Geschreven door: Martijn Menge, AllSolutions

De prijsafspraken die je met jouw klanten maakt, moeten kraakhelder zijn. Maar het kan al gauw vrij complex worden. Zeker naarmate je steeds meer klanten krijgt. Werk je volgens een uurtarief of toch een vaste prijs voor een heel project? Bij welke klant wijk je daarvan af – en op basis waarvan? In dit blog leg ik uit hoe je op een succesvolle manier complexe prijsafspraken maakt.

Goede afspraken over de prijs zijn een belangrijk uitgangspunt van ieder project. Jij hebt een marge voor ogen en jouw klant wil niet te veel betalen. Binnen die kaders heb je speelruimte om tot een prijs te komen waar beide partijen zich in kunnen vinden.

Maar hoe bepaal je een geschikt uurtarief of een passende vaste prijs? Hoe ga je om met subprojecten binnen het overkoepelende project? Zo wordt het maken van goede prijsafspraken al snel bijzonder ingewikkeld. Zeker als je tientallen van dit soort projecten tegelijk hebt lopen. En nóg meer als jouw collega’s alle vrijheid krijgen om zelf kortingen te geven. Kortom, prijsafspraken worden al gauw niet meer te volgen, met soms zelfs negatieve gevolgen voor de financiële doelen van je organisatie.

5 tips voor complexe prijsafspraken

Hoe maak je nou op succesvolle wijze complexe prijsafspraken? Er zijn vijf zaken waar je rekening mee kunt houden:

1: Bepaal standaardprijzen

Maak een lijst van tien tot twintig standaardprijzen die jouw organisatie voor projecten hanteert. Kijk welk type projecten je organisatie veelvuldig uitvoert en hang daar standaardprijzen aan vast. Dat kunnen uurtarieven zijn, vaste projectprijzen of allebei. Houd daarbij ook rekening met speciale regelingen, zoals subsidieregelingen. Door standaardprijzen te bepalen, is voor iedereen binnen je organisatie duidelijke welke prijzen gangbaar zijn. Zorg ervoor dat ongeveer tachtig procent van deze prijsafspraken kraakhelder zijn.

2: Stel spelregels op voor afwijkende prijsafspraken

Met de overige twintig procent van de prijzen kun je spelen. Daarbij is het wel van belang dat je spelregels opstelt. Wanneer mag je van de standaardprijs afwijken? Hoeveel mag die afwijking maximaal zijn? Wie binnen jouw organisatie heeft deze speelruimte en wie niet? En waarop heeft de afwijking betrekking: op de gehele klant of bijvoorbeeld alleen op een type project? Leg deze spelregels duidelijk vast, zodat voor iedereen binnen je organisatie duidelijk is wanneer en in welke mate je mag afwijken van standaardprijzen.

3: Bouw wederkerigheid in

Wanneer iedereen in je organisatie prijsafspraken met klanten kan maken, werk je chaos in de hand. Geef daarom slechts enkele personen in je organisatie de autorisatie om prijsafspraken goed te keuren. En zorg voor een proces waarin afwijkende prijsafspraken altijd eerst intern worden afgestemd, bijvoorbeeld aan de salesmanager of de directeur. Als een prijsafspraak in strijd is met de winstmarge die gemaakt moet worden, tackle je dat op deze manier op tijd. Zo worden de verschillende belangen afgewogen door de juiste stakeholders.

4: Zorg voor een centraal overzicht

Ik gaf het eerder al aan: het vastleggen van de prijsafspraken met je opdrachtgevers is erg belangrijk. Maar heb je daar ook een centrale plek voor? Eén plek waarin je alle prijsafspraken vastlegt én beheert? Zo’n overzicht voor al je prijsafspraken is haast onmisbaar. Daarmee zie je in één oogopslag met welke klanten je welke prijsafspraken voor welke projecten hebt gemaakt. Zo creëer je één versie van de waarheid en voorkom je dat prijsafspraken blijven hangen in een document of mailbox van een medewerker.

5: Zoek geschikte software

Om bovenstaande punten goed en gemakkelijk in te richten, is het van belang om software te hebben die daarop aansluit. Heb je een handvol projecten en klanten? Dan kun je prima uit de voeten met een basisprogramma waarop je prijsafspraken en -uitzonderingen vastlegt. Bij meer klanten en meer diverse projecten wil je graag over wat diepgaandere mogelijkheden beschikken. Zoals het kunnen maken van prijsafspraken met diverse tarieven voor subprojecten. Of het kunnen definiëren van verschillende debiteuren, omdat bijvoorbeeld een gedeelte van het project wordt gesubsidieerd. Ook is het prettig als die software over rolgebaseerde autorisatie beschikt. Daarmee kun je medewerkers rollen en rechten toekennen die via een workflow de mate waarin ze gegevens kunnen aanpassen en prijsafspraken kunnen goedkeuren.

De juiste balans vinden

Het maken van prijsafspraken is een kwestie van de juiste balans vinden tussen standaardprijzen en de speelruimte daaromheen. Door prijsafspraken vast te leggen, spelregels op te stellen en autorisatie in te regelen, kom je eenvoudiger tot dat evenwicht. Bovendien kun je op die manier transparant zijn over je prijzen – iets wat vertrouwen wekt en de samenwerking met je klanten alleen maar ten goede komt.