Uitdaging & oplossing
Het Hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard (HHSK) in Rotterdam en het Hoogheemraadschap van Rijnland (HH Rijnland) in Leiden willen hun financiële administraties integreren. Het gezamenlijke traject bestond uit drie sporen: het bouwen van het systeem, het neerzetten van een nieuwe gemeenschappelijke financiële administratieve organisatie en het realiseren van een cultuurverandering. Met deze harmonisatie en integratie willen beide waterschappen een goede efficiencyslag maken.
In het voorjaar 2014 startte de aanbesteding en 1 januari 2016 ging het nieuwe gezamenlijke ERP-systeem van AllSolutions live. Het systeem is omgedoopt tot Prosa, de afkorting van ‘Processen samen’. Inmiddels staat er één centrale database en wordt er gewerkt met de modules projectadministratie, financiële administratie, urenregistratie, capaciteitsplanning, relatiebeheer en inkoop- en contractmanagement. In totaal zijn er circa 1200 gebruikers die online overal en altijd kunnen werken.
Resultaat
De werkprocessen van beide waterschappen zijn op elkaar afgestemd: ze kunnen flexibel en doelmatig gebruikmaken van de kennis en kunde die ze nodig hebben. De corebusiness van de financiële administratie is verantwoording afleggen en begrotingen maken. Ze werken doelmatiger en hebben meer en beter inzicht. Ook hun transparantie en governance zijn toegenomen. Daarnaast worden er nieuwe efficiencyslagen geïnitieerd. Advocaat: “We willen processen als inkoop, contractmanagement en voorraadbeheer harmoniseren, standaardiseren en centraliseren. Eenduidigheid is de sleutel.” Prosa werkt goed samen met de bestaande systemen voor onder meer document management (Corsa), onderhoud en beheer (Ultimo) en eHRM. “We hebben zo’n zeven interfaces laten bouwen en die functioneren prima”, geeft Advocaat aan.
Het Hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard (HHSK) uit Rotterdam en het Hoogheemraadschap van Rijnland (HH Rijnland) uit Leiden.
Beide organisaties wilden hun financiële administraties integreren. Door deze harmonisatie en integratie wilden de waterschappen gezamenlijk een flinke efficiencyslag maken.
Het project bestond uit drie parallelle sporen:
Het bouwen van een gezamenlijk ERP-systeem.
Het neerzetten van een nieuwe gemeenschappelijke financiële en administratieve organisatie.
Het realiseren van de benodigde cultuurverandering binnen beide waterschappen.
Na een aanbesteding in het voorjaar van 2014, is op 1 januari 2016 het nieuwe gezamenlijke ERP-systeem van AllSolutions live gegaan. Dit systeem is door de waterschappen omgedoopt tot Prosa, de afkorting van ‘Processen samen’.
In totaal werken er circa 1.200 gebruikers, die altijd en overal online toegang hebben, met de volgende modules:
-Financiële administratie (de corebusiness voor begrotingen en verantwoording)
-Projectadministratie
-Urenregistratie
-Capaciteitsplanning
-Relatiebeheer
-Inkoop- en contractmanagement
Er worden continu nieuwe efficiencyslagen geïnitieerd. Het doel voor de toekomst is om de processen rondom inkoop, contractmanagement en voorraadbeheer nog verder te harmoniseren, standaardiseren en centraliseren. Eenduidigheid in deze processen is daarbij de sleutel tot succes.