AllSolutions zomerrelease – 22.0.07

In versie 22.0.01 is in alle browsers bovenin het scherm een extra button toegevoegd, bestaande uit drie puntjes. Als je hierop klikt, opent een pop-up met alle acties die in de browser aanwezig zijn (mits je voor deze acties geautoriseerd bent). Vanaf deze versie is de ‘bewerken’ actie nu ook beschikbaar in het overzicht.

Dit maakt niet alleen het werken met AllSolutions op een tablet of mobiel gemakkelijker. Maar is ook handig op een laptop/desktop als je werkt in een grote browser met veel gegevens, waarbij je de rechterkant van het scherm hebt verborgen.

Voor meer flexibiliteit en betere herkenning is in deze versie de lengte van de zoeknaam-velden door het hele systeem vergroot van 16 naar 30 posities.

AllSolutions hecht veel waarde aan een veilige en betrouwbare verwerking van de informatie van onze klanten. Dit betekent dat we regelmatig de gebruikte techniek evalueren. Daarom is in deze versie de functionaliteit van het framework geüpdatet naar de nieuwste versie.

In deze versie is de manier waarop pdf-bestanden worden gegenereerd, technisch aangepast. Hiervoor is in de Parameters AllSolutions (MZZPAR) in het onderdeel Documentenarchief het veld Gewenste pdf-generator toegevoegd. Bij de upgrade wordt dit veld standaard ingesteld op ‘Aspose’ in plaats van ‘Microsoft Office Automation’. Dit is een nieuwere, verbeterde manier voor het genereren van pdf-documenten.

In het kader van productontwikkeling wordt ook gewerkt aan een nieuwere manier van het genereren van documenten in AllSolutions. Ter voorbereiding hierop wordt in deze versie alvast nieuwe functionaliteit meegeleverd.

Hiervoor is in de Parameters AllSolutions (MZZPAR) in het onderdeel Genereren (externe) documenten o.b.v. AUTO-sjablonen het veld Gewenste document generator toegevoegd. Bij de upgrade wordt de instelling van dit veld nog niet gewijzigd; Het genereren van de documenten blijft voorlopig nog via ‘Microsoft Word’ lopen. Op termijn gaat deze optie uitgefaseerd worden.

Door het toevoegen van het nieuwe veld kunnen we de nieuwe functionaliteit straks in de praktijk gemakkelijker gaan testen. Dit gebeurt geleidelijk aan en uiteraard altijd in overleg en in nauwe samenwerking met jullie als klant.

Tijdens het testtraject willen we straks natuurlijk kunnen controleren of de output via de nieuwe techniek hetzelfde is als de huidige output via Word. Daarom is in deze versie de functie Controleafdruk Formulieren (PFORMC) alvast hierop uitgebreid. Voor elke formuliercode wordt dan het meeste recente document opnieuw afgedrukt, zowel via Word als via de nieuwe ‘Aspose’ techniek.

In deze versie is verder de manier waarop schermexports en report-/verwerkingsverslagen (Excel-bestanden) worden gegenereerd, al wel technisch aangepast. Hiervoor is in de Parameters AllSolutions (MZZPAR) in het onderdeel Exporteren vanuit browser het veld Gewenste spreadsheat generator toegevoegd. Bij de upgrade wordt dit veld omgezet naar ‘Aspose’ in plaats van ‘Microsoft Office Automation’.

In AllSolutions kun je e-mails en/of inkoopfacturen laten importeren vanuit een bepaalde mailbox. Welke mailboxen je wilt laten uitlezen, geef je op in de functies Importlocaties E-mail Integratie (MILEML) en/of Importlocaties Documenten (MILSCN).

In deze versie is de manier waarop mailboxen worden uitgelezen, verbeterd. Bij de upgrade wordt in de Parameters AllSolutions (MZZPAR) de instelling van het veld Importeren mailboxen via omgezet naar ‘Aspose’ (in het onderdeel Importeren e-mail). Dit betekent dat na de upgrade het importeren van de e-mails technisch op een andere manier wordt afgehandeld. Daarom adviseren we je om het importeren van inkoopfacturen en/of documenten bij de upgrade goed te controleren.

Het is mogelijk het inloggen in je omgeving extra te beveiligen met een SMS-token. Bij het inloggen geeft de gebruiker dan zowel het wachtwoord als een SMS-token op. Dit sms-token wordt verstuurd naar het Nummer mobiele telefoon dat in de functie Gebruikers (MGEBRU) is vastgelegd (in het onderdeel Beveiliging). Daarnaast werd dit nummer ook automatisch doorgezet naar de gebruikersinstellingen en op je profielpagina getoond. Vanwege privacy was dit echter niet altijd wenselijk.

Daarom is in deze versie de registratie van het mobiele nummer van de gebruiker niet langer op de achtergrond met elkaar verbonden:

• Het veld Nummer mobiele telefoon in je gebruikersaccount (MGEBRU) wordt voortaan alléén gebruikt voor het verzenden van het sms-token.
• Los daarvan kun je in de Gebruikersinstellingen of je profielpagina (MGBINS) zelf ervoor kiezen of je je mobiele telefoonnummer invult. En daarmee deelt met anderen.

Op deze manier is de privacy van medewerkersgegevens beter gewaarborgd.

In de functie Eventlogs (IEVENT) kun je diverse logbestanden met technische informatie raadplegen, die op de server worden bijgehouden. In het formulier/overzicht kun je het laatste gedeelte van elk logbestand bekijken of het gehele bestand naar jezelf mailen. In deze versie is de automatische (dagelijkse) schoning van oude logbestanden geoptimaliseerd.

In de functie Documenten (IPDOCU) kun je voortaan via nieuwe shortcuts snel en gemakkelijk direct inzoomen op de bijbehorende Kopvelden, Regels en de gegevens van het UBL-bestand. De shortcut Geavanceerd is hiermee komen te vervallen.

In AllSolutions kun je documenten (poststukken, inkoopfacturen, etc.) importeren vanuit een of meerdere mailboxen. Op basis van basic authentication wordt een gebruikersnaam en wachtwoord gebruikt om op de mailbox in te loggen. Deze methode is eenvoudig in het gebruik, maar wordt tegenwoordig als minder veilig beschouwd. Daarbij hebben Microsoft en Google intussen aangekondigd op termijn met ‘basic authentication’ te gaan stoppen.

Vanaf versie 22.0.01 is het al mogelijk om een Microsoft Office 365 mailbox uit te lezen op basis van ‘OAuth 2.0’. Vanaf deze versie is dit ook mogelijk voor een Google mailbox. Deze methode gebruikt de OAuth 2.0 Authorization Code Flow om op een veilige manier, via access en refresh tokens, toegang te krijgen tot de mailbox. Hiertoe is in de functies Importlocaties Documenten (MILSCN) en Importlocaties E-mail Integratie (MILEML) extra functionaliteit toegevoegd.

Op deze supportpagina vind je meer informatie.

In de functies Systeemlocaties (MSYSLO) en Interfaces (MINTFA) is de actie Wel/niet actief toegevoegd. Locaties en/of interfaces die niet meer in gebruik zijn, kun je zo snel en gemakkelijk op ‘niet actief’ zetten.

Bij een groot aantal alerts is het vanaf deze versie mogelijk om een vrije conditie in te stellen. Zo kun je nog gerichter inregelen welke records je in de alert wilt laten intellen.

In de aangepaste alerts is een nieuw veld Vrije conditie toegevoegd. In deze conditie kun je gebruik maken van alle velden uit de ‘stamtabel’ van de functie waarop de alert draait. En het mooie is dat dit kan inclusief de vrije velden die je zelf aan die functie hebt toegevoegd. Tip: Zet de helptekst in het scherm aan voor een uitleg.

Zo heb je de flexibiliteit om de alert zelf naar je eigen wensen in te richten. En hoeft er hiervoor geen aanpassing of maatwerk ingezet te worden.

In de functie Snapshots (MSNAPS) is de shortcut Historie gewijzigd in Gegenereerde rapportages. Voortaan kun je via deze shortcut alle gegenereerde rapportages zien, inclusief de rapportages die op de startpagina’s van gebruikers staan,  in plaats van alleen de rapportages van het ingelogde bedrijf/afdeling. Dit maakt het makkelijker om de rapportages te beheren en op te schonen.

Daarnaast wordt per snapshot het Aantal records getoond dat in de rapportage aanwezig zijn (voor rapportages die na de upgrade naar versie 22.0.07 worden gedraaid). En kun je vanuit de rapportage via de nieuwe shortcut Drilldown niveaus nu ook de historie van de gekoppelde rapportages inzien.

Dezelfde aanpassing is ook doorgevoerd in de functie Overzicht Snapshots (PSNAPS). Hiermee kun je een rapport genereren van de snapshots die in je omgeving actief zijn. Als output ontvang je dan een overzicht van de gegevens per snapshot, of de snapshot op een pagina is opgenomen, wat de laatst gebruikte query is en of er historie van de snapshot wordt bewaard. En als je het veld Gedetailleerde logging activeert, geeft het overzicht ook detailinformatie over de bewaarde historie, inclusief het aantal opgeslagen records in de database.

Met dit overzicht kun je snel een analyse van de snapshots in je omgeving te maken. Zo heb je meer inzicht en kun je bijvoorbeeld op basis van het overzicht gemakkelijker beoordelen of het zinvol is dat een snapshot nog steeds wordt uitgevoerd.

Zitten er voor bepaalde snapshots heel veel records in de database? Dan raden we je aan om deze snapshots te controleren. Is de rapportage nog relevant? Zo niet, dan kan deze worden verwijderd. Of de filtering van de data in de browser is mogelijk niet goed ingesteld, waardoor er heel veel data in de rapportage wordt getoond.

Belangrijk als je rapportagehistorie wilt gaan opschonen: De aan de rapportage gekoppelde records worden niet gelijk verwijderd. Dit gebeurt pas in de nachtelijke verwerking. Ga je rapportagehistorie verwijderen waarin veel records aanwezig zijn? Dan raden we aan om dit gefaseerd uit te voeren. Op deze manier zorg je ervoor dat het opschoonproces kan worden afgerond voordat de nieuwe werkdag begint.

Bij een snapshot kun je eventueel de historie van de voorgaande rapportages bewaren. Dit stel je in met het veld Aantal dagen historie bewaren in de Snapshots (MSNAPS). We raden altijd aan om hier zorgvuldig mee om te gaan. Om te voorkomen dat er informatie in de database wordt opgeslagen waar misschien niet meer naar wordt gekeken.

Daarbij is historisch gezien vaak alleen de laatste versie van de maand interessant om te bewaren. Daarom is in deze versie in de functie Snapshots (MSNAPS) het veld Welke historie bewaren toegevoegd (in het onderdeel Historie). Met dit veld kun je instellen – als je er voor kiest om historie te bewaren – of je de historie van alle rapportages wilt bewaren, of alleen de laatste rapportage van de maand.

Zo zorg je ervoor dat de database van je omgeving niet onnodig groot wordt, wat de performance ten goede komt. En upgrades kunnen hierdoor sneller worden uitgevoerd, zodat je omgeving korter uit de lucht is.

We raden aan om na de upgrade de instelling van dit veld gelijk even na te lopen en – waar mogelijk – aan te passen. De aan de rapportage gekoppelde records worden dan in de nachtelijke verwerking verwijderd. Ook hierbij raden we dus aan om dit gefaseerd uit te voeren.

Om vanuit AllSolutions relaties inclusief te kunnen aanschrijven is in deze versie het veld Geslacht uitgebreid met de optie Neutraal. De daarbij gewenste aanhef en aanspreekvormen kun je instellen in de Parameters Basis (MABPAR).

In enkele subbrowsers met journaalpostregels van de functies Inkoopfacturen (MINFKT), Transactieregels Elektronische Bankafschriften (MAFTRN) en het Algemeen Boekingsprogramma (MALGBK) is de kolom Zoeknaam grootboekrekening vervangen door Omschrijving grootboekrekening. En ook bij de regelinvoer wordt hier voortaan de omschrijving van de grootboekrekening in plaats van de zoeknaam getoond. Zo is duidelijker te zien om welke grootboekrekening het gaat.

Standaard kun je in AllSolutions maximaal vijf boekjaren vooruit boeken. Vanaf deze versie kun je deze optie zelf instellen. In de Parameters Grootboek (MGBPAR) is hiertoe het veld Maximaal aantal jaar vooruit boeken toegevoegd (in het onderdeel Boekperiode). Na de upgrade staat dit veld default ingesteld op ‘5’. Je kunt deze waarde zelf naar keuze aanpassen.

In AllSolutions worden de journaalposten voor verkoopfacturen en ontvangsten default verdicht geboekt. Vanaf deze versie kun je er ook voor kiezen om de journaalposten te laten uitsplitsen per debiteur en verkoopfactuur.

In de Parameters Debiteuren (MDBPAR) is daarom het onderdeel Journalisering toegevoegd met de velden Journaalposten verkoopfacturen verdichten en Journaalposten ontvangsten verdichten. Vink deze velden uit als je kiest voor uitsplitsing per debiteur en verkoopfactuur. In dat geval wordt bij de grootboekmutatie/journaalpostregel specifiek vastgelegd welke debiteur (gb71.debnr-vrk-fkt) en verkoopfactuur (gb71.fkt-nr) het betreft.

In AllSolutions worden de journaalposten voor betalingen default verdicht geboekt. Vanaf deze versie kun je er ook voor kiezen om de journaalposten te laten uitsplitsen per crediteur en inkoopfactuur.

In de Parameters Crediteuren (MKRPAR) is daarom het onderdeel Journalisering toegevoegd met het veld Journaalposten betalingen verdichten. Vink dit veld uit als je kiest voor uitsplitsing per crediteur en inkoopfactuur. In dat geval wordt bij de grootboekmutatie/journaalpostregel specifiek vastgelegd welke crediteur (gb71.krdnr-ink-fkt) en inkoopfactuur (gb71.ink-fkt-nr) het betreft.

Vanuit de functie Geïmporteerde Inkoopfacturen (MSCINK) kun je een inkoopfactuur gelijk registreren. En heb je via de shortcuts ook direct toegang tot de bijbehorende gegevens zoals de inkoopfactuurverdeling en de eventueel van toepassing zijnde btw-verdeling.

In deze versie is de verwijdercontrole in de functies Geïmporteerde Inkoopfacturen (MSCINK) en Inkoopfacturen (MINFKT) aan elkaar gelijk gemaakt en verder aangescherpt. Is de inkoopfactuur vanuit een import geregistreerd en is er een geïmporteerd factuurdocument aanwezig? Dan mag deze voortaan niet meer verwijderd worden. In deze situatie kun je voortaan de actie Laten vervallen gebruiken, waarbij het systeem automatisch een tegenboeking zal verzorgen. Op deze manier is de aanwezigheid van een goed audittrail gewaarborgd.

Is er geen geïmporteerd document bij de inkoopfactuur aanwezig? Dan mag het record wel verwijderd worden (zolang de eerste boeking nog niet heeft plaatsgevonden). Voor deze situatie kun je zelf via de autorisatie inregelen of je de verwijderoptie voor je gebruikers wilt toestaan.

Vanaf deze versie is het mogelijk om naar je partners een uitbetalingsbericht per e-mail te versturen, zodra de geregistreerde purchase order de status betaald heeft gekregen.

Het onderwerp en de tekst van het e-mailbericht leg je vast in de Parameters Crediteuren (MKRPAR). Hier is een onderdeel E-mail uitbetalingsbericht naar partner toegevoegd. Raadpleeg de helptekst bij deze velden om te zien welke veldcodes je eventueel hierin kunt opnemen. En via de nieuwe shortcut Vertalingen kun je het onderwerp en de tekst van de e-mail direct ook in andere talen vastleggen. Let hierbij wel op dat de gebruikte veldcodes niet vertaald mogen worden. Deze neem je dus een op een over in de vertaling.

Met de nieuwe functie Versturen E-mails Uitbetalingsberichten naar Partners (VBBPAR) kun je de e-mails versturen. We raden je aan om deze functie één keer per dag te laten uitvoeren via de Program Batch Jobs (MJOBNR).

Goed om te weten: Het uitbetalingsbericht wordt eenmalig naar de partners verstuurd. Het systeem houdt automatisch bij of dit is uitgevoerd.

Bij de functie Inlezen Elektronische Bankafschriften (VIMEAF) worden de transactieregels automatisch gekoppeld aan inkoop- of verkoopfacturen. Bij deze automatische matching wordt voortaan ook rekening gehouden met de Geldige bedrijven/afdelingen die je bij de Debiteuren (MDEBST) en Crediteuren (MKRDST) kunt opgeven.

Het komt regelmatig voor dat er gerealiseerd wordt op grootboekrekeningen waarop geen budget aanwezig is. Wanneer er gerapporteerd wordt vanuit de grootbudgetten (MBUDGT) sluit de realisatie dan niet aan bij de grootboekrapportage of de kolommenbalans.

Daarom is de functie Genereren Nulbudgetten (VGENNB) toegevoegd, waarmee je snel en gemakkelijk alsnog de budgetregels (met budget ‘nul’) kunt genereren.

Voor de herkenbaarheid van ingelezen journaalposten is in de tabel voor Grootboek Historische Mutaties Gespecificeerd (gb71) het veld Afkomstig uit interface (gb71.grb-interface) toegevoegd. In dit veld wordt automatisch geregistreerd of een grootboekmutatie via de Interface Grootboek is ontstaan. Dit maakt het ook mogelijk om op een later moment specifiek op deze mutaties te kunnen filteren.

Vaste activa kunnen in de loop van de tijd een andere waarde krijgen. Denk bijvoorbeeld aan vastgoed dat hoger of lager in waarde wordt getaxeerd. In deze versie is de manier waarop met de herwaardering wordt omgegaan, aangepast. Voortaan wordt hierbij rekening gehouden met de afschrijvingstermijnen die al verstreken zijn.

Bij de berekening van de herwaardering kun je nu aangeven vanaf welk boekjaar/-periode deze ingaat. Er vindt dan alleen een herberekening plaats van de resterende maanden vanaf het opgegeven boekjaar/-periode. Als je een boekjaar/-periode in het verleden opgeeft, kan dit natuurlijk alleen als deze nog niet afgesloten is. Of als via de Parameters Grootboek (MGBPAR) de optie om te Boeken in afgesloten periodes is toegestaan.

Verder zijn in het formulier van de Vast Actiefdelen (MVAKTI/MVADLN) de velden Afgeschreven t/m jaar en Afgeschreven t/m periode toegevoegd. Zo heb je daar gelijk inzicht in de status van de afschrijvingen.

Klanten die veel aan overheidsinstanties factureren liepen er recent tegen aan dat hun factureren niet meer door de overheidsinstantie werden geaccepteerd. Daarom is de noodzaak ontstaan om de koppeling met eVerbinding om te zetten naar het nieuwe Simpler Invoicing 2.0 protocol. Binnen deze versie is het alleen nog mogelijk om als afzender (Bedrijven/Afdelingen – MBDRAF) en bij de debiteur (MDEBST) te koppelen op basis van KvK-nummer of OIN-nummer. Het gebruik van andere identifiers is hierdoor niet meer mogelijk.

Daarbij is ook een voorziening voor Belgische bedrijven gemaakt zodat deze ook via eVerbinding kunnen blijven factureren. In deze situatie wordt voor de facturering automatisch gebruik gemaakt van het ‘Open PEPPOL’ protocol (versie 3.0). Heb je bijvoorbeeld een bedrijf of afdeling die in België gevestigd is? Dan wordt de elektronische factuur automatisch in het PEPPOL 3.0 formaat opgemaakt als deze via eVerbinding wordt verzonden.

Als je een groot aantal debiteuren in je systeem hebt, wil je deze natuurlijk de instelling voor het elektronisch factureren snel en gemakkelijk kunnen omzetten op efacturatie via eVerbinding. Hiervoor kun je de functie Wijzigen Verzendformaat Debiteuren naar eVerbinding (VCDEVB) gebruiken.

Vanaf deze versie kun je een selectie op debiteurgroep of op een range van debiteuren maken. Daarnaast heb je nu de mogelijkheid om in het veld Soort verwerking aan te geven dat je eerst een controlelijst met de geselecteerde debiteuren wilt ontvangen. Zo kun je gericht debiteuren overzetten naar elektronische facturering via eVerbinding.

In deze versie is de standaardkoppeling met ADP uit de software verwijderd. Deze was verouderd en werd niet (meer) gebruikt. Hiervoor zijn diverse functies/programma’s aangepast en/of verwijderd.

Met alerts kun je personen automatisch attenderen op uit te voeren werkzaamheden (via de Alert Monitor en de mail). Dit ter bewaking en ondersteuning van de workflow.

In deze versie is de alert ‘Te fiatteren aanvragen aan-/verkoop verlof’ (ap090) uitgebreid. Hierbij is het nu ook mogelijk om de aanvragen in te laten tellen op basis van de manager.

Daarnaast kun je in deze alert nu ook gebruik maken van het nieuwe veld Vrije conditie om een extra conditie aan de alert toe te voegen. In deze conditie kun je gebruik maken van alle velden in de bijbehorende tabel (ap31). Tip: Zet de helptekst in het scherm aan voor een uitleg.

Vanuit de Alert Monitor kan de medewerker direct de bijbehorende functie Fiatteren Aanvragen Aan-/Verkoop Verlof (MFIAAN) starten.

In de functie Magazijnen (MMAGST) is het veld Adresnummer toegevoegd. In dit veld kun je het adres van het magazijn registreren, waar vandaan de goederen geleverd worden. Als hier een adres is ingevuld, wordt deze voortaan ook als adres van de afzender afgedrukt op de verzendbon/pakbon (via de functie Afdrukken verzendlijsten – PVRZLS).

In de functie Eigenaren (MEIGKD) kun je de eigenaren vastleggen van de configuraties die je gebruikt. In deze versie is het veld Overlap controleren gewijzigd van een checkbox naar een combobox. (Met deze indicatie wordt aangegeven of er bij het activeren van (balie)materieelverhuur een controle op overlap moet plaatsvinden). Hierbij zijn nu de volgende opties beschikbaar:

• Nee: Er wordt geen controle op overlappende orders uitgevoerd.
• Ja – zachte controle (alleen signalering): Bij een zachte controle kun je deze bij het invoeren of wijzigen van een order uitzetten (vergelijkbaar met de controle op doublures bij de relaties).
• Ja – harde controle: Bij een harde controle kun je deze bij het invoeren of wijzigen van een order niet overrulen.

Daarnaast zijn in het geval van een derde partij als eigenaar (eigenaar is verhuurder) de velden Debiteurnummer inhuurconfiguraties en Algemene site inhuurconfiguraties toegevoegd. Hier kun je respectievelijk de debiteur en de site vastleggen waar configuraties van deze eigenaar, die uit huur komen, naartoe verhuisd worden.

Het kan voorkomen dat werk eerder is afgerond, maar de order al is gefactureerd voor de opgegeven verhuurperiode. Voor deze situatie is bij materieelverhuurorders (MORDER) het veld Melding einde verhuur gezien toegevoegd. Dit is een extra controle die is ingebouwd voor aanpassing van de datum einde huur. Als de datum einde huur wijzigt, kun je dit nieuwe veld aanvinken. Het systeem staat je dan toe om de gewijzigde einddatum op te slaan. En zal ervoor zorgen dat er automatisch een creditnota wordt aangemaakt, omdat de einddatum van de laatste huurtermijn nu eerder is dan de datum einde huur uit de order.

Bedrijven die materieel verhuren kunnen ervoor kiezen om deze in te huren, als zij de machine zelf even niet op voorraad hebben. Daarom is in de functie Orders (MORDER) de shortcut Inkoopfacturen toegevoegd (bij materieelverhuur). In geval van inhuur van een machine kun je zo snel en gemakkelijk de bijbehorende inkoopfactuur inzien.

In de functie Orders (MORDER) is de actie Facturatie vrijgeven iets uitgebreid. Voortaan kun je in een vervolgscherm eventueel een toelichting vastleggen. Daarnaast wordt het wel/niet vrijgeven van de facturatie nu ook automatisch gelogd en geregistreerd in het Verloop van de order.

In deze versie is de optie toegevoegd om transportbonnen digitaal te laten aftekenen. Dit doe je via de functie Transporten (MTRANS) en is mogelijk voor zowel ‘transporten heen’ als ‘transporten terug’.

Via de actie Afmelden geef je aan dat het transport is afgerond. In dit scherm geef je de naam en het e-mailadres op van de persoon die het transport aftekent. En hier is een veld opgenomen, waarin de contactpersoon op de tablet digitaal zijn handtekening kan zetten. Bij het opslaan wordt de ondertekening gelijk gearchiveerd in de opgegeven (sub)map.

Daarna kun je de afgetekende transportbon direct naar de klant te mailen met de nieuwe actie Genereren/Mailen afgetekende bon. Verder zijn er ook twee nieuwe functies toegevoegd waarmee je in een keer een selectie van afgetekende transportbonnen kunt mailen:

• Genereren/Mailen Afgetekende Transportbon Heen (VATRBH)
• Genereren/Mailen Afgetekende Transportbon Terug (VATRBT)

Hiervoor zijn in de functie Formulieren (MFORMC) twee nieuwe stromen toegevoegd: ‘lath’ – Afgetekende transportbon heen en ‘latt’ – Afgetekende transportbon terug , waaraan in de functie AUTO-sjablonen (MFORMA) respectievelijk de nieuwe sjablonen 0605 – Afgetekende transportbon heen en 0615 – Afgetekende transportbon terug zijn gekoppeld.

Naast de gegevens van de bijbehorende order en het transport wordt op de bon ook de handtekening afgedrukt van de contactpersoon die het transport heeft afgetekend. Beide sjablonen kun je aanpassen aan je eigen huisstijl. Je vaste consultant kan je hierbij eventueel ondersteunen.

Wanneer bij een order (MORDER) de verhuurperiode wijzigt, wordt voortaan gelijk ook de planning van de medewerkers op die order aangepast. Zo sluiten alle gegevens direct op elkaar aan en is de planning altijd up-to-date.

In de Orders (MORDER) wordt voortaan aangegeven of de machinist het overzicht van de order heeft gezien. Hiervoor is het veld Gezien door leadoperator toegevoegd, in combinatie met een kleurindicatie in de Strokenplanning Configuraties (MSTRPL). Handig om te weten als een order op een vrij laat moment is binnen gekomen.

In specifieke gevallen kan het wel eens voorkomen dat er (aanvullend) nog manuren moeten worden afgehandeld. Denk bijvoorbeeld bij overname van een zieke collega, een correctie op de uren of een eventuele storing of noodgeval.

Daarom is bij de Orders (MORDER) in het scherm met de Af te tekenen manuren de actie Aftekenen zonder bon toegevoegd. Met deze actie kun je de manuren doorzetten in het proces zonder dat er een aanvullend door de klant nog een handtekening gezet hoeft te worden.

Op orders kunnen voor meerdere personen manuren worden gegenereerd. Tot nu toe kon je alleen alle aanwezige manuren tegelijk genereren. Daarom is bij de Orders in het scherm met de Start/Stop acties de actie Eigen manuren genereren toegevoegd. Met deze actie kan een medewerker alleen zijn eigen manuren doorzetten. En via autorisatie kun je inregelen dat de actie Manuren genereren voortaan alleen voor de back-office beschikbaar is.

• Default worden in de functie Strokenplanning Configuraties (MSTRPL) alleen de weekdagen getoond. Daarom is in deze versie de actie Wel/niet weekeinden tonen toegevoegd. Met deze actie kun je nu ook de verhuur in het weekend snel en gemakkelijk in beeld brengen.
• Verder is de kleurbepaling van de strokenplanning vernieuwd. In de Parameters Strokenplanning (MSPPAR). In plaats van kleuren per processtatus kun je nu apart kleuren aangeven voor de linker border (machine capaciteit en toebehoren) en voor de rechter border (blokkade, zonder geplande medewerker, opmerking).
• Via een aparte kleurcode wordt nu ook in de strokenplanning aangegeven of een order is gezien door de leadoperator/machinist.
• Bij orders die langer in de tijd verhuurd worden, is het einde niet zichtbaar in de strokenplanning. Om een beter inzicht in de huurtermijnen per order te geven zijn de weergaveopties van de planblokken uitgebreid. In de Parameters Strokenplanning (MSPPAR) regel je via de shortcut Inhoud planblokken in hoe de gegevens in de planblokken worden getoond. Hier zijn de twee nieuwe items toegevoegd:
  • <order-pos-tel> waarmee je inzicht hebt in aan elkaar gerelateerde planblokken
  • <order-pos-max> waarmee het totaal aantal dagen wordt getoond.
• Eenzelfde optie is beschikbaar voor de Inhoud tooltips. Ook daar zijn de twee nieuwe items toegevoegd:
  • <order-pos-tel> waarmee je inzicht hebt in aan elkaar gerelateerde planblokken
  • <order-pos-max> waarmee het totaal aantal dagen wordt getoond.

Bemand verhuur medewerkers werken vaak in ‘shifts’. Daarom is het vanaf deze versie mogelijk om in AllSolutions ook met shifts te werken. Op deze manier kunnen deze medewerkers snel en gemakkelijk hun werkuren in AllSolutions registreren.

In de Parameters Urenregistratie (MUIPAR) is hiervoor het onderdeel Start/stop shifts toegevoegd. Dit onderdeel is zichtbaar als de module Bemand verhuur in je omgeving is geactiveerd. Zodra je in dit onderdeel aangeeft dat je de functionaliteit voor start/stop-shifts wilt gebruiken, worden vier velden getoond waarin je kunt aangeven:

• Vanaf welke datum je met de shift-functionaliteit wilt gaan starten.
• Op welke activiteit de reistijd in een shift geboekt moet worden.
• Op welke activiteit de schafttijd in een shift geboekt moet worden.
• Op welke activiteit een storing die tijdens een shift naar voren komt, geboekt moet worden.

Daarnaast zijn er twee nieuwe functies toegevoegd: Shifts (MSHFBV) en Verwerken Shifts (VSHFBV). Wanneer een medewerker zijn shift begint, gebruikt deze de actie Start shift om zijn werkdag te starten. Deze zal dan in principe beginnen met reistijd naar de locatie waar het (eerste) werk wordt uitgevoerd.

Wanneer je op locatie bent aangekomen, kun je vanuit de Order (MORDER) via de shortcut Start/stop acties de tijdregistratie op de order laten starten met de actie Start/stop genereren. (Deze actie is zichtbaar als het werken met shifts via de Parameters Urenregistratie (MUIPAR) is geactiveerd). En als je klaar bent, kun je via dezelfde actie je werktijd op de order stoppen. Daarmee wordt dan gelijk weer een nieuwe activiteit gestart; dit is de activiteit die is uitgevoerd direct voorafgaand aan het werken op de order.

Aanvullend is er in de functie Shifts ook de mogelijkheid om je schafttijd te registreren en de tijd die je eventueel aan een storing besteedt. En met de actie Start activiteit kun je eventueel ook andere werkzaamheden, zoals werkplaatsbeheer, schoonmaken of opruimen registreren. Als laatste eindig je de dag met de actie Stop shift.

Met de functie Verwerken Shifts (VSHFBV) worden de in shifts verantwoorde uren vervolgens verwerkt naar de weekstaten. Het is dan ook aan te raden om deze functie in de Program Batch Jobs (MJOBNR) te schedulen, zodat deze standaard op een vaste tijd wordt uitgevoerd.

Van de verwerking van de shifts ontvang je een verwerkingsverslag. In de Parameters Verkopen (MVKPAR) wordt in het veld Volgend verslagnummer uren shift de nummering van deze verslagen bijgehouden (in het onderdeel Bemand Verhuur).

Voor het bedienen van kranen en machines heeft je bemanning certificaten nodig. Denk bijvoorbeeld aan een hijsbewijs. Of aan een keuring die voor je configuratie verplicht is. Welke certificaten er behaald zijn voor je configuratie of medewerker/bemanning, leg je vast in de functie Behaalde Certificaten bemand verhuur (MBVBEC). Eventueel kun je Certificaten bemand verhuur ook invoeren of aanpassen via de shortcuts bij de functie Medewerkers (MPERSO) of via de shortcuts bij de functie Orders (MORDER).

Tot nu toe keek de controle op de geldigheid naar de gehele verhuurperiode. Als er echter over een langere periode (bijvoorbeeld 2 jaar) wordt verhuurd, dan kan nu al gesignaleerd worden dat bijvoorbeeld aan het eind van de verhuurperiode een certificaat verloopt. Dit is niet altijd handig.

Daarom is in deze versie een extra veld toegevoegd aan de functie Certificaten Bemand Verhuur (MBVCER). In het nieuwe veld Aantal dagen voor controle kun je vastleggen hoeveel dagen vooruit je het systeem wilt laten controleren op de geldigheid van het certificaat, gerekend vanaf de datum van vandaag. En de melding gaat dan pas af op het moment dat de vervaldatum binnen deze periode valt.

In de Projecten (MPROJE) is op alle niveaus (project, subproject, projectfase) het veld Aanhef tweede contactpersoon toegevoegd. (Voor de eerste contactpersoon was dit veld al aanwezig.)

Vanaf deze versie is het mogelijk om projectdocumenten te genereren op basis van AUTO-sjablonen, waarbij je standaard de beschikking hebt over een groot aantal projectvelden. Dit geeft je meer mogelijkheden om zelf snel en gemakkelijk diverse projectdocumenten in je omgeving in te richten.

Om van deze nieuwe optie gebruik te maken, is de eerste stap het aanmaken en inrichten van een eigen formuliercode je in de functie Formulieren (MFORMC).

Tip! We raden aan om voor de formuliercodes die je zelf gaat toevoegen, een numerieke codering te gebruiken of een combinatie van cijfers en letters (alfanumeriek). Zo voorkom je conflicten met standaard formuliercodes die in nieuwe versies toegevoegd gaan worden.

Aan de eigen formuliercode koppel je vervolgens ook een eigen AUTO-sjabloon (MFORMA) dat je eerst in deze functie upload. In het AUTO-sjabloon kun je een groot aantal projectvelden opnemen. Welke dit zijn, kun je nakijken in het standaard AUTO-sjabloon dat aan de standaard formuliercode ‘pdoc’ – Projectdocument (projecten) is gekoppeld (in de functie Formulieren – MFORMC). En hier kun je ook per afdeling en/of per taalcode een apart sjabloon inrichten.

Welke documenten je vervolgens bij het subproject kunt afdrukken, wordt bepaald via de projectgroep (MPRGRP) die aan het subproject gekoppeld is. Bij je eigen formuliercode (MFORMC) geef je aan voor welke projectgroepen deze mag worden gebruikt. Dit doe je in het nieuwe veld Formulier als projectdocument gebruiken bij deze projectgroep(en) in het onderdeel Projectdocumenten. Per formulier kun je meerdere projectgroepen vastleggen, gescheiden door een komma. Zo kun je per projectgroep inregelen welke documentopties beschikbaar zijn en deze alleen bij die subprojecten zichtbaar maken. (Bij cursusprojecten wil je bijvoorbeeld andere documenten genereren dan bij ‘reguliere’ (sub)projecten.)

 In de browser met Subprojecten (MPROJE/MPRSUB) is de actie Projectdocument genereren/afdrukken toegevoegd waarmee je de documenten kunt genereren. (Deze nieuwe actie verschijnt zodra een projectgroep aan minimaal één formulier is gekoppeld.) In het inloopscherm kun je vervolgens kiezen:

• Welk formulier je wilt gebruiken
• Welke taalversie (op basis van de beschikbare sjablonen in die taal)
• Of je acties op het document wilt laten afdrukken en zo ja, welke (hierbij wordt gekeken naar de begindatum van de actie)
• Of je calculatieregels op het document wilt laten afdrukken

Daarnaast is er ook een overkoepelende functie Genereren/Afdrukken Projectdocumenten (VPRDOC) toegevoegd waarmee je in een keer een selectie van projectdocumenten kunt genereren.

Diverse functies in AllSolutions bieden je de mogelijkheid om acties vast te leggen, bijvoorbeeld bij de subprojecten. Op deze manier verlopen deze centraal via het systeem en houd je er grip op. Zo kunnen mensen, bronnen en tijd effectief worden ingezet.

In de actie kun je vastleggen wie verantwoordelijk is voor de actie:

• Wij – de actie ligt bij de in de actie opgegeven medewerker
• Zij – de actie ligt bij de externe organisatie.

Tot nu toe was het alleen mogelijk om via een alert de interne medewerker op het uitvoeren van de actie te attenderen. Vanaf deze versie is het mogelijk – bij acties die aan een subproject zijn gekoppeld – een reminder te sturen als de actie bij de externe relatie ligt.

Welke reminders je wilt versturen en het moment waarop dit gebeurt, leg je vast via de shortcut Reminderkalender in de functie Actiecodes (MAKTIE). Hierbij kun je opgeven hoeveel dagen voor de actiedatum of na afloop van de actiedatum je de reminder wilt laten versturen. En via de shortcut Vertalingen kun je voor elke reminder een vertaling vastleggen.

De actie reminder wordt per e-mail verstuurd naar de contactpersonen die bij het subproject zijn vastgelegd. Bij deze contactpersonen kun je zelf instellen of er reminders moeten worden verstuurd met de nieuwe velden Mailen reminder naar eerste/tweede contactpersoon. (Deze velden worden getoond zodra er bij een actie reminders zijn vastgelegd.)

Naar keuze kun je ook een document laten meesturen met de e-mail reminder. Denk bijvoorbeeld een formulier dat moet worden ingevuld en geretourneerd. In de reminder geef je aan op basis van welke formuliercode dit document gegenereerd moet worden.

Hiervoor kun je in de functie Formulieren (MFORMC) een eigen formuliercode aanmaken en inrichten. En een koppeling maken met een eigen AUTO-sjabloon (MFORMA) dat je in AllSolutions upload. En hier kun je natuurlijk ook per afdeling en/of per taalcode een apart sjabloon inrichten.

Tip! We raden aan om voor de formuliercodes die je zelf gaat toevoegen, een numerieke codering te gebruiken of een combinatie van cijfers en letters (alfanumeriek).

Via de functie Versturen Actiereminders Subprojecten (VARSUB) worden de e-mail reminders verstuurd. We raden je aan om deze functie één keer per dag te laten uitvoeren via de Program Batch Jobs (MJOBNR).

Bij het verzenden van de e-mail reminder wordt de taalcode gebruikt die bij de partner of debiteur van het subproject staat geregistreerd (in de module CRM). En natuurlijk worden er alleen reminders verstuurd als de actie nog niet is afgesloten.

Met alerts kun je personen automatisch attenderen op uit te voeren werkzaamheden (via de Alert Monitor en via e-mail). Dit ter bewaking en ondersteuning van de workflow.

In deze versie is de alert ‘Werkorders met ingestelde status’ (ww010) toegevoegd. Met deze alert stel je per medewerker(-sprofiel) in welke werkorders met welke status(sen) je onder de aandacht wilt brengen.

Daarnaast kun je in deze alert ook gebruik maken van het nieuwe veld Vrije conditie om een extra conditie aan de alert toe te voegen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een selectie op een specifieke werkordersoort. In deze conditie kun je gebruik maken van alle velden in de werkordertabel (ww24), inclusief de eventueel toegevoegde vrije velden. Tip: Zet de helptekst in het scherm aan voor een uitleg.

Vanuit de Alert Monitor kan de medewerker rechtstreeks de bijbehorende functie Werkorders (MWORDE) starten.