AllSolutions winterrelease – 24.0.01

Ook in deze versie zijn weer een aantal aanpassingen doorgevoerd ter verbetering van de performance. Zo is de maximum actietijd van een browser verlaagd van 90 naar 60 seconden. Voortaan zal de agent die het verzoek uitvoert, na 60 seconden worden gestopt. De gebruiker ontvangt dan een melding in het scherm dat de actie niet kon worden afgerond (‘timed out’).

Daarnaast is de afhandeling van acties in browsers die langer dan 60 seconden duren, verbeterd. En ook is de dagelijkse (nachtelijke) verwerking geoptimaliseerd en versneld.

AllSolutions wordt standaard uitgeleverd met Nederlands en Engels als systeemtaal. Via de functies Talen (MTALEN), Vertalingen (MVERTL) of Vertaalde Helpteksten (MVERTH) kun je eventueel een vertaling aanpassen of een vertaling voor een andere taal toevoegen

In deze versie is de Engelse vertaling van goedkeuren/fiatteren verbeterd. Dit is op alle locaties aangepast naar Authorise.

Vanaf deze versie worden fouten die in eventueel in koppelingen via de REST API kunnen ontstaan, automatisch gelogd in de functie Interfaces (MINTFA). Via de shortcut Mutaties/foutlogging kun je deze raadplegen en via de shortcuts verder inzoomen op de Berichtinhoud en de Foutberichten.

Daarbij is het nu ook mogelijk om een alert in te richten waarmee je automatisch erop wordt gesignaleerd dat er foutmeldingen zijn ontstaan. Hiervoor is de alert Foutieve exportmutaties (ai020) beschikbaar.

Met deze uitbreiding kun je zelf actief monitoren of een REST API-koppeling goed blijft werken. En op basis van de uitgebreidere informatie kun je dan ook gelijk zelf actie ondernemen om eventuele problemen te verhelpen. Eventueel kan een consultant hierbij ondersteunen.

Volgens de Gebruiksvoorwaarden REST API wordt ondersteuning bij het inrichten van of oplossen van problemen met de REST API geleverd in de vorm van betaalde consultancy. Wanneer je hiervan gebruikt wilt maken, kun je contact met je projectmanager opnemen.

In de functie Uitvoerbestemmingen (MPRINT) is een filter en veld Actief toegevoegd. Oude printers en uitvoerbestemmingen die niet meer in gebruik zijn, kun je vanaf deze versie op ‘niet actief’ zetten. Zo heb je voortaan een actueel overzicht van de printers en andere uitvoerbestemmingen die in gebruik zijn.

In deze versie komt ook alvast een technische verbetering mee voor het genereren van documenten op basis van AUTO-sjablonen (MFORMA). Dit is van toepassing voor alle report- en printfuncties waarvoor er een Formulierstroom (MFORMC) in het systeem aanwezig is en zal het genereren van de documenten gaan verbeteren.

Welke methode voor het genereren van documenten wordt gebruikt, wordt aangestuurd vanuit de Parameters AllSolutions (MZZPAR) met het veld Gewenste document generator (in het onderdeel Genereren (externe) documenten. Bij de upgrade wordt dit veld nog NIET naar Aspose gezet, maar blijft voorlopig op Microsoft Word staan.

De overgang naar de nieuwe techniek gaat dit jaar gefaseerd uitgevoerd worden in overleg met jou als klant. Binnenkort ontvang je meer informatie over dit onderwerp.

AllSolutions biedt al langere tijd de mogelijkheid om elektronische facturen en webwinkel-bestellingen op een eenvoudige manier online te betalen. De betalingen worden afgehandeld door ICEPAY, een Payment Service Provider die online betalingen verzorgt voor derden. De accountgegevens van ICEPAY en de gebruikte betaalwijzen registreer je in de functie Websites (MWPSTS).

In deze versie is bij de online betalingen via iDEAL de bank Nationale Nederlanden aan de beschikbare banken toegevoegd.

Bij configuraties kun je via de planningsregels onderhoud of keuringen van je machines vastleggen en inplannen. Vanaf deze versie kun je je klanten snel en gemakkelijk via e-mail attent maken op het geplande onderhoud of de keuringen voor de machines die zij in gebruik hebben. Hiervoor is de nieuwe functie Versturen Aankondigingsmail Onderhoud/Keuring (VMAANK) toegevoegd.

In het selectiescherm kun je op basis van een peildatum aangeven voor welke (range van) configuratie(s) je de aankondiging wilt versturen. En voor welk type: Keuring, Onderhoud of beide. Daarnaast is het ook mogelijk om eerst een lijst te draaien ter controle, voordat je de aankondigingsmails definitief gaat versturen.

De aankondigingsmail wordt verstuurd op basis van de standaard E-mailsjablonen (MMAILS) in je omgeving. Als je kiest voor definitief versturen (Soort verwerking = verwerking), dan openen de velden waarin je achtereenvolgens kunt invullen:

• De naam en het e-mailadres van de afzender die in het bericht wordt meegenomen. ) We raden aan om dit altijd vanuit een centraal mailadres te versturen binnen je maildomein.)
• En op basis van het gekozen type (Keuring, Onderhoud of beide): Het onderwerp van de e-mail en body tekst van de e-mail.

Via de Instellingen op het formulier kun je de velden voor de verzending van de e-mail default met de benodigde informatie en teksten laten vullen. Aanvullend kun je hierbij in de body tekst de volgende velden opnemen. Deze worden bij het verzenden door het systeem automatisch gevuld:

• <Afzender>: de naam van de afzender van de mail
• <Contactpersoon>: de naam van de contactpersoon
• <Configuratienummer>: het nummer van de configuratie
• <Omschrijving>: de omschrijving van de configuratie
• <Serienummer>: het serienummer van de configuratie
• <DatumGepland>: de datum waarop de werkzaamheden zijn gepland

Zo kun je de aankondigingsmails snel en gemakkelijk versturen.

In de tekst van het bericht kun je de klant vragen om contact op te nemen wanneer de geplande datum niet akkoord is. In overleg met de klant kun je dan een andere datum afspreken en de planregel daarop aanpassen.

In de functie Planningsregels Onderhoud en Keuringen Configuraties (MCNFPL) zijn de velden Aankondigingsmail verstuurd en Datum aankondigingsmail toegevoegd. Zo kun je ook gemakkelijk terugzien of de klant al over de geplande werkzaamheden is geïnformeerd.

In achternamen van personen (MRLPRS/MRLCNT) kunnen tussenvoegsels voorkomen. Om registratie van langere combinaties van namen met tussenvoegsels mogelijk te maken zijn de velden Voorvoegsel eerste achternaam en Voorvoegsel tweede achternaam vergroot van 7 naar 10 posities.

Daarnaast is deze aanpassing ook doorgevoerd op alle andere locaties in de software waar (achter)namen van (contact)personen worden geregistreerd.

Bij de Aanvragen (MAANVR) en Offertes (MOFFER) kun je een voorlopig project inrichten, inclusief calculatieregels op basis van activiteiten. Wanneer je het gecalculeerde aantal uur wilt bijstellen, kun je met het veld Aantal uren planning automatisch bijwerken (h-wijz-capac) aangeven of je de wijziging ook gelijk wilt laten doorvoeren in de planning.

Daarbij kun je nu met het nieuwe veld Peildatum planning aangeven vanaf welke datum je de wijziging in de planning wilt laten doorvoeren. (Deze optie is beschikbaar als je in de Parameters Capaciteitsplanning (MKPPAR) hebt ingesteld dat je met een maandverdeling of weekverdeling op activiteitsniveau werkt.)

Zo kun je aanpassingen in de planning gemakkelijker vanaf een ‘hoger’ niveau doorvoeren.

Om je boekhouding up-to-date te houden is het belangrijk dat je je banktransacties snel en efficiënt kunt verwerken. Als je bankiert bij ABN AMRO, ING Bank of de Rabobank is het vanaf deze versie mogelijk om je bankpakket te koppelen aan AllSolutions. Met deze koppeling verbindt je je bankrekening direct aan je financiële administratie.

De koppeling zorgt ervoor dat alle bij- en afschrijvingen van je rekening automatisch worden geïmporteerd. Je hoeft je dus geen zorgen te maken over de volledigheid van je bankafschriften of eventuele fouten. Daarnaast is het mogelijk om je betaal- en incassobestanden vanuit AllSolutions direct naar je bankpakket te exporteren.

Met de bankkoppeling hoef je dus niet meer zelf de bankafschriften op te halen uit je bankpakket en handmatig in AllSolutions te importeren. En je hoeft je betaal- en incassobestanden niet meer handmatig te uploaden in je bankpakket. Op deze manier bespaar je tijd, is de kans op fouten minimaal en is je administratie altijd up-to-date.

Wil je gebruik gaan maken van de bankkoppeling? Neem dan contact op met je accountmanager. Houd er rekening mee dat er eenmalige set-up kosten voor afstemming met de bank van toepassing zijn in de vorm van technische ondersteuning. En dat hierbij inrichtingskosten van een consultant van toepassing zijn.

Een aantal banken vereist dat in de betaalbestanden de IBAN en BIC-codes in hoofdletters worden vermeld. Daarom worden in deze versie de IBAN en BIC-codes automatisch omgezet naar hoofdletters op alle locaties waar deze worden opgeslagen.

Per 19 november 2023 is er een nieuw PAIN-formaat voor SEPA-betaalbestanden geïntroduceerd. Vanaf deze versie ondersteunt AllSolutions dit nieuwe PAIN-formaat. Hiervoor is in de Parameters Crediteuren (MKRPAR) in het onderdeel SEPA betalingen het veld Versie bestandsformaat SEPA betaalbestand toegevoegd. Met dit veld kun je aangeven in welk PAIN-format je de betaalbestanden vanuit AllSolutions wilt laten genereren.

Goed om te weten: Bij de upgrade wordt de instelling van dit veld niet automatisch gewijzigd. We adviseren dit veld pas naar de nieuwe versie om te zetten als je vanuit jouw bank hierover informatie ontvangt.

In een groot aantal financiële functies kun je filters op afdeling gebruiken. Dit werkt op basis van een van – t/m selectie waarmee je tot nu toe alleen een range van opeenvolgende afdelingen kon selecteren. Om afdelingen op een andere manier te kunnen groeperen, is de functie Afdelingsgroepen (MAFGRP) toegevoegd. Dit maakt het mogelijk en gemakkelijker om financiële rapportages over afdelingen heen te maken.

Met de nieuwe functie kun je groepen aanmaken van afdelingen die je bij elkaar wilt indelen. Dit werkt met behulp van een de dual-list viewer. De afdelingen die van toepassing zijn, verplaats je met de pijltjestoetsen naar de ‘geselecteerd’ box aan de rechterkant:

Zodra je afdelingsgroepen hebt aangemaakt, komt er in de volgende financiële functies een nieuwe filteroptie op Afdelingsgroep naar voren:

• Informatie Kolommenbalans (IKLBAL)
• Grootboekrapportage (IGBRAP)
• Maandrapporate (IMDRAP)
• Maandrapportage: ratio’s in duizendtallen (IMDRAD)
• Financiële Mutaties (shortcut) in de functie Grootboekrekeningen (MRKSCH)

Daarnaast is in de volgende print- en verwerkingsfuncties een selectiemogelijkheid op Afdelingsgroep toegevoegd:

• Btw-aangifte per Periode (POMBPR)
• Btw-controleoverzicht (PKOBTW)
• Btw-overzicht Intracommunautaire Prestaties (PBTWIC)
• Btw-overzicht Inkopen (detail) (PKIBTW)
• Btw-overzicht Verkopen (detail) (PGOBTW)
• Nulstellen Beginsaldo Btw-rekeningen (VBTWNL)
• Overzicht Financieel Verslag (PFINVS)
• Overzicht Financiële mutaties per Dagboek (PHMGDB)
• Overzicht Financiële mutaties per Rekening (PHMGRB)
• Overzicht Kolommenbalans (PKLBAL)
• Overzicht Proef- en Saldibalans (PPSBAL)

Bij het vastleggen van Bankrekeningen bij Crediteuren (MKRDST) kun je in het onderdeel Tenaamstelling bankrekening in het veld Naam (kr02.naam) de naam van de begunstigde vastleggen. Dit veld bestond tot nu toe uit 70 karakters. In het internationale bankverkeer laat de SWIFT- codering echter maximaal 140 karakters toe.

Daarom is in de functie Banken (Wereldbetalingen) (MBNKRK002) het veld Lengte crediteurnaam in betaalbestand (af18.lange-naam) toegevoegd. In dit veld kun je voor wereldbetalingen via de betreffende bank instellen welke lengte je voor de naam van de begunstigde/crediteur in het aan te leveren PAIN-betaalbestand wilt hanteren:

• maximaal 70 karakters
• maximaal 140 karakters

(Niet alle banken staan overigens voor wereldbetalingen een lengte van 140 karakters toe. Raadpleeg hiervoor de gegevens van je bank.)

Heb je bij een bank een lengte van maximaal 140 karakters ingesteld? Dan wordt er bij de crediteur bij het vastleggen van een bankrekening voor Non-SEPA betalingen een tweede veld getoond: Naam aanvulling (non-SEPA) (kr02.naam2).

In het uiteindelijke PAIN-betaalbestand worden vervolgens beide gegevens (Naam + Naam aanvulling) aan elkaar ‘geplakt’ en als lange naam van de begunstigde in het bestand opgenomen.

Bij de Betaalbaarstelling (Wereldbetalingen) (MAUTBB) kun je de naam van de begunstigde/crediteur inzien in het veld Tenaamstelling rekening begunstigde,en eventueel hier nog wijzigen. Dit veld heeft default 140 karakters. Is echter bij de instellingen van de Bank (MBNKRK) voor de wereldbetaling ingesteld dat de naam maximaal 70 karakters mag zijn? Dan kun je hier niet meer dan 70 tekens opgeven.

Vanaf 2024 heeft de Belastingdienst de digitale belastingaangiftes aangepast; deze vereisen weer een iets andere inhoud dan die van 2023. Daarom is de AllSolutions software zo ingericht dat je bij de belastingnummers kunt opgeven voor welk type/jaar je aangifte wilt doen.

In de functie Elektronische Aangifte Belastingdienst (MELAAN) kun je de records bewerken. Wanneer alle aangiftes voor 2023 zijn afgehandeld, kun je het veld Type aanlevering omzetten naar SBR (2024). Deze waarde komt automatisch naar voren zodra het nieuwe boekjaar 2024 van start is gegaan.

Een g-rekening is een geblokkeerde rekening waarop alleen kan worden bijgeboekt. Deze speciale rekening wordt vooral gebruikt bij het aannemen of uitlenen van werk, als waarborg voor het afdragen van loonheffingen aan de belastingdienst. In de praktijk betekent dit dat een deel van een factuur op een g-rekening wordt overgemaakt en het andere deel op een reguliere bankrekening.

Vanaf deze versie is in de functie Inlezen Elektronisch Bankafschrift (VIMEAF) de matching op (deel)betalingen naar g-rekeningen verbeterd. Voortaan worden deze betalingen herkend op basis van het IBAN-nummer van de g-rekening. (Een g-rekening bevat namelijk altijd de cijfers 099 op de 9^e t/m de 11^e positie van de IBAN, direct na de 4 letters van de bankcode.) Wanneer een betaling op een g-rekening wordt gesignaleerd, wordt verder gezocht of er een tweede betaling van dezelfde factuur in het bankafschrift aanwezig is. En wordt ook deze tweede betaling voor het deel dat naar een ‘reguliere’ bankrekening is overgemaakt, een match gezocht. Zo kunnen facturen met (deel)betalingen naar een g-rekening voortaan sneller en gemakkelijker afgehandeld worden.

In de Periode- en Jaarafsluiting (VAFJRP) is het veld Niet gefactureerde omzetverdelingen bij contracten doorschuiven naar volgende periode toegevoegd (in het onderdeel Afsluiting). Met deze instelling kun je omzet voor contracten die binnen de af te sluiten periode(s) vallen, automatisch laten doorschuiven naar de eerste nog niet afgesloten boekperiode. Het gaat hier dan factuurtermijnen binnen contracten waarvoor nog geen factuur is gegenereerd. (Deze optie is van toepassing als je gebruik maakt van de module ‘Service en Onderhoud’.)

Wanneer je met buitenlandse valuta’s werkt, kun je aan het eind van een periode (als je werkt met valutakoersen per periode) of aan het einde van het boekjaar deze waarderen tegen de koers van de laatste dag van die periode of dat boekjaar (meestal 31 december). Dit doe je met de functies:

• Herwaarderen Grootboeksaldo (VHWGRB)
• Herwaarderen Openstaande Posten (Debiteuren) (VHWOPD)
• Herwaarderen Openstaande Posten (Crediteuren) (VHWOPK)

Tot nu toe kon de herwaardering alleen per valuta worden uitgevoerd. Vanaf deze versie kun je ook meerdere valuta tegelijk herwaarderen. Dit is erg handig als je veel met valuta werkt en/of gebruik maakt van valutakoersen per periode.

De drie herwaardeerfuncties zijn allereerst uitgebreid met een keuzeveld waarin je aangeeft, of je één valuta of meerdere valuta wilt gaan herwaarderen. Als je kiest voor meerdere valuta, dan kun je in de velden daaronder een van – t/m selectie van de gewenste valuta’s opgeven. Voorwaarde hierbij is dus wel dat deze valuta’s binnen een opeenvolgende range in de functie Valuta’s (MVALKD) vallen!

Met de functie Inlezen interface Grootboek (VASCII) kun je grootboekmutaties (journaalposten) importeren. De geïmporteerde gegevens kun je inzien en controleren met de functie Informatie Interface Grootboek (IASCII). Hierna verwerk je de boekingen met de functie Verwerken Interface Grootboek (VEXTVE). Hierbij worden dezelfde controles uitgevoerd als bij boekingen die handmatig worden ingevoerd en verwerkt.

Vanaf deze versie worden deze controles voortaan direct bij het inlezen van de mutaties uitgevoerd. Zo komen eventuele afwijkingen eerder in beeld en kun je deze sneller verhelpen.

In de functies Verwerken Interface Grootboek (VEXTVE) en Schonen Interface Grootboek  (VSCHGI) is een selectiemogelijkheid op dagboek en boekstuknummer toegevoegd. Zo heb je nu ook de optie om de geïmporteerde boekstukregels in gedeeltes te verwerken c.q. op te schonen.

Op 6 juli 2023 heeft het AllSolutions webinar over HRM plaatsgevonden. In lijn met de daarin gepresenteerde oplossingen introduceren we een nieuwe module in AllSolutions: HRM+. Deze module biedt een aantal extra opties waarmee je je totale HRM-proces in AllSolutions kunt uitvoeren, inclusief de salarisadministratie via de koppeling met Nmbrs®.

Wil je gebruik gaan maken van de HRM+ module? Neem dan contact op met je accountmanager. Houd er rekening mee dat er aan het gebruik van de HRM+ module kosten verbonden zijn. Het webinar ‘HRM, je kunt er niet omheen. Integraal werken met AllSolutions.’ kun je via deze link terugzien.

Binnen de HRM+ module is in de functie Activiteiten (MAKTIV) voor afwezigheidsactiviteiten het veld Controleren op budgetoverschrijding toegevoegd. Als je dit veld activeert, controleert het systeem al bij de invoer van een verlofaanvraag of er nog voldoende verlofbudget aanwezig is. En kunnen medewerkers dit verlofbudget niet overschrijden. Zo kun je voorkomen dat een onterechte verlofaanvraag alsnog het proces in gaat. En zo kun je ook gemakkelijk door het systeem laten controleren hoeveel ouderschapsverlof of zwangerschapsverlof een medewerker mag opnemen.

Voor het aanvragen van specifieke soorten verlof – zoals bijvoorbeeld voor een studie, een huwelijk of een overlijden – zijn vaak bepaalde voorwaarden van toepassing, al dan niet volgens de arbeidsvoorwaarden en/of de afgesproken CAO. Vanaf deze versie kun je bij gebruik van de HRM+ module deze voorwaarden ter informatie opnemen in de bijbehorende afwezigheidsactiviteiten. Hiervoor is in de functie Activiteiten (MAKTIV) bij de activiteiten van het type ‘afwezig’ het veld Instructie bij verlofaanvraag toegevoegd.

Bij het aanmaken van een verlofaanvraag (MVRLAV) wordt de bijbehorende tekst overgenomen in de verlofaanvraag. Zo kan een medewerker direct zien welke voorwaarden voor het gevraagde type verlof toepassing zijn. En welke aanvullende acties eventueel ook daarbij van hem verwacht worden. 

Wanneer een medewerker zwangerschaps- of ouderschapsverlof aanvraagt, zijn er naast de registratie van het verlof vaak ook andere acties die uitgevoerd moeten worden. Denk bijvoorbeeld aan het inregelen van vervangers in het systeem, het aanvragen van een vergoeding bij het UWV of het maken van een officiële bevestigingsbrief van het verlof voor de medewerker. Binnen de HRM+ module kun je voor het goedkeuren van het verlof snel en gemakkelijk automatisch een workflow van start laten gaan in AllSolutions.

In de functie Acties (MAKTIE) definieer je allereerst de gewenste workflow in de vorm van een actie met bijbehorende vervolgacties en de gewenste triggerdata. Daarna kun je in de functie Activiteiten (MAKTIV) bij afwezigheidsactiviteiten de velden Actie en Uitvoerder invullen. (Naar keuze kun je de acties in de workflow ook benoemen in het nieuwe veld Instructie bij verlofaanvraag. Zie ook dit artikel.)

Bij het goedkeuren van de verlofaanvraag (MFIVRL) zal het systeem automatisch deze actie en eventuele bijbehorende vervolgacties automatisch aanmaken. Met andere woorden, de bijbehorende workflow gaat dus van start zodra een verlofaanvraag is goedgekeurd.

Vanaf deze versie kun je bij gebruik van de HRM+ module een ziekmelding als urenregel in de weekstaat van de medewerker laten opnemen. Hiervoor is in de functie Ziekmeldingen (MZKTML) het veld Activiteitscode toegevoegd. Hier vul je de activiteitscode voor de ziekmelding in.

En deze optie kun je bijvoorbeeld ook gebruiken om de uren voor zwangerschapsverlof automatisch in de weekstaten te laten opnemen. Hiervoor kun je een speciaal type ziekmelding aanmaken waaraan je de activiteitscode voor zwangerschapsverlof koppelt.

Met de nieuwe functie Genereren urenregels op basis van ziekmeldingen (VWZKML) kun je de urenregel(s) in de weekstaten laten aanmaken. Dit gebeurt met de activiteit die bij de ziekmelding is ingegeven. De urenregels worden met status concept in de weekstaten toegevoegd tot en met de voorgaande week (met andere woorden, de huidige week – 1). Wanneer een werknemer een volledige werkweek is ziek gemeld, wordt de weekstaat hierbij ook automatisch gereedgemeld. Zo niet, dan blijft de weekstaat open staan zodat de medewerker deze zelf gereed kan melden.

De nieuwe functie kun je via de Program Batch Jobs (MJOBNR) op regelmatige tijden automatisch laten uitvoeren. Zo heb je in de weekstaten een goed overzicht van de aan- en afwezigheid van je medewerkers en de eventuele impact op de planning.

Voor elke medewerker die je in AllSolutions registreert, wordt een (of meerdere) arbeidsovereenkomst(en) vastgelegd, afhankelijk van de instellingen in de Parameters HRM (MAPPAR). Binnen de HRM+ module kun je met de nieuwe functie Koppelen Arbeidsovereen-komsten met Contracten in Nmbrs (VKANMB) deze synchroniseren met de gegevens van je medewerkers in Nmbrs®. Arbeidsovereenkomsten waarvoor geen match in Nmbrs® wordt gevonden, vind je in het verwerkingsverslag op een uitvallijst.

Binnen de HRM+ module is er een nieuwe functie Salarisperiodes (MSALPR) toegevoegd waarin je de salarisperiodes gemakkelijk kunt beheren. Je kunt de salarisperiodes hier naar keuze handmatig aanmaken. Of automatisch laten genereren met de actie +Genereren rechts in het scherm. De salarisperiodes worden onder andere gebruikt voor het registreren van salarismutaties (met behulp van looncomponenten) en de salarishistorie.

Bij gebruik van de HRM+ module is de salarishistorie voortaan niet meer alleen via de shortcut Salarishistorie in de functies Medewerkers (MPERSO) en Eigen Medewerkersgegevens (MPREIG) te raadplegen. Vanaf deze versie is hiervoor een nieuwe functie in AllSolutions toegevoegd: Informatie Salarishistorie (ISALHS).

Daarbij zijn er extra kolommen aan de browser toegevoegd, die bijvoorbeeld laten zien hoe de deeltijdsfactor is opgebouwd. Wanneer een medewerker in de loop van een week of maand in dienst is gekomen of uit dienst is gegaan, dan wordt hier ‘periodenorm’ aangegeven. Voor een volledige salarisperiode is ‘weeknorm’ van toepassing.

Let op! Door deze aanpassingen wijzigt de opzet van de autorisatie op deze gegevens. Daarom raden we aan om de autorisatie van deze functie tijdens de upgrade te controleren!

Wanneer je met de Informatie Salarishistorie binnen de HRM+ module gaat werken, is het belangrijk dat je in de functie Salarisperiodes (MSALPR) eerst de salarisperiodes aanmaakt! Dit kan handmatig met de plus-knop of via de Genereer-actie in het scherm.

Bij gebruik van de HRM+ module kun je met de nieuwe functie Importeren Looncomponenten (VIMPLM) nu ook snel en gemakkelijk salarismutaties importeren. Handig als je aan een aantal medewerkers een bepaalde bonus wilt laten uitkeren. Of als er aanvullende arbeidsvoorwaarden van kracht worden. Het bijbehorende Excel-sjabloon kun je vanuit de functie downloaden.

Bij gebruik van de HRM+ module kun je in de functie Looncomponenten (MLCNMB) handmatig of automatisch salarismutaties aanmaken en vervolgens via een export overzetten naar Nmbrs®. In het formulier van de looncomponenten zijn een aantal velden toegevoegd:

• T/m jaar salarisrun – ap10.salrun-tot-jr
• T/m periode salarisrun – ap10.salrun-tot-pr
• Type mutatie – ap10.type-mut
• Opmerking – ap10.opm
• Actueel uurloon – ap10.act-uurloon
• Salarisschaal – ap10.schaal

Door het toevoegen van de velden T/m jaar/periode salarisrun is het nu ook mogelijk om een salarismutatie voor een specifieke periode in te voeren. Daarnaast kun je in het veld Type mutatie aangeven of het gaat om een eenmalige of doorlopende vergoeding. Het veld Actueel uurloon wordt alleen getoond als het gaat om een looncode met een vergoeding in tijd (uren).

Verder is het nu mogelijk om mutaties eerst te laten fiatteren voordat deze kunnen worden doorgezet en uitbetaald. Hiervoor zijn de acties Wel/niet fiatteren en Wel/niet afkeuren toegevoegd.

Met de nieuwe actie Wel/niet verwerken kun je een looncomponent die niet via Nmbrs® uitbetaald hoeft te worden, na fiattering handmatig naar status Verwerkt omzetten in AllSolutions. Dit kun je eventueel ook voor een of meerdere afdelingen en/of meerdere medewerkers tegelijk uitvoeren met de nieuwe functie Corrigeren van Status Loonmutaties (VLCCOR). Bij het Exporteren looncomponenten naar Nmbrs (VLCNMB) worden namelijk alleen salarismutaties met de status Gefiatteerd en Wijziging gefiatteerd meegenomen. Zo blijft de salarishistorie van je medewerkers up-to-date.

Met de nieuwe actie Stopzetten kun je een doorlopende salarismutatie, bijvoorbeeld een (extra) uitkering, snel en gemakkelijk vanaf een bepaalde salarisperiode beëindigen.

Via de shortcut Verloop kun je alle acties die met een looncomponent zijn uitgevoerd, inzien en volgen. Hier wordt geregistreerd wat er precies is gedaan, door wie en op welk moment. Dit is wel zo handig voor een compleet audittrail. Daarbij is het nu mogelijk om documenten bij Looncomponenten (MLCNMB) vast te leggen. Zo kun je de gegevens en de communicatie rondom het toekennen van een bepaalde vergoeding of inhouding ook centraal in AllSolutions registreren.

Met de functie Exporteren Looncomponenten naar Nmbrs (VLCNMB) zet je de looncomponent-mutaties over naar Nmbrs® voor uitbetaling via de salarisadministratie. In deze functie is het veld Salarishistorie opnieuw bepalen toegevoegd. Met dit veld kun je de Salarishistorie (ISALHS) van je medewerkers opnieuw intellen. Dit komt van pas als er bijvoorbeeld door een eventuele hik-up in de verbinding met Nmbrs een verschil is ontstaan. Zo kun je zelf snel en gemakkelijk de gegevens bijwerken.

Ter voorbereiding op een nieuwe module die later dit jaar beschikbaar komt, zijn op de achtergrond in deze versie al een aantal aanpassingen in bestaande functies/programma’s doorgevoerd. Als je werkt met materieelverhuur en/of bemand verhuur raden we je dan ook aan om tijdens de acceptatiecheck deze bedrijfsprocessen extra te testen!

Het veld Magazijncode is vergroot van 4 naar 8 posities, zodat je langere coderingen kunt vastleggen.

Als je werkt met kostprijsverhogende werkorders is in de functie Artikelen (MARTIK) de actie In vaste activa opnemen beschikbaar. Dit biedt je de mogelijkheid om een configuratie vanuit de voorraad gemakkelijk naar de vaste activa administratie door te zetten. (De configuratie moet hiervoor dus ‘op voorraad’ zijn.)

In deze versie zijn in het inloopscherm voor de opname in de vaste activa de velden Looptijd en Percentage restwaarde toegevoegd. In het veld Looptijd kun je de periode vastleggen waarover het actief-deel wordt afgeschreven. Met het veld Percentage restwaarde geef je aan tot welke waarde er moet worden afgeschreven. (Voorheen stond de restwaarde default op 50%.) Op basis van deze gegevens berekent AllSolutions dan zelf de afschrijvingstermijn.

Bij de Artikelen (MARTIK) kun je vastleggen bij welke crediteuren deze worden ingekocht. Voor een sneller en gemakkelijker overzicht is de nieuwe functie Inkoopgegevens Crediteuren (MARLEV) toegevoegd waarmee je voortaan ook in één browser per crediteur de artikelgegevens kunt inzien.

In de functie Transporten (MTRANS) kunnen transporten worden geregistreerd die niet gekoppeld zijn aan een verhuurorder of werkorder. Vanaf deze versie is het mogelijk om ook bij deze ‘losse’ transporten het ophaaladres en de bestemming op te geven. En daarbij wordt bij het afmelden van het transport de configuratie ook verhuisd naar het afleveradres.

Met de functie Transporten (MTRANS) kun je het transport van materieel van en naar de klant beheren. Het gaat hierbij zowel om de transporten van verhuurd materieel als om de losse transporten. Met de actie Afdrukken bon kun je per transport een transportbon afdrukken. Dit is ook voor meerdere transporten tegelijk mogelijk via de functies Afdrukken Transportbon Heen (PTRABH) en Afdrukken Transportbon Terug (PTRABT).

Vanaf deze versie kun je de omschrijving en aanvullende omschrijving van de Configuratie (MCONFI) op de transportbon laten afdrukken. Hiervoor kun je de kopvelden <AISomschrijvingConfiguratie> en <AISaanvomschrijvingConfiguratie> gebruiken. Daarbij zijn ook de functies voor het Genereren/Mailen Afgetekende Transportbon Heen en Genereren/Mailen Afgetekende Transportbon Terug hierop aangepast.

Wanneer je een eigen sjabloon (klantversie) voor de betalingsspecificaties gebruikt, worden de nieuwe velden niet automatisch in dit sjabloon opgenomen. De nieuwe velden kun je zelf na de upgrade hieraan toevoegen. In de functie Formulieren (MFORMC) kun je bij de formuliercodes ‘lath’, ‘latt’, ‘ltrh’ en ‘ltrt’ inzien welke AUTO-sjablonen (MFORMA) voor de transportbonnen zijn ingericht.  Eventueel kan een consultant je hierbij ondersteunen.

In de projectfasen bij Projecten (MPROJE) kun je een voorcalculatie vastleggen, onder andere op basis van activiteiten. Wanneer je het gecalculeerde aantal uur op een later moment wilt bijstellen, kun je met het veld Aantal uren planning automatisch bijwerken (h-wijz-capac) aangeven of je de wijziging ook gelijk wilt laten doorvoeren in de planning.

Daarbij kun je nu met het nieuwe veld Peildatum planning aangeven vanaf welke datum je de wijziging in de planning wilt laten doorvoeren. (Deze optie is beschikbaar als je in de Parameters Capaciteitsplanning (MKPPAR) hebt ingesteld dat je met een maandverdeling of weekverdeling op activiteitsniveau werkt.)

Zo kun je aanpassingen in de planning gemakkelijker vanaf een ‘hoger’ niveau doorvoeren.

Bij het aanmaken van de parameters voor een nieuw projectbedrijf kun je ervoor kiezen om binnen de projectadministratie met één projectniveau (project) te werken. Voor deze situatie is in de functie Projecten (MPROJE) de actie Opdrachtbevestiging afdrukken toegevoegd. Of er voor een project een opdrachtbevestiging kan worden afgedrukt, hangt af van de projectgroep die aan het project is gekoppeld.

Vanaf versie 23.0.07 is het mogelijk – bij acties die aan een subproject zijn gekoppeld – een reminder te sturen als de actie bij de externe relatie ligt. Deze e-mailreminders verstuur je via de functie Versturen Actiereminders Subprojecten (VARSUB) verstuurd.

In deze functie zijn aanvullend een aantal selectiemogelijkheden toegevoegd:

• vanaf – t/m project
• vanaf – t/m subproject
• vanaf – t/m subprojectstatus

Zo kun je nu ook gemakkelijk aangeven voor welke (sub)projecten en welke status je de reminders wilt versturen.

Bij Werkorders (MWORDE) kun je een voorcalculatie vastleggen, onder andere op basis van activiteiten. Wanneer je het gecalculeerde aantal uur op een later moment wilt bijstellen, kun je met het veld Aantal uren planning automatisch bijwerken (h-wijz-capac) aangeven of je de wijziging ook gelijk wilt laten doorvoeren in de planning.

Daarbij kun je nu met het nieuwe veld Peildatum planning aangeven vanaf welke datum je de wijziging in de planning wilt laten doorvoeren. (Deze optie is beschikbaar als je in de Parameters Capaciteitsplanning (MKPPAR) hebt ingesteld dat je met een maandverdeling of weekverdeling op activiteitsniveau werkt.)

Zo kun je aanpassingen in de planning gemakkelijker vanaf een ‘hoger’ niveau doorvoeren.