Uitdaging & oplossing
Het Hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard (HHSK) in Rotterdam en het Hoogheemraadschap van Rijnland (HH Rijnland) in Leiden willen hun financiële administraties integreren. Het gezamenlijke traject bestond uit drie sporen: het bouwen van het systeem, het neerzetten van een nieuwe gemeenschappelijke financiële administratieve organisatie en het realiseren van een cultuurverandering. Met deze harmonisatie en integratie willen beide waterschappen een goede efficiencyslag maken.
In het voorjaar 2014 startte de aanbesteding en 1 januari 2016 ging het nieuwe gezamenlijke ERP-systeem van AllSolutions live. Het systeem is omgedoopt tot Prosa, de afkorting van ‘Processen samen’. Inmiddels staat er één centrale database en wordt er gewerkt met de modules projectadministratie, financiële administratie, urenregistratie, capaciteitsplanning, relatiebeheer en inkoop- en contractmanagement. In totaal zijn er circa 1200 gebruikers die online overal en altijd kunnen werken.
Resultaat
De werkprocessen van beide waterschappen zijn op elkaar afgestemd: ze kunnen flexibel en doelmatig gebruikmaken van de kennis en kunde die ze nodig hebben. De corebusiness van de financiële administratie is verantwoording afleggen en begrotingen maken. Ze werken doelmatiger en hebben meer en beter inzicht. Ook hun transparantie en governance zijn toegenomen. Daarnaast worden er nieuwe efficiencyslagen geïnitieerd. Advocaat: “We willen processen als inkoop, contractmanagement en voorraadbeheer harmoniseren, standaardiseren en centraliseren. Eenduidigheid is de sleutel.” Prosa werkt goed samen met de bestaande systemen voor onder meer document management (Corsa), onderhoud en beheer (Ultimo) en eHRM. “We hebben zo’n zeven interfaces laten bouwen en die functioneren prima”, geeft Advocaat aan.