Vanaf deze versie is het mogelijk om bij facturen die per e-mail worden verstuurd, bijlagen en/of verdere specificaties mee te sturen. Hiertoe is in de functies Conceptfacturen Projecten (MKONSE), Conceptfacturen Service & Onderhoud (MCONCF) en Conceptfacturen Logistiek (MCOLOG) een koppeling met het documentenarchief gemaakt.
Wanneer u van deze nieuwe optie gebruik wilt maken, maakt u allereerst in de functie Mappen (MBDMAP) de map(pen) en/of submap(pen) aan waarin u de bijlagen wilt opslaan/klaar zetten. Voor de overzichtelijkheid raden u aan om hiervoor een specifieke map te gebruiken. Deze map(pen) koppelt u vervolgens aan de volgende entiteiten (voor zover van toepassing):
- Conceptfactuur Projecten, Conceptfactuur Logistiek en/of Conceptfactuur Service & Onderhoud
- Debiteur
- Openstaande post debiteur
- Project, Subproject en/of Projectfase
- Contract en/of Werkorder
Ook geeft u via de shortcut Autorisatie aan welke gebruikers(groepen) toegang mogen hebben tot de map(pen).
In de functie Formulieren (MFORMC) geeft u per formuliercode in het onderdeel Bijlage(n) bij elektronisch versturen aan in welke map en/of submap de bijlagen worden klaargezet. Dit is mogelijk bij de volgende factuurstromen:
- Factuur Projecten (pfac)
- Factuur Contracten – service (sfac)
- Factuur Contracten – werkorder (sfwo)
- Factuur Logistiek (lfac)
Let op: De (sub)map(pen) koppelt u dus aan de entiteit conceptfactuur. De map (en submap) geeft u echter op bij de formuliercode voor de definitieve factuur.
Zodra u de conceptfacturen hebt gegenereerd, kunt u in de functies Conceptfacturen Projecten (MKONSE), Conceptfacturen Service & Onderhoud (MCONCF) en Conceptfacturen Logistiek (MCOLOG) de gewenste bijlagen bij de conceptfactuur uploaden en archiveren. We raden u aan dit te doen wanneer de conceptfactuur akkoord is. (Wanneer de conceptfactuur bijvoorbeeld voor een correctie verwijderd wordt, worden ook de aan de conceptfactuur gekoppelde documenten verwijderd.)
Bij het definitief afdrukken van de factuur wordt deze per e-mail verstuurd inclusief de geüploade bijlage(n). Wanneer u de (sub)map voor de bijlage ook hebt gekoppeld aan de entiteiten Debiteur en Openstaande post debiteur kunt u de bijlage(n) bij de factuur op die locaties inzien.