In AllSolutions is het al langer mogelijk om documenten elektronisch ter ondertekening aan te bieden aan klanten of (interne) medewerkers. Dit maakt het mogelijk om bijvoorbeeld het offerteproces volledig digitaal te laten verlopen. Of medewerkers digitaal een beoordelingsformulier te laten tekenen.
In AllSolutions12 is deze functionaliteit uitgebreid met een koppeling met Ondertekenen.nl. Dit is een erkende leverancier voor het verzorgen van een elektronische handtekening. Met deze dienst is het mogelijk alle soorten documenten en formulieren digitaal en rechtsgeldig te laten ondertekenen.
De koppeling is een toevoeging op de bestaande functionaliteit in AllSolutions. Je kunt beide opties dus zonder problemen naast elkaar gebruiken. Dit geeft je de flexibiliteit om bijvoorbeeld interne documenten nog steeds via AllSolutions te laten tekenen en officiële contracten via Ondertekenen.nl.
Hoe werkt het?
Het document maak je op de gebruikelijke manier en je bewaart deze (automatisch) in het documentenarchief in AllSolutions. Met de actie Document laten tekenen via Ondertekenen.nl kun je het document ter ondertekening aanbieden aan de gewenste persoon. Hierbij wordt het originele document omgezet naar een nieuw document in pdf-formaat.
De ondertekenaar wordt via e-mail erop geattendeerd dat er een document klaar staat om getekend te worden. In het e-mailbericht is een link opgenomen naar de beveiligde omgeving van Ondertekenen.nl, waarmee de ontvanger snel en gemakkelijk naar het te tekenen document wordt geleid. En direct het document elektronisch kan ondertekenen.
Audit trail
Zodra de ondertekenaar het document heeft getekend, ontvang je een bevestiging per e-mail met het getekende document in de bijlage. En ook de ondertekenaar ontvangt een kopie van het getekende document en een transactiebon als bewijs dat hij het document succesvol digitaal heeft ondertekend. De digitale handtekening is in de vorm van een ‘timestamp’ in het document opgenomen. Dit tijdstempel laat onder andere het e-mailadres van de ondertekenaar en de datum en het tijdstip van ondertekening zien.
In de browser met Documenten kun je via de shortcut Statusverloop Ondertekenen.nl zien of de ontvanger de e-mail met het te tekenen document heeft geopend en/of daadwerkelijk heeft ondertekend. De actuele status is ook zichtbaar in het overzicht van het document zelf. Wanneer een document eventueel is geweigerd wordt in het document ook de reden van weigering getoond.
Lees hier meer over het ondertekenen van documenten via Ondertekenen.nl.
Koppeling activeren?
Wanneer je gebruik wilt maken van de nieuwe onderteken-optie ga je allereerst een overeenkomst aan met Ondertekenen.nl. (Aan het gebruik van Ondertekenen.nl zijn kosten verbonden.) Met de accountgegevens die je vanuit Ondertekenen.nl ontvangt, kunnen wij de koppeling in AllSolutions12 activeren. Neem hiervoor contact op met jullie consultant bij AllSolutions.