Uitdaging
Hivos zocht een oplossing om beter te administreren en te rapporteren over projecten. Met een duidelijke visie op de toekomst koos de internationale NGO voor de financiële module en de NGO-functionaliteiten in de projectmodule van AllSolutions. Daarmee wil de NGO de interne aansturing van medewerkers en lokale partners beter stroomlijnen. Thomas Klompmaker, Manager Finance, Control en Support bij Hivos, legt de keuze voor AllSolutions uit en deelt zijn ervaringen.
Hivos: hardnekkige wereldproblemen oplossen
Hivos is een internationale organisatie die zoekt naar nieuwe oplossingen voor hardnekkige wereldproblemen. De NGO werkt nauw samen met pionierende organisaties, innovatieve bedrijven en bereidwillige overheden. Met hen deelt Hivos een droom waarin economieën duurzaam zijn en samenlevingen openstaan voor iedereen. Om dat voor elkaar te krijgen, richten ze zich op hernieuwbare energie, vrouwenrechten, seksuele rechten en diversiteit, vrijheid en verantwoording en duurzaam voedsel. Hivos heeft ruim 400 medewerkers en is actief in meer dan dertig landen in Azië, Afrika, Latijns-Amerika en het Midden-Oosten.
Verslaglegging en aansturing nog belangrijker
Om wereldproblemen aan te pakken heeft Hivos jaarlijks een projectbudget van 50 tot 60 miljoen euro. Thomas Klompmaker: “We voeren projecten over het algemeen niet zelf uit. Wij zijn de verbindende schakel tussen alle lokale partners die beschikken over kennis en expertise. Waar nodig ondersteunen we ze om onze gezamenlijke doelen te realiseren. De interne aansturing van al deze partijen en de externe verslaglegging naar donoren is daarbij erg belangrijk. Vooral omdat de wet- en regelgeving in onze branche de afgelopen jaren flink is aangescherpt. We moeten nauwkeurig verantwoorden waar fondsen aan worden besteed en wat projecten concreet opleveren. Dat werd een steeds grotere uitdaging, omdat we voorheen een systeem gebruikten dat was ingericht op onze oude processen. Goed administreren werd steeds lastiger, waardoor het monitoren van projecten haast een onmogelijke opgave was. Daarom zochten we een oplossing om projectinformatie eenvoudiger in te voeren en daarover te rapporteren.”
Oplossing
Hivos stelde een visie op voor de oplossing, samen met Data4Development, expert op het gebied van informatiemanagement. Daaruit kwam naar voren dat de prioriteit van Hivos lag bij een nieuw systeem voor de financiële administratie. “We hadden een aantal primaire eisen. De oplossing moest een hoge mate van dataportabiliteit en connectiviteit bieden, zodat onze medewerkers altijd en overal ter wereld met de software kunnen werken.”
“Bovendien zochten we een oplossing die onze branchespecifieke processen al grotendeels ondersteunde. Denk bijvoorbeeld aan het consolideren van verschillende soorten valuta. We wilden het wiel niet opnieuw uitvinden, maar het hooguit bijslijpen waar nodig. Daarnaast moest het eenvoudig te koppelen zijn met andere applicaties, zoals een projecten-, HR- of CRM-systeem. Daardoor zitten we niet vast aan één groot systeem, maar kunnen we in de toekomst kiezen voor de meest geschikte oplossing per bedrijfsproces.”
Branchekennis versnelt implementatie
Op basis van alle criteria kwam de financiële module van AllSolutions naar voren als meest geschikte oplossing voor Hivos. “Eind 2018 startte AllSolutions met de implementatie van de module. Dat verliep erg soepel. Binnen zes weken waren we operationeel. De kennis van AllSolutions speelde daarbij een grote rol. Ze zijn goed op de hoogte van de projectcycli en processen in onze branche. We waren geen tijd kwijt om ze alles uit te leggen.”
“De module voldoet aan onze criteria en is eenvoudig te koppelen met andere applicaties. Daarin maken ze het verschil met andere aanbieders van financiële pakketten. Bovendien levert AllSolutions meerwaarde met mogelijkheden die ze speciaal ontwikkelen voor onze branche. En als we suggesties hebben voor nieuwe functionaliteiten, staan ze meestal open voor co-innovatie. Bijvoorbeeld door het ontwikkelen van een oplossing in de standaard en daarin mee te investeren. Zodat ook andere NGO’s hier profijt van kunnen hebben.”
Resultaat
Eerst de basis neerzetten
Inmiddels heeft Hivos ook voor de NGO-functionaliteiten in de projectmodule van AllSolutions gekozen. “We kozen opnieuw voor AllSolutions, omdat deze module naadloos aansluit op onze manier van werken. Deze implementatie heeft wel meer tijd nodig, omdat er aanzienlijk meer mensen en partijen bij betrokken zijn. Per 1 januari 2020 moeten de financiële module en het financiële deel van de projectadministratie volledig draaien. Daarna gaan we kijken naar andere applicaties. Bijvoorbeeld hoe we onze Monitoring en Evaluation, HR en CRM willen inrichten. Maar eerst moet de basis staan.”
Hoewel de resultaten nog moeilijk vast te stellen zijn, ziet Hivos al wel een positieve ontwikkeling. “Onze medewerkers krijgen met de nieuwe module meer verantwoordelijkheid en daar reageren ze uitstekend op. Daarvoor moet ik ze echt een compliment geven. Net als de manier waarop AllSolutions ons tijdens dit traject ondersteunt.”
Hivos is een internationale NGO met ruim 400 medewerkers, actief in meer dan dertig landen. Ze zoeken naar oplossingen voor hardnekkige wereldproblemen en richten zich op thema’s als hernieuwbare energie, vrouwenrechten, diversiteit en duurzaam voedsel. Hivos voert de projecten (met een jaarlijks budget van 50 tot 60 miljoen euro) meestal niet zelf uit, maar vormt de verbindende schakel tussen lokale partners.
De wet- en regelgeving rondom de verantwoording van fondsen is de afgelopen jaren flink aangescherpt. Hivos moet nauwkeurig aan donoren kunnen verantwoorden waar geld aan besteed wordt en wat projecten concreet opleveren. Het oude systeem was hier niet op ingericht, waardoor goed administreren en het monitoren van projecten haast een onmogelijke opgave werd.
Samen met informatiemanagement-expert Data4Development stelde Hivos een aantal harde eisen op:
Dataportabiliteit en connectiviteit: Medewerkers moeten altijd en overal ter wereld met de software kunnen werken.
Branchespecifieke ondersteuning: Het systeem moest NGO-processen, zoals het consolideren van verschillende valuta, standaard al goed ondersteunen.
Koppelbaarheid: De software moest makkelijk te koppelen zijn met andere applicaties (zoals HR of CRM), zodat Hivos per bedrijfsproces de beste oplossing kan kiezen en niet vastzit aan één log systeem.
AllSolutions kwam als beste naar voren omdat de financiële module voldeed aan alle gestelde criteria, waaronder de eenvoudige koppeling met andere applicaties. Daarnaast biedt AllSolutions specifieke meerwaarde voor de NGO-branche en staan ze open voor co-innovatie, waarbij nieuwe functionaliteiten in de standaardsoftware worden ontwikkeld waar ook andere NGO’s van kunnen profiteren.
De implementatie van de financiële module verliep bijzonder soepel en was binnen zes weken operationeel (eind 2018). Een groot voordeel hierbij was de aanwezige branchekennis bij AllSolutions. Doordat zij al goed op de hoogte waren van de projectcycli en processen binnen de NGO-wereld, hoefde Hivos hier geen kostbare tijd aan uit te leggen.
Hoewel de organisatie nog volop bezig is met de uitrol om een solide basis te leggen, merkt Manager Finance Thomas Klompmaker nu al positieve veranderingen. De nieuwe module geeft medewerkers meer verantwoordelijkheid, waar zij uitstekend op reageren.