In een economisch landschap waarin mondiale marktontwikkelingen en geopolitieke spanningen leiden tot schommelende energieprijzen, is grip op operationele kosten belangrijker dan ooit. Daarom is voor materieelverhuur nieuwe functionaliteit toegevoegd waarmee brandstofkosten automatisch kunnen worden afgehandeld.
Dit werkt in combinatie met de transportplanning. Wanneer machines of voertuigen terugkomen van verhuur, registreert de chauffeur bij het ophalen het aantal bijgetankte liters en het brandstoftype. Het systeem zorgt ervoor dat deze gegevens direct en automatisch als diverse kostenregel op de verhuurorder worden geplaatst. Dit voorkomt dat verhuurmedewerkers na transport handmatig brandstofcomponenten moeten toevoegen aan de order. Hierdoor bespaar je tijd en wordt het facturatieproces naar de klant versneld.
Hoe werkt het?
- Activering in de parameters: Om gebruik te kunnen maken van de functionaliteit activeer je allereerst in de Parameters Verkopen (MVKPAR) het veld Brandstof bij afmelden transport (in het onderdeel Materieelverhuur).
- Activeren per debiteur: In de functie Debiteuren (MDEBST) is het veld Brandstof verhuur toegevoegd (in het onderdeel Materieelverhuur). Hiermee kun je per debiteur vastleggen of brandstofregistratie van toepassing is bij materieelverhuur en/of multi-verhuur.
- Nieuwe functie ‘Brandstofsoorten’: In de functie Brandstofsoorten (MBRNST) leg je centraal alle brandstofsoorten vast die binnen de organisatie worden gebruikt, zoals diesel, benzine of hybridevormen en de bijbehorende Diverse kostencode. (Vanuit deze gekoppelde Diverse kostencode (MKSTDV) worden de bijbehorende btw-code en de grootboekrekeningen bepaald.)
- Brandstofsoort gekoppeld aan machine: In de functie Configuraties (MCONFI) is het veld Brandstofsoort toegevoegd. Het type brandstof dat hier is ingesteld, is leidend bij de verdere logistieke afhandeling.
- Activering bij ordersoorten: Vanuit de functie Ordersoorten (MORSRT) wordt aangestuurd of je van de nieuwe functionaliteit gebruik kunt maken. Activeer hiervoor het nieuwe veld Brandstof bij ordersoorten van het type materieelverhuur en/of multi-verhuur.
- Registratie bij afmelden transport: Bij het afmelden van het transport wordt standaard de brandstofsoort uit de configuratie overgenomen. (Indien nodig kan deze hier handmatig worden overschreven.) Daarbij vult de chauffeur in het nieuwe veld Aantal liters de werkelijk getankte liters in.
- Automatische kostenregel op verhuurorder: Zodra het transport is afgemeld, maakt het systeem op basis van de ingevoerde liters en het brandstoftype automatisch een diverse kostenregel aan op de verhuurorder. De getankte liters en de bijbehorende eenheidsprijs worden hierbij cumulatief op regelniveau weergegeven.
Goed om te weten
De automatische brandstofregel wordt alleen aangemaakt als de instellingen bij zowel de debiteur als de bijbehorende ordersoort zijn geactiveerd. Als een van deze instellingen uit staat, wordt de kostenregel niet automatisch opgevoerd.