In AllSolutions is het al langer mogelijk om documenten elektronisch ter ondertekening aan te bieden aan klanten. Dit maakt het mogelijk om bijvoorbeeld het offerteproces volledig digitaal te laten verlopen. Hoe werkt dit?
Het document maakt u op de gebruikelijke manier en u bewaart deze (automatisch) in het documentenarchief. Met de actie Document laten tekenen kunt u het document ter ondertekening aanbieden aan de gewenste persoon. Deze persoon c.q. ondertekenaar moet hiervoor wel in het systeem als gebruiker aanwezig zijn (voor de authenticiteit).
De ondertekenaar wordt via een prikbordbericht geattendeerd op het feit dat er een document klaar staat om getekend te worden. Eventueel wordt de ondertekenaar hiervan ook per e-mail op de hoogte gebracht (wanneer in het gebruikersaccount in het onderdeel Prikbord het veld E-mail bij elke notificatie versturen aan staat). In het e-mailbericht is dan een hyperlink opgenomen, waarmee de ondertekenaar snel en gemakkelijk naar het te tekenen document kan navigeren.
Om de identiteit van de persoon te kunnen vaststellen, is overigens het inloggen op het systeem of de portal vereist. Eenmaal ingelogd kan de persoon eventueel ook via zijn persoonlijke prikbord naar het te tekenen document navigeren.
Met de actie Document tekenen kan de gebruiker het document elektronisch tekenen. De actie is gepersonaliseerd, dus alleen deze gebruiker kan de ondertekening uitvoeren. Het document krijgt hiermee automatisch de status ‘Getekend’. De statuswijzigingen worden automatisch gelogd en kunt u via de shortcut Verloop raadplegen.
Voorheen kon een document alleen ter ondertekening aan contactpersonen van de (aan het document gekoppelde) organisatie worden aangeboden. Dit betekent dat in het gebruikersaccount van de ondertekenaar de rol op relatie/contactpersoon aanwezig moest zijn.
In deze versie is deze controle verwijderd. U kunt een document voortaan aan elke gebruiker ter ondertekening aanbieden. Dit geeft u nu ook de mogelijkheid om interne documenten ter beoordeling aan andere gebruikers aan te bieden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan beoordelingsformulieren van medewerkers.