Zodra een verplichting (MVERPL) is gefiatteerd kun je een definitieve bestelbon afdrukken. In deze versie is in de functie Afdrukken Bestelbonnen (VDEFBB) de mogelijkheid toegevoegd om bestelbonnen direct elektronisch te kunnen versturen. Op het verwerkingsverslag wordt afgedrukt naar welk e-mailadres de bestelbon is verzonden.
Voorwaarde is wel dat bij de Crediteuren (MKRDST) het veld Bestelbon elektronisch versturen is geactiveerd. En dat in het veld E-mailadres waar bestelbon naartoe gestuurd moet worden een e-mailadres is gevuld. Beide velden vind je in het onderdeel Verplichtingen. Deze nieuwe velden zijn ook toegevoegd aan het sjabloon voor het Importeren Crediteurbestand (VIMCRD).
Voor de synchronisatie van de e-mailadressen is in de Parameters CRM (MMAPAR) het veld E-mailadres waar bestelbon naartoe wordt gestuurd (crediteur)toegevoegd. Met dit veld kun je aangeven of je dit e-mailadres automatisch wilt laten synchroniseren met het e-mailadres van de relatie.
Goed om te weten: Als je de synchronisatieoptie activeert, wordt het nieuwe e-mailveld niet automatisch overal gevuld. Hiervoor is aanvullend een conversie nodig. Neem contact op met je consultant als je van deze optie gebruik wilt maken.
Verder is het mogelijk om de e-mail waarmee de bestelbon wordt verstuurd, in je eigen huisstijl in te richten. In de functie Formulieren (MFORMC) kun je bij de Definitieve bestelbon (financieel) (fdbb) via de shortcut Sjablonen een elektronisch documenttype inrichten. Hierbij kun je aangeven welk html e-mailformulier je voor het versturen van de opdracht wilt gebruiken. Dit html-formulier vormt het sjabloon voor de uiteindelijke e-mail die naar de relatie wordt verzonden. Vul je hier geen html-formulier in, dan wordt het standaard e-mailbericht vanuit de omgeving verstuurd.
Het html-formulier maak je aan en upload je in de functie E-mailformulieren (MFORMM). Je kunt naar keuze één html-formulier inrichten voor alle documenten die je elektronisch verstuurd of per documenttype en/of per afdeling een apart e-mailformulier inrichten. In het html-formulier neem je het veld <!–tekst–> op voor het afdrukken van de begeleidende bodytekst.