In de private sector is een besluit vaak een besluit dat top-down wordt uitgerold. Bij gemeenten en waterschappen werkt dat anders. Wij hebben te maken met de poldercultuur: iedereen mag en móét er iets van vinden. Het idee is dat hiermee draagvlak gecreëerd wordt en dat klopt zeker in de basis, maar het zorgt er ook voor dat alle weerstand die bij verandering hoort een podium krijgt.
Dit gecombineerd met een leiderschapsstijl die gericht is op samenwerken maakt het realiseren van de verandering erg complex Als we de menselijke component negeren, realiseren we onvoldoende adoptie en daarmee ontstaat gebruikers ontevredenheid wat uiteindelijk leidt tot een slechte kwaliteit van gebruik en data. We moeten begrijpen dat iedere individu de meerwaarde van de verandering moet ervaren.
Van controle naar in control
Waarom is die verandering zo urgent? Veel gemeenten werken nog met versnipperde legacy-systemen die gemiddeld 10-15 jaar oud zijn. Dat betekent sturen op de informatie van gisteren.
| Aspect | De oude weg (controle) | De nieuwe weg (in control) |
| Data | Versnipperd in silo’s | Integraal platform |
| Focus | Reactief achteraf controleren | Real-time bijsturen |
| Prognose | Statische begrotingen in excel | Dynamische begrotingen met direct zicht op toekomstige effecten |
Adoptie is geen HR-feestje
Een veelgemaakte fout is dat we adoptie en change management zien als iets ‘erbij’, geleid door communicatie of HR. In mijn optiek moet adoptie een keiharde, integrale stroom binnen je project zijn.
- Ambassadeurs (Key Users): Geef mensen met mandaat en draagvlak een trekkersrol.
- Bewijs de meerwaarde: Laat de projectleider of budgethouder zien dat ze niet alleen zien wat er besteed is, maar ook welke verplichtingen er nog aan komen.
- Focus op de ‘waarom’: We doen dit niet voor de IT, maar om publiek geld zo effectief mogelijk in te zetten voor onze burgers.
Weg met de stoffige handleiding: AI als maatje
Waarom vallen mensen terug in oud gedrag? Vaak uit frustratie. Het nieuwe systeem is wennen, de handleiding ligt ergens op een stoffige netwerkschijf en de dure consultant is na drie dagen weer vertrokken.
Hier zie ik een enorme rol voor AI. Niet als hype, maar als een ‘maatje’ naast de medewerker.
- 24/7 ondersteuning: AI biedt realtime ’training on the job’.
- Drempels verlagen: In plaats van zoeken in een AO/IC-beschrijving, stel je een vraag in natuurlijke taal aan de applicatie.
- Onboarding: Nieuwe medewerkers kunnen vanaf dag één productief zijn zonder maandenlang te ‘modderen’.
Zo veranderen we het sentiment van “zie je wel, het werkt niet” naar “wat fijn, ik word geholpen”.
De inzet: De burger
Uiteindelijk gaat grip op de gemeente niet over bits en bytes. Het gaat erom dat we de dienstverlening naar jullie burgers van de hoogste kwaliteit is tegen zo laag mogelijk kosten. We moeten de basis transformeren om dit nu en in de toekomst zo goed mogelijk te blijven doen.
