Hoe zorg je ervoor dat zes monteurs jaarlijks vijftienduizend Automatische Externe Defibrillators (AED’s) succesvol onderhouden? Een nauwkeurige planning is daarbij onmisbaar. AllSolutions hielp AED-Partner aan een vernieuwde functionaliteit voor service planning om nog efficiënter te plannen.
AED-Partner is de grootste leverancier en serviceprovider van AED’s in de Benelux. Naast het verkopen, verhuren en onderhouden van AED’s biedt het bedrijf in Son ook alles wat daarbij hoort. Denk aan elektroden, batterijen, trainingsmateriaal en trainers. Zes monteurs zijn verantwoordelijk voor het onderhoud van de AED’s in heel Nederland en België.
“Dat vraagt iedere dag om een gedegen en flexibele planning”, verklapt Hans van Vught, Manager Finance, Operations & IT van AED-Partner. “Ook omdat er zaken tussendoor kunnen komen. Als een AED gebruikt is, willen we namelijk binnen zes uur bij een klant zijn om het apparaat weer klaar voor gebruik te maken. Voor een goede planning werken we al jaren met AllSolutions. Maar voorheen gebruikten we daarnaast nog andere applicaties. Ook zat er veel kennis in de hoofden van onze mensen, bijvoorbeeld welke monteur zich op welke dag waar bevindt. “Zo’n dubbele boekhouding en zoveel afhankelijkheid van mensen was niet ideaal.”
Meer overzicht met landkaart en drag and drop
Voor AED-Partner zou een vernieuwde service planningstool in AllSolutions een oplossing zijn. Uit de AllSolutions-klantengroep Sales, Rentals & Services bleek dat dat voor meer klanten geldt. Hans: “Daarom hebben wij samen met AllSolutions en onze internet communicatiepartner NIO het voortouw genomen om de serviceplanning in een nieuw jasje te steken.”
De vernieuwde serviceplanning is gebruiksvriendelijker en overzichtelijker. “Op een landkaart kunnen we precies zien waar onze monteurs zich bevinden en welke opdrachten ze die dag moeten doen”, legt Hans uit. “Al die informatie komt rechtstreeks uit AllSolutions. En als we in AllSolutions een nieuwe serviceopdracht aanmaken, verschijnt die ook direct in onze planningstool. Bovendien kunnen we nu veel eenvoudiger opdrachten voor onze monteurs vooruit plannen, maar ook verplaatsen van dag of tijdstip. Dat is een kwestie van drag and drop.”
Alle nodige informatie bij de hand
Ook de servicemonteurs profiteren van de nieuwe serviceplanning. Hans van Vught: “Voorheen moesten onze monteurs iedere dag informatie uit AllSolutions halen en dan zelf hun route uitzoeken en bepalen. Nu hebben ze een PDA, een soort smartphone, waarop ze hun route zien en alle informatie over hun eerstvolgende klantbezoek. Indien nodig kunnen ze zelf hun route aanpassen. En dankzij een koppeling met Google Maps starten ze met één klik hun navigatie op.” Na de gedane service verschijnt ook de werkbon met de gebruikte materialen op de PDA. “Vervolgens kunnen ze de klant hun werkbon laten controleren en een handtekening laten zetten. De klant ontvangt de getekende werkbon in de mail. En de afgeronde opdracht verschijnt bij ons in AllSolutions, waarna we direct kunnen factureren.”
Efficiënter plannen, snellere service
De vernieuwde serviceplanning levert AED-Partner heel wat op. “We werken veel efficiënter”, legt Hans uit. “Plannen kost minder tijd, is minder foutgevoelig en is niet langer afhankelijk van de kennis in de hoofden van onze mensen. Daardoor hebben we meer overzicht in wat we doen en kunnen we sneller service verlenen. Bovendien hebben we minder administratie, waardoor we dagelijks meer serviceorders kunnen verwerken. En doordat onze monteurs hun afgeronde werk netjes aan onze klanten kunnen voorleggen, komen we veel professioneler over. Werken met AllSolutions is nu nóg beter en prettiger geworden. Ik heb altijd al gezegd dat AllSolutions kan wedijveren met de grootste IT-systemen van deze wereld. En met deze nieuwe planningsfunctionaliteit al helemaal!”
AED-Partner (gevestigd in Son) is de grootste leverancier en serviceprovider van Automatische Externe Defibrillators (AED’s) in de Benelux. Ze houden zich bezig met de verkoop, verhuur en het onderhoud van AED’s, en leveren bijbehorende materialen zoals elektroden, batterijen, trainingsmateriaal en trainers.
Met slechts zes monteurs onderhoudt AED-Partner jaarlijks maar liefst 15.000 AED’s verspreid over heel Nederland en België. Dit vereist een strakke, maar uiterst flexibele planning. Als een AED is gebruikt, moet er namelijk binnen zes uur een monteur bij de klant zijn om het apparaat weer gebruiksklaar te maken. Voorheen werkte de organisatie met meerdere losse applicaties en zat veel cruciale informatie (zoals de actuele locatie van monteurs) slechts in de hoofden van medewerkers.
Binnen de AllSolutions-klantengroep Sales, Rentals & Services bleek dat meer organisaties behoefte hadden aan een betere tool. AED-Partner heeft toen samen met AllSolutions en hun internet-communicatiepartner NIO het voortouw genomen om een vernieuwde, geïntegreerde serviceplanning in AllSolutions te ontwikkelen.
De nieuwe tool is veel gebruiksvriendelijker en biedt de volgende functionaliteiten:
Interactieve landkaart: Planners zien direct waar de monteurs zich bevinden en welke opdrachten er voor die dag openstaan.
Realtime integratie: Serviceopdrachten die in AllSolutions worden aangemaakt, verschijnen onmiddellijk in de planningstool.
Drag-and-drop functionaliteit: Het vooruit plannen of verplaatsen van opdrachten naar een andere dag of tijdstip is nu een simpele sleepbeweging.
Vroeger moesten monteurs dagelijks zelf informatie uit het systeem halen en hun eigen route bepalen. Tegenwoordig werken zij met een PDA (een soort smartphone) en profiteren ze van:
Digitaal overzicht: Direct inzicht in hun route en alle benodigde informatie voor het eerstvolgende klantbezoek.
Snelle navigatie: Via een koppeling met Google Maps starten ze met één klik de routebeschrijving op.
Digitale werkbonnen: Na de servicebeurt verschijnt de werkbon (inclusief gebruikte materialen) op het scherm. De klant kan deze direct digitaal ondertekenen en ontvangt hiervan een kopie in de mail.
Hogere efficiëntie & capaciteit: Plannen kost minder tijd en er is minder administratie. Hierdoor kunnen er dagelijks méér serviceorders worden verwerkt.
Minder foutgevoelig: De planning is niet langer afhankelijk van de kennis in de hoofden van individuele medewerkers.
Snellere facturatie: Zodra een opdracht is afgerond op de PDA, verschijnt deze in AllSolutions en kan er direct gefactureerd worden.
Professionele uitstraling: Het vlotte, digitale proces met klanten zorgt voor een snellere service en een professionelere presentatie op locatie.