Geschreven door: Martijn Menge, AllSolutions

Maximaal declarabel zijn en tegelijkertijd zorgen dat je medewerkers niet verdrinken in de hoeveelheid werk. Het is een hersenkrakende paradox waar vrijwel iedere projectgestuurde organisatie mee te maken heeft. Vooral bij grote en complexe projecten. Hoe zorg je ervoor dat je de perfecte balans vindt? Een multidimensionale planning kan uitkomst bieden. Laat me uitleggen hoe dat zit.

In een ideale wereld rond je zoveel mogelijk projecten zo snel mogelijk af. Dat is uiteraard goed voor de omzet. Maar is het ook goed voor jouw medewerkers? Het vinden van een prettige balans tussen declarabel zijn en een acceptabele werkdruk voor jouw medewerkers kan best een zoektocht zijn. Wel een heel belangrijke. Zeker in deze tijden van krapte op de arbeidsmarkt wil je verzuim zoveel mogelijk voorkomen en jouw mensen aan boord houden.

Multidimensionale planning voor projecten

Dus hoe vind je die balans? Een belangrijke rol is daarin weggelegd voor de planner. Bij projectgestuurde organisaties kan dit ook de programma- of projectmanager zijn. Het is aan haar of hem om de vraag naar werk vanuit de projecten optimaal af te stemmen op het aanbod van werk, oftewel de beschikbaarheid van medewerkers. Dat lukt het beste wanneer diegene een multidimensionaal zicht op de planning heeft. Zo’n zicht kan bestaan uit de volgende dimensies:

1: Totaaloverzicht

Om te beginnen, heb je een totaaloverzicht van de projectwerkzaamheden en de begrote uren nodig. Dit is het meest primaire inzicht dat je kunt hebben. Bijvoorbeeld: er is achthonderd uur werk en daar zijn acht mensen voor beschikbaar. Een planner kan dus acht medewerkers honderd uur geven. Maar ja, vooral grotere projecten zijn niet zo simpel. Om een goede planning te maken, heb je meer details nodig.

2: Detailoverzicht

We duiken dieper in het totaaloverzicht. Je wilt kunnen inzoomen op de weken en maanden waarin een project plaatsvindt. Bovendien wil je ook de beschikbaarheid van medewerkers kunnen inzien, bijvoorbeeld wie wanneer op vakantie is. Hetzelfde geldt voor de competenties van de medewerkers. Zo kun je daar van tevoren rekening mee houden, zodat de inzet van mensen optimaal aansluit op wat er – op ieder moment – in het project gevraagd wordt.

Een ander belangrijk element in deze detaildimensie is dat je projectfases kunt definiëren en inzien. Grote projecten hebben doorgaans een fasering. Zo ontstaan er milestones waar je als projectteam naartoe werkt. Door die fases van tevoren inzichtelijk te maken én de inzet van mensen daarop af te stemmen, vergroot je de kans dat je conform planning oplevert.

3: Urenregistratie

Nadat je de planning hebt vormgegeven met behulp van het totaal- en detailoverzicht, is een logische vervolgstap om continu te meten of de planning in de praktijk gerealiseerd wordt. Zo ontstaat een continue feedbackloop tussen de werkvloer en de planning. Op die manier creëer je een agile planning én maak je agile werken mogelijk.

Stel, je ziet dat een medewerker structureel tien procent meer uren maakt dan gepland staat. Dat vergroot de kans dat je het project niet afrondt binnen de gebudgetteerde uren. Daarnaast kan het betekenen dat jouw medewerker te veel werkdruk ervaart. Kortom, de balans tussen declarabel zijn en de belastbaarheid van je medewerker is dan een aandachtspunt. Dankzij zicht op deze dimensie creëer je tijd en ruimte om proactief bij te sturen.

4: Estimate to complete

Voor een nóg fermere grip op de projectvoortgang en de werkhoeveelheid van je medewerkers kun je werken met een estimate to complete (ETC). Daarbij vraag je je medewerkers telkens een schatting te maken hoeveel tijd ze nog nodig denken te hebben om een project(fase) af te ronden. Als een projectmanager vervolgens ziet dat een medewerker – of een heel projectteam – meer uren nodig denkt te hebben dan beschikbaar zijn, kan hij ingrijpen. Bijvoorbeeld door meer medewerkers op het project te zetten, te overleggen met de opdrachtgever om de scope aan te passen of door mensen in het team te wisselen. Denk aan het vervangen van een juniormedewerker voor een seniormedewerker. De kans is namelijk groot dat een senior een lagere ETC geeft dan een junior en het project kan afronden binnen tijd en budget.

De juiste balans pakken

Inzicht. Weten wat er speelt. En weten aan welke knoppen je kunt draaien. Dat is de dé manier om de balans te vinden tussen maximaal declarabel zijn en de juiste werkdruk voor je medewerkers. De verschillende dimensies geven dat inzicht. En daarom zijn ze zo cruciaal voor iedere planner of projectmanager. Je kunt op verschillende manieren zorgen voor dat inzicht. Denk aan wekelijkse standups waarin je agile de projectvoortgang en ETC’s bespreekt. Hoe groter en complexer een project wordt, hoe fijner het is om die inzichten continu voorhanden te hebben, bijvoorbeeld door software zoals AllSolutions te gebruiken. Wat je ook doet, zorg dat je continu een multidimensionaal zicht op je projecten blijft behouden. Alleen dan krijg je de juiste balans te pakken.