Uitdaging & oplossing
Het Hoogheemraadschap van Rijnland (HH Rijnland) in Leiden en het Hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard (HHSK) in Rotterdam willen hun financiële administraties integreren. Het gezamenlijke traject bestond uit drie sporen: het bouwen van het systeem, het neerzetten van een nieuwe gemeenschappelijke financiële administratieve organisatie en het realiseren van een cultuurverandering. Met deze harmonisatie en integratie willen beide waterschappen een goede efficiencyslag maken.
In het voorjaar 2014 startte de aanbesteding en 1 januari 2016 ging het nieuwe gezamenlijke ERP-systeem van AllSolutions live. Het systeem is omgedoopt tot Prosa, de afkorting van ‘Processen samen. Inmiddels staat er één centrale database en wordt er gewerkt met de modules projectadministratie, financiële administratie, urenregistratie, capaciteitsplanning, relatiebeheer en inkoop- en contractmanagement. In totaal zijn er circa 1200 gebruikers die online overal en altijd kunnen werken.
Resultaat
“We werken slim samen en kunnen met minder middelen meer doen met een hogere effectiviteit”, evalueert Gert van der Kooij, directeur HH Rijnland. “Bovendien vergroten we onze transparantie naar politiek en samenleving. De werkprocessen van beide waterschappen zijn op elkaar afgestemd: we kunnen flexibel en doelmatig gebruikmaken van de kennis en kunde die we nodig hebben.” De corebusiness van de financiële administratie is verantwoording afleggen en begrotingen maken. Van der Kooij. “We werken doelmatiger en hebben meer en beter inzicht. Ook onze transparantie en governance zijn toegenomen.” Ander winstpunt is het genereren van managementrapportages. Van der Kooij: “We zijn in control en hebben op elk gewenst moment inzicht, zonder dat daar een aparte tool voor nodig is.
Prosa werkt goed samen met de bestaande systemen voor onder meer document management (Corsa), onderhoud en beheer (Ultimo) en e-HRM. Van der Kooij: “We zijn straks in staat het strategisch onderhoud beter te doen; alles is geautomatiseerd, actueel en compleet. De informatie uit de systemen is een goede basis voor asset management. Ik denk zeker dat we hiermee extra besparingen kunnen realiseren.”
Het Hoogheemraadschap van Rijnland (Leiden) en het Hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard (Rotterdam) wilden hun financiële administraties integreren. Het belangrijkste doel van deze samenwerking was om gezamenlijk een flinke efficiencyslag te maken.
Het gezamenlijke traject bestond uit drie gelijktijdige sporen:
Het bouwen van een nieuw gezamenlijk systeem.
Het neerzetten van een nieuwe gemeenschappelijke financiële en administratieve organisatie.
Het realiseren van de benodigde cultuurverandering binnen beide waterschappen.
Volgens Gert van der Kooij, directeur bij HH Rijnland, levert de samenwerking en het nieuwe systeem de volgende resultaten op:
Hogere effectiviteit: Er wordt slimmer samengewerkt, waardoor de waterschappen met minder middelen meer kunnen doen.
Afgestemde processen: De werkprocessen van beide partijen sluiten nu op elkaar aan. Kennis en kunde kunnen flexibel en doelmatig worden uitgewisseld.
Transparantie: De transparantie en governance richting de politiek en de samenleving zijn aanzienlijk vergroot.
Altijd ‘in control’: Managementrapportages kunnen op elk gewenst moment gegenereerd worden direct uit het systeem, zonder dat hier een aparte tool voor nodig is.
Omdat alle informatie over onder meer strategisch onderhoud nu geautomatiseerd, actueel en compleet is, vormt de data uit de systemen een ijzersterke basis voor asset management. De verwachting is dat hiermee in de toekomst extra besparingen gerealiseerd kunnen worden.