Daarnaast is het ook mogelijk om eerst een lijst te draaien ter controle, voordat je de aankondigingsmails definitief gaat versturen.
De aankondigingsmail wordt verstuurd op basis van de standaard E-mailsjablonen (MMAILS) in je omgeving. Als je kiest voor definitief versturen (Soort verwerking = verwerking), dan openen de velden waarin je achtereenvolgens kunt invullen:
- De naam en het e-mailadres van de afzender die in het bericht wordt meegenomen. ) We raden aan om dit altijd vanuit een centraal mailadres te versturen binnen je maildomein.)
- En op basis van het gekozen type (Keuring, Onderhoud of beide): Het onderwerp van de e-mail en body tekst van de e-mail.
Via de Instellingen op het formulier kun je de velden voor de verzending van de e-mail default met de benodigde informatie en teksten laten vullen. Aanvullend kun je hierbij in de body tekst de volgende velden opnemen. Deze worden bij het verzenden door het systeem automatisch gevuld:
- <Afzender>: de naam van de afzender van de mail
- <Contactpersoon>: de naam van de contactpersoon
- <Configuratienummer>: het nummer van de configuratie
- <Omschrijving>: de omschrijving van de configuratie
- <Serienummer>: het serienummer van de configuratie
- <DatumGepland>: de datum waarop de werkzaamheden zijn gepland
Zo kun je de aankondigingsmails snel en gemakkelijk versturen.
In de tekst van het bericht kun je de klant vragen om contact op te nemen wanneer de geplande datum niet akkoord is. In overleg met de klant kun je dan een andere datum afspreken en de planregel daarop aanpassen.
In de functie Planningsregels Onderhoud en Keuringen Configuraties (MCNFPL) zijn de velden Aankondigingsmail verstuurd en Datum aankondigingsmail toegevoegd. Zo kun je ook gemakkelijk terugzien of de klant al over de geplande werkzaamheden is geïnformeerd.