Binnen de bouw en projectgestuurde sectoren is het gebruikelijk dat er eerst een proforma factuur naar de klant wordt gestuurd. De klant controleert deze proforma, levert eventueel een referentienummer of extra documenten aan, en pas daarna wordt de definitieve factuur opgemaakt en verzonden.
Om dit proces te ondersteunen, is in de functie Conceptfacturen (MCOLOG) de actie Conceptfactuur mailen toegevoegd. Hiermee kun je de conceptfactuur direct als proforma per e-mail naar de klant verzenden.
Om de status van een conceptfactuur te bewaken kun je gebruik maken van Vrije velden (MVVVLD). Deze functionaliteit is in deze versie voor deze Conceptfacturen beschikbaar gemaakt. Hiermee kun je zelf velden inrichten om de status en opvolging van de openstaande proforma facturen te registreren. Dit bied je de mogelijkheid om zelf om te bepalen welke statussen je wilt aanhouden. Om gemakkelijk de status te wijzigen kun je de vrije velden achter een eigen actie in het scherm plaatsen via de functie Actiebuttons (MVVBUT).
In de functie Formulieren (MFORMC) wordt de bewaartermijn van conceptfacturen ingesteld. Deze staat standaard ingesteld op 1 maand. Als je van de proforma facturen gebruik gaat maken, raden we je aan om de bewaartermijn van de documenten en de documentgegevens te verlengen.