In AllSolutions kunt u op twee manieren e-mails importeren:
- Allereerst via de verwerkingsfunctie Importeren E-mails (VEMAIL). Hierbij kunt u berichten automatisch laten koppelen aan een relatie/contactpersoon, een dossier, een hulpvraag (module CRM) of een configuratie (module Service).
- Daarnaast via het instellen van een exchange account bij de gebruiker. Hierbij is het mogelijk om e-mails rechtstreeks vanuit MS Exchange te importeren. De geïmporteerde e-mails kunt u vervolgens met de functie Mijn E-mails (MYMAIL) raadplegen en aan de gewenste entiteit koppelen.
Vanaf deze versie kunt u bij de Importlocaties E-mail Integratie (MILEML) instellen of u de geïmporteerde e-mails ook automatisch wilt laten archiveren in het documentenarchief (als EML-bestand). Het gaat dan om de eerste optie waarbij de e-mails met de functie Importeren E-mails (VEMAIL) worden ingelezen. U kunt bij de importlocatie instellen in welke Map en (optioneel) Submap u de e-mails automatisch wilt laten opslaan. Daarnaast kunt u hier aangeven of u de eventuele bijlagen bij de e-mails ook als afzonderlijke bestanden wilt laten opslaan.
In de functie Mijn E-mails (MYMAIL) had u al de mogelijkheid om de e-mails bij een entiteit in het documentenarchief op te slaan. Vanaf deze versie kunt u ook hier aangeven of u de bijlagen in de mail afzonderlijk wilt archiveren. Door bijlagen ook als aparte bestanden te laten opslaan, zijn deze direct bij de entiteit beschikbaar, zonder dat u hiervoor eerst het e-mailbericht hoeft te openen.