Uitdaging
King Nuts & Raaphorst is im- en exporteur van noten, zuidvruchten en rijstcrackers. Als een van de grootste notenleveranciers van Nederland ontvangen ze dagelijks een grote hoeveelheid orders. Al sinds 2008 werkt King Nuts & Raaphorst met AllSolutions. “We doen er eigenlijk alles mee”, vertelt Arjan van Erk, Financial manager bij King Nuts & Raaphorst. “Voorraadbeheer, financiën en heel het logistieke proces. We verwerken dus niet alleen de bestellingen in het ERP-systeem, maar verzorgen ook de complete uitlevering ermee.” De wens is om AllSolutions steeds meer het hart van het bedrijf te laten vormen. “AllSolutions moet de basis zijn van alle werkzaamheden. De nieuwe oplossing voor automatische orderverwerking brengt ons weer een belangrijke stap dichterbij.”
Tweeduizend orderregels handmatig verwerken
Van Erk legt uit: “Een deel van onze klanten bestelt bij ons vanuit een eigen online portal. We kregen steeds grotere bulkorders van die klanten binnen. Voorheen printten we die orders uit en verwerkten ze handmatig in AllSolutions. In het begin waren het driehonderd orderregels, dat groeide uit tot ruim tweeduizend. Soms waren we daar wel acht uur per week mee bezig. En dan hoopten we maar dat we geen fouten hadden gemaakt. Een ander nadeel was dat we pas bij het verwerken in AllSolutions zagen of een artikel op voorraad was. Was dat niet het geval, dan moesten we nog op zoek naar alternatieve artikelen. Dat hebben we zo een jaar volgehouden, toen beseften we: dit moet anders.”
King Nuts & Raaphorst is een grote im- en exporteur van noten, zuidvruchten en rijstcrackers. Het is een van de grootste notenleveranciers van Nederland en zij verwerken dagelijks een grote hoeveelheid orders.
De organisatie werkt al sinds 2008 met AllSolutions en stuurt er vrijwel het hele bedrijf mee aan. Het systeem wordt onder andere gebruikt voor:
-Voorraadbeheer
-Financiën
-Het complete logistieke proces (inclusief het verwerken van bestellingen én de volledige uitlevering)
Het handmatig invoeren van de bulkorders bracht drie grote knelpunten met zich mee:
Tijdrovend: Medewerkers waren soms wel acht uur per week bezig met het inkloppen van data.
Foutgevoelig: Bij het handmatig overtypen van duizenden regels ligt de kans op menselijke fouten op de loer.
Geen direct voorraadinzicht: Pas tijdens het verwerken in AllSolutions werd duidelijk of een artikel daadwerkelijk op voorraad was. Bij een tekort moest er op dat moment nog last minute gezocht worden naar alternatieve artikelen.
Om de inefficiëntie van het handmatige werk tegen te gaan, is er gekozen voor een nieuwe functionaliteit binnen AllSolutions: automatische orderverwerking. Hierdoor hoeven de duizenden orderregels niet meer handmatig te worden overgetypt.
Financial manager Arjan van Erk heeft een duidelijke visie: AllSolutions moet steeds meer het absolute, kloppende hart van het bedrijf gaan vormen. Het streven is dat het systeem de solide basis is en blijft voor álle werkzaamheden. De overstap naar automatische orderverwerking brengt de organisatie weer een belangrijke stap dichter bij dat doel.