Deze aanpassing is van toepassing voor Gemeenten en Waterschappen
Vanaf deze versie kun je je financiële boekingen naast de grootboekrekening, afdeling, kostendrager en intercompany-code ook vastleggen op een kostencomponent. Deze functionaliteit was tot nu toe alleen beschikbaar voor Waterschappen. Vanaf deze versie kunnen zowel waterschappen als gemeenten hiervan gebruik maken.
Het boeken met kostencomponenten kun je nu activeren per grootboekbedrijf en daarna per grootboekrekening wel/niet activeren. Boek je vervolgens op zo’n rekening, dan vraagt de software om een kostencomponent en controleert hij of die bij de rekening hoort. De component loopt daarna mee door de hele keten: van dagmutatie naar historie, budget en verplichting, en terug in je overzichten. Zo kun je je kosten en budgetten volgen op een niveau onder de kostendrager, zonder daarvoor extra grootboekrekeningen te hoeven openen.
Daarbij heeft een kostencomponent vanaf deze versie overal een doorklikbare verwijzing gekregen. Klik je op deze hyperlink, dan opent de functie Kostencomponenten (MKSTKO) (mits je voor deze functie geautoriseerd bent).
Hoe richt je dit in?
- Algemeen: In de ParametersGrootboek (MGBPAR) geef je met het veld Boeken met kostencomponenten aan dat je deze manier van boeken wilt gebruiken. In hetzelfde scherm kun je in het onderdeel Budgettering bij het veld Budgetniveau voortaan kiezen voor Kostendrager en intercompany en kostencomponent, zodat ook je budgetten en verplichtingen op dit niveau worden bijgehouden.
- Per rekening: In de functie Grootboekrekeningen (MRKSCH) bepaal je in het onderdeel Detaillering boeking met het veld Boeken met kostencomponent voor welke rekeningen dit geldt. Is deze instelling niet geactiveerd, dan verandert er voor die rekening niets. Je bepaalt dus zelf per grootboekrekening of er met een kostencomponent geboekt wordt; op alle andere rekeningen blijft je huidige werkwijze ongewijzigd.
- Componenten beheren: In de functie Kostencomponenten (MKSTKO) beheer je de componenten. Met het nieuwe veld Calculatie kun je specifiek aangeven dat een component alleen in een voorcalculatie gebruikt mag worden. Je kunt deze kostencomponent bij het boeken dan niet per ongeluk selecteren.
- Vastleggen: Bij het boeken vul je de kostencomponent in – in Kas/Bank, op inkoopfacturen, verkoopfacturen, verplichtingen, bestelaanvragen, vaste boekingen en budgetten.
Kies of typ je een kostencomponent in het Algemeen Boekingsprogramma (MALGBK), bij journaalpostregels, Automatische Verdelingen (MAUTOV) of Inkoopfacturen (MINFKT)? Dan vult de bijbehorende grootboekrekening met omschrijving zich direct automatisch. Dit scheelt zoektijd en voorkomt dat een component en rekening niet bij elkaar passen.
Daarnaast zie je in de keuzelijsten alleen nog de kostencomponenten die horen bij de al ingevulde grootboekrekening. Laat je de grootboekrekening leeg, dan verschijnen alle gekoppelde componenten. - Verwerken en volgen: Bij het verwerken van de dagmutaties (VDGAFS) gaat de component mee naar historie, budget en verplichting. In je budget- en balansoverzichten kun je erop selecteren en groeperen.