Uitdaging
Netherlands Food Partnership zocht een oplossing om de financiële administratie en het projectmanagement mondiaal slimmer aan te pakken. Met AllSolutions zette de netwerkorganisatie voor agribusiness in ontwikkelingslanden de eerste stap. Dertien vestigingen in Afrika, Azië en Nederland rapporteren nu op een uniforme manier en er is meer inzicht in de voortgang van projecten.
Over Netherlands Food Partnership
Netherlands Food Partnership verbindt partijen in de agribusiness. De netwerkorganisatie brengt boeren, NGO’s, bedrijven, kennisinstellingen en overheden samen die actief zijn in ontwikkelingslanden. Deze partijen lopen vaak tegen dezelfde uitdagingen aan. Netherlands Food Partnership ondersteunt ze onder andere om hun expertise uit te breiden, gezamenlijk te innoveren en succesvol te lobbyen. De organisatie heeft een hoofdkantoor in Utrecht en 12 internationale kantoren. Deze zijn gevestigd in Zuidoost-Azië (Myanmar en Indonesië), West-Afrika (Benin, Mali, Niger) en Oost-Afrika (Ethiopië, Kenia, Rwanda, Burundi, Tanzania, Zambia en Uganda). Per kantoor werken er gemiddeld drie lokale werknemers die lokale netwerken faciliteren variërend van 499 tot 5.887 leden, allen professionals in Agri-Food.
Netherlands Food Partnership staat voor uitdaging door groei
Lisette van Benthum, Manager Financial Strategy Netherlands Food Partnership, deelt haar ervaringen. “Iedere lokale vestiging voert zelfstandig projecten uit en heeft een eigen boekhouding. Voorheen werkten we met een eenvoudig boekhoudpakket en spreadsheets om alle geldstromen en projecten te beheren. We zijn de afgelopen jaren echter flink gegroeid. Daardoor kregen we steeds minder grip op de financiële administratie. En er was te weinig managementinformatie beschikbaar om projecten goed te managen. Daarom besloten we over te stappen naar een ERP-systeem.”
Oplossing
Na een zorgvuldige selectieprocedure viel de keuze op AllSolutions. “We kwamen in aanraking met AllSolutions via onze partner ICCO Cooperation. Zij overtuigden ons van de kwaliteit die AllSolutions levert op het gebied van boekhouding en projectmanagement. Wat ons echter over de streep trok was de integratie van AllSolutions met ProMEva, een projectmonitoringtool voor ontwikkelingsorganisaties. Daarmee is onze administratie direct geïntegreerd met IATI, het internationaal rapportagesysteem voor ontwikkelingssamenwerking. Zo zijn we in staat om transparant en volledig automatisch te rapporteren over inkomsten en uitgaven. Daarnaast is de benodigde lichte internetverbinding ook een belangrijk pluspunt. AllSolutions garandeert dat onze lokale mensen altijd met het systeem kunnen werken en toegang hebben tot de juiste informatie.”
Documentatie verbetert aanzienlijk
Met AllSolutions zet Netherlands Food Partnership flinke stappen op het gebied van snelheid, transparantie en samenwerking. “De oplossing dwingt onze vestigingen om de administratie up-to-date te houden. We zijn daardoor beter gedocumenteerd en kunnen makkelijker consolideren op globaal niveau. Bovendien heeft iedereen realtime inzicht in hoe we ervoor staan, zowel centraal als lokaal.”
Realtime inzicht in budgetten en projecten
“Daarnaast zijn projecten veel inzichtelijker geworden. Als netwerkorganisatie werken we bij projecten met veel partijen samen, die ieder een eigen bijdrage leveren. We kunnen nu per budgetlijn precies zien wat iedere partij precies bijdraagt. Daarnaast weten we welke projecten waar lopen. We zijn voortdurend op de hoogte wat er aan de andere kant van de wereld speelt. En het slimme communicatiesysteem in AllSolutions maakt het eenvoudiger om over die projecten te communiceren.”
Resultaat
Samen naar een professionelere organisatie
“De invoering van AllSolutions heeft bijgedragen aan een flinke professionaliseringsslag bij Netherlands Food Partnership. En we zetten de komende tijd een aantal stappen om het nog verder te verbeteren. We zijn tevreden over de ondersteuning van AllSolutions. Tijdens de implementatie hebben we voor diverse uitdagingen gestaan, maar die hebben we samen opgelost. De supportdesk staat bovendien altijd voor ons klaar. Als we vragen hebben, worden we nog dezelfde dag geholpen. En AllSolutions is altijd bereid om mee te denken over aanvullende functionaliteiten en applicaties. Hun oplossing sluit goed aan op onze behoeften als internationale netwerkorganisatie. Ik nodig andere ‘gerelateerde’ organisaties dan ook graag uit om eens een kijkje te nemen bij ons!”
Netherlands Food Partnership is een internationale netwerkorganisatie die partijen in de agribusiness in ontwikkelingslanden met elkaar verbindt. Ze brengen boeren, NGO’s, bedrijven, kennisinstellingen en overheden samen om expertise te delen, gezamenlijk te innoveren en succesvol te lobbyen. De organisatie heeft een hoofdkantoor in Utrecht en 12 internationale kantoren in Zuidoost-Azië en Afrika.
Door een forse groei in de afgelopen jaren verloor de organisatie de grip op de financiële administratie en het projectmanagement. Voorheen werkte elke lokale vestiging met een eigen, eenvoudig boekhoudpakket en spreadsheets. Hierdoor ontbrak het aan uniformiteit, centraal overzicht en de juiste managementinformatie om wereldwijde projecten en geldstromen goed te sturen.
Na een selectieprocedure (en op aanraden van partner ICCO Cooperation) koos de organisatie voor AllSolutions vanwege een aantal cruciale voordelen:
IATI-rapportage via ProMEva: AllSolutions integreert naadloos met ProMEva (een projectmonitoringtool voor ontwikkelingsorganisaties). Hierdoor is de administratie direct gekoppeld aan IATI, hét internationale rapportagesysteem voor ontwikkelingssamenwerking, wat volautomatische en transparante verantwoording mogelijk maakt.
Lichte internetverbinding: Het systeem functioneert uitstekend met een lichte internetverbinding, wat een absolute vereiste is voor de lokale vestigingen in ontwikkelingslanden om altijd bij de juiste informatie te kunnen.
Er is een flinke professionaliseringsslag gemaakt:
Uniformiteit: Alle dertien vestigingen wereldwijd rapporteren nu op dezelfde, uniforme manier.
Betere documentatie: Het systeem dwingt vestigingen om de administratie up-to-date te houden, wat het consolideren van cijfers op globaal niveau veel makkelijker maakt.
Realtime inzicht: Zowel het hoofdkantoor als de lokale kantoren hebben nu op elk moment inzicht in de actuele financiële status en budgetten.
Projecten, waarbij vaak veel verschillende partijen betrokken zijn, zijn een stuk inzichtelijker geworden. Binnen AllSolutions is per project en per budgetlijn precies zichtbaar wat de bijdrage van elke partner is. Daarnaast geeft het systeem direct overzicht in welke projecten waar ter wereld spelen, en faciliteert de slimme communicatiemodule het onderlinge overleg over deze projecten aanzienlijk.