Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht. In deze wet is het zogeheten recht op vergetelheid opgenomen. Dit recht houdt in dat je in een aantal gevallen iemands persoonsgegevens moet wissen als diegene daarom vraagt. Hiervoor is in diverse browsers de actie Anonimiseren toegevoegd. Met deze actie kun je alle persoonsgebonden gegevens van een relatie verwijderen.
Is een relatie ook als debiteur, crediteur en/of medewerker in het systeem aanwezig? Dan worden deze gegevens tegelijkertijd ook geanonimiseerd. Het maakt hierbij dus niet uit in welke browser je de anonimiseer-actie voor een record gebruikt. Let op! De actie kan niet worden teruggedraaid omdat de gegevens fysiek uit de database worden verwijderd!
Bij het uitvoeren van de actie wordt gecontroleerd of de crediteur/debiteur geen openstaande posten heeft die jonger zijn dan 7 jaar. Ook wordt er gecontroleerd of de medewerker langer dan 5 jaar geleden uit dienst is gegaan. Verder mogen bij de relatie geen actieve lidmaatschappen, abonnementen, donateurschappen, aanvragen, dossiers of offertes aanwezig zijn. Wordt aan deze voorwaarden voldaan, dan wordt de relatie op ‘niet actief’ gezet en worden de bijbehorende gegevens verwijderd. De eventueel bijbehorende debiteur of crediteur wordt tegelijkertijd op ‘geblokkeerd’ gezet.
Goed om te weten:
- Documenten/bestanden in het documentenarchief worden niet automatisch verwijderd.
- Prikbordberichten/-reacties worden niet automatisch verwijderd.
De actie Anonimiseren is toegevoegd in de volgende functies:
- Relaties (MRELAT)
- Relaties: Organisaties (MRLORG)
- Relaties: Scholen (MRLSCH)
- Relaties: Besturen (MRLBST)
- Relaties: Personen (MRLPRS)
- Medewerkers (MPERSO)
- Debiteuren (MDEBST)
- Crediteuren (MKRDST)