Uitdaging
Delfland werkt voortdurend aan de verbetering van werkprocessen om kosten te verlagen en werknemers optimaal in te zetten. Mark Brandt, Sectorhoofd Bedrijfsvoering bij het hoogheemraadschap Delfland: “We zoeken voortdurend naar nieuwe manieren om sneller en efficiënter te werken. Veel van onze processen zijn niet anders dan bij andere organisaties. Denk aan HR en Finance. Vooral in het digitale tijdperk waarin we nu leven, kunnen we simpelweg niet achterblijven. Zo ontstond bij ons het idee om financiële zaken als facturatie en de begroting slimmer aan te pakken.”
Daarvoor zocht Delfland de samenwerking met AllSolutions en twee andere waterschappen. Delfland grenst ten noorden aan het hoogheemraadschap Rijnland en ten oosten aan het hoogheemraadschap Schieland en de Krimpenerwaard. De buren trokken al veel met elkaar op, bijvoorbeeld bij het trainen en opleiden van medewerkers. Dat bleek de vruchtbare grond om nog intensiever samen te werken.
Oplossing
De samenwerking tussen de waterschappen was erop gericht om de kosten van de financiële administratie te verlagen. Bovendien neemt de kwetsbaarheid af. Mocht er iemand wegvallen bij Delfland, dan kunnen de andere waterschappen eenvoudig bijspringen en andersom.
Bovendien zorgt de conversie naar AllSolutions ook voor realtime inzicht en (financiële) cijfers die op orde zijn. “Met de nieuwe oplossing draaien onze managers zelf meer aan de knoppen. Alles is geautomatiseerd, actueel en compleet. Daardoor hebben managers nu realtime inzicht in de stand van zaken. Ze vragen zelf budgetten en rapportages op, zien in een oogopslag of er nog openstaande betalingen zijn en dankzij heldere overzichten zien ze direct of ze binnen de begroting blijven. Alle processen zijn strak geregeld, zodat we altijd de regie hebben over de cijfers. Er kan bijvoorbeeld pas een factuur binnenkomen als er een contract voor dat project in Prosa staat. Dat zorgt voor meer vertrouwen in de cijfers”, aldus Mark Brandt.
Resultaat
Hoewel de waterschappen veel op elkaar lijken, weken sommige processen van het hoogheemraadschap Delfland af van de andere twee waterschappen. Vooraf werd afgesproken dat Delfland zich zou aanpassen aan de bestaande processen van Rijnland en Schieland en de Krimpenerwaard. De conversie van Delfland leverde echter ook waardevolle inzichten op, waardoor sommige werkprocessen tussentijds aangepast werden. Mark Brandt: “AllSolutions wist een goede balans te vinden tussen de gebruikerswensen van alle waterschappen en de originele oplossing. Ze waren overtuigend en eerlijk in hun advies en hielden ons goed bij de les.”
Het project werd binnen de planning afgerond. “Er was flink wat tijdsdruk, maar dankzij de nauwe samenwerking tussen de waterschappen en AllSolutions hebben we dit project tot een succes gemaakt. Het contact was intensief. In alle lagen van de organisatie was AllSolutions betrokken om te adviseren en problemen op te lossen. We hebben een gedegen basis gelegd voor een intensief partnership!”
Delfland zoekt continu naar manieren om sneller en efficiënter te werken, met als doel de kosten te verlagen en medewerkers optimaal in te zetten. Voor algemene bedrijfsprocessen, zoals Finance en HR, wilden ze in dit digitale tijdperk niet achterblijven. Zo ontstond de behoefte om financiële zaken, zoals facturatie en begrotingen, een stuk slimmer en digitaler aan te pakken.
Delfland sloeg de handen ineen met twee buur-waterschappen: het Hoogheemraadschap van Rijnland en het Hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard. Deze partijen trokken al samen op bij het trainen en opleiden van medewerkers. Deze goede relatie vormde een vruchtbare bodem om ook op administratief gebied de krachten te bundelen.
Naast het verlagen van de kosten voor de financiële administratie, neemt de kwetsbaarheid van de organisaties af. Werken in hetzelfde systeem betekent dat waterschappen eenvoudig bij elkaar kunnen inspringen mocht er bijvoorbeeld onverwachts een medewerker wegvallen.
De nieuwe oplossing biedt managers veel meer zelfstandigheid (“zelf aan de knoppen draaien”) en realtime inzicht:
Ze kunnen eenvoudig zelf budgetten en actuele rapportages opvragen.
Ze zien in één oogopslag of er openstaande betalingen zijn en of ze binnen de begroting blijven.
Alle data is geautomatiseerd, actueel en compleet.
Alle processen zijn strak en logisch in het systeem ingericht. Zo hanteert het systeem de regel dat een inkomende factuur voor een project pas verwerkt kan worden als het bijbehorende contract daadwerkelijk in het systeem geregistreerd staat. Dit soort ingebouwde controles zorgt voor maximale regie en veel meer vertrouwen in de cijfers.
Sectorhoofd Bedrijfsvoering Mark Brandt kijkt zeer positief terug op het traject. Ondanks flinke tijdsdruk is het project succesvol en binnen de planning afgerond. AllSolutions hield de partijen goed bij de les, gaf eerlijk advies en wist een uitstekende balans te vinden tussen de originele oplossing en de nieuwe gebruikerswensen. Dit heeft een gedegen basis gelegd voor een intensief partnership.