Tips voor een soepele jaarovergang naar 2024

De dagen worden weer korter en het aftellen naar kerst is begonnen. Voor we het weten, komen de feestdagen in zicht en proosten we straks allemaal weer op een gelukkig nieuw jaar.

Met 2024 in zicht komt ook de jaarafsluiting weer dichterbij. Waar moet je aan denken bij de jaarovergang in AllSolutions? Met deze blog helpen we je graag weer op weg om de jaarwisseling in goede banen te leiden. Een goed begin is immers het halve werk!

DOOR: PAOLA ZEE
ALLSOLUTIONS

1. Aanpassen filterinstellingen

Met het begin van het nieuwe jaar gaat in AllSolutions het boekjaar automatisch over naar 2024. Gebruik je eigen configuratie-instellingen? Dan kan het filter ‘hard’ op de waarde 2023 zijn ingesteld, waardoor gebruikers in het nieuwe jaar informatie kunnen missen. Daarom goed om als eerste stap in januari de filterinstelling in de diverse schermen na te lopen.

2. Batchverwerkingen controleren

Worden in de Program Batch Jobs (MJOBNR) ‘s nachts of op bepaalde tijdstippen geautomatiseerd verwerkingen uitgevoerd? Controleer dan of bij de opgenomen functies een jaarinstelling wordt gebruikt, bijvoorbeeld bij de functie Verwerken Inkoopfactuurverdeling (VIFDTL). Je kunt ervoor kiezen om de instellingen direct bij de jaarovergang naar het nieuwe boekjaar over te zetten of pas na de daadwerkelijke jaarafsluiting. Afhankelijk van de optie die je kiest, denk eraan dat boekingen in het nieuwe of vorige boekjaar dan respectievelijk nog niet of niet meer automatisch via de batch jobs verlopen. Je kunt de betreffende functies dan tijdelijk handmatig starten.

3. Gebruik het stappenplan voor de jaarafsluiting

Op onze supportsite vind je in de kennisbank een handige checklist met alle stappen die genomen moeten worden bij een jaarovergang en boekjaarafsluiting. Per module wordt aangegeven wat de aandachtspunten zijn en welke stappen verplicht zijn. Welke stappen je specifiek doorloopt, is afhankelijk van de modules die je gebruikt. Je kunt het stappenplan eventueel ook als document downloaden.

4. Informeer je projectmanager of consultant

De consultant is het vaste aanspreekpunt voor vragen en kan je ook begeleiden bij de jaarafsluiting. Weet je al in welke periode je de jaarovergang en boekjaarafsluiting wilt gaan uitvoeren? Geef dit dan door aan je consultant. Deze kan dit opnemen in zijn/haar planning en tijdens de jaarafsluiting dan stand-by zijn voor mogelijke vragen.

5. Boekjaarafsluiting

Zijn alle stappen doorlopen en ben je zover dat je het boekjaar wilt afsluiten? Alle stappen die je hiervoor in AllSolutions uitvoert, vind je hier.

6. Na de jaarafsluiting

Heb je de verwerkingen in de Program Batch Jobs (MJOBNR) eerder nog niet gecontroleerd en aangepast naar het nieuwe boekjaar? Dan is dit het moment om dit alsnog te doen.

Eventuele nagekomen boekingen kun je met de functie Correcties Grootboek Afgesloten Periodes (MCRGRB) alsnog in het afgesloten boekjaar registreren.

In de functie Controleren Niet Verwerkte Uren Afgesloten Jaren (MGERUR) kun je de urenregels die nog onderweg zijn, raadplegen en/of verwijderen. En in de Parameters Urenregistratie (MUIPAR) kun je met het veld Urenregistratie sluiten t/m (jaar) de urenregistratie tot en met een bepaald jaar dichtzetten. Deze parameter werkt in combinatie met het veld Controleren op afgesloten jaren in de medewerkersgegevens (MPERSO) en/of medewerkersprofielen (MMDPRF).

Na het afsluiten van een boekjaar kun je de btw-(grootboek)rekeningen op nul stellen met de functie Nulstellen Beginsaldo Btw-rekeningen (VBTWNL). Je vindt deze functie in het menu Financieel > Afsluitingen.

En met de functie Genereren Auditfile Financieel (VADFIN) kun je een XML auditfile aanmaken, waarmee je de gegevens vanuit AllSolutions naar een ander softwarepakket kunt overbrengen. Bijvoorbeeld naar het jaarwerkpakket van de accountant en van daaruit naar het aangiftepakket van de belastingdienst. Niet alleen handig bij een al afgesloten boekjaar, maar kan wellicht ook van pas komen bij de interim-controle. Heb je nog meerdere boekjaren open staan? Houd er dan rekening mee dat je in deze situatie alleen een auditfile kunt genereren voor het eerste nog openstaande boekjaar.

Lever je de btw-aangifte en de opgaaf ICP elektronisch aan bij de Belastingdienst via Digipoort? Bij de eerste aangifte in het nieuwe jaar wijzig je dan het type aanlevering naar SBR 2024. Dit doe je in de aangifte zelf (dus niet de perioderegels).

7. Opschonen database

De jaarovergang is ook een prima moment om de ingestelde bewaartermijnen in je omgeving weer even na te lopen. Zijn deze nog steeds juist ingesteld? Denk bijvoorbeeld aan de instellingen voor diverse logging functies en de mutatielogging. Zo is het aan te raden het bewaren van de mutatielogging tot maximaal twee jaar (730 dagen) te beperken.

Kijk daarnaast ook weer even naar de rapportages die in je omgeving draaien. Worden alle rapportages nog gebruikt of zijn er rapportages die niet meer worden geraadpleegd? En moet daarvan de historie bewaard worden? Of kan deze geschoond worden? Zie ook deze uitleg voor het beheer van de rapportagehistorie in je omgeving.

Zo zorg je ervoor dat de database van je omgeving niet onnodig groot wordt, wat de performance ten goede komt. En upgrades kunnen hierdoor sneller worden uitgevoerd, zodat je omgeving korter uit de lucht is.