In AllSolutions kun je documenten rechtstreeks bewerken. Hierbij maak je verbinding met je eigen Office-omgeving waarin het bestand wordt geopend. En na het bewerken kun je het bestand direct weer opslaan in AllSolutions. Om verbinding te maken met Office log je in met je AllSolutions gebruikersnaam en wachtwoord. Microsoft ziet deze optie niet meer als veilig en heeft daarom besloten om vanaf half augustus deze toegang te gaan beëindigen. Dit gaat gefaseerd uitgevoerd worden, afhankelijk van de Office-versie en het abonnement dat je met Microsoft hebt afgesloten.
De planning ziet er op dit moment als volgt uit:
Dit betekent dat je vanaf half augustus (of later afhankelijk van je abonnement) geen mogelijkheid meer hebt om documenten rechtstreeks in AllSolutions te bewerken. En als je een document genereert op basis van een eigen sjabloon, is de optie om deze direct rechtstreeks te bewerken ook niet meer mogelijk.
Alternatieven
Wij hebben naar alternatieven gezocht om hiermee om te gaan. Allereerst kun je documenten downloaden, lokaal bewerken en daarna terug uploaden in AllSolutions. Deze optie wordt al toegepast als je met single sign-on inlogt in je omgeving.
Wil je toch de optie behouden om documenten rechtstreeks te kunnen bewerken? Dan kun je jouw IT-beheerder of IT-partij vragen om een centrale (of lokale) group policy in te stellen. In de group policy kun je instellen dat vanaf de URL van je omgeving toch naar een gebruikersnaam en wachtwoord wordt gevraagd. Meer informatie over het instellen van zo’n policy vind je via deze link: https://learn.microsoft.com/nl-nl/DeployOffice/security/basic-authentication-prompts-blocked#use-policies-to-manage-basic-authentication-prompts
In deze versie is een instelling in de Parameters AllSolutions (MZZPAR) toegevoegd: Microsoft documenten rechtstreeks bewerken (in het onderdeel Documentenarchief). Na de upgrade is dit veld automatisch geactiveerd en hoef je in principe niets te doen.
Op het moment dat de Microsoft ondersteuning van jouw Office-versie stopt en jullie niet ervoor kiezen om een group policy in te stellen, kun je dit veld deactiveren. Wanneer je hierna in een documenten browser de actie Document bewerken gebruikt, wordt het bestand lokaal gedownload in plaats van geopend. Daarnaast zorgt het systeem ervoor dat het document automatisch voor die gebruiker wordt ‘gereserveerd’. Nadat het bewerkte document terug is geüpload in de omgeving kan de gebruiker het document dan zelf weer vrijgeven met de actie Document vrijgeven. Zo kun je voorkomen dat er extra versies van een document in omloop raken.