”Ik durf wel te stellen dat 99 procent van de data in onze systemen nu klopt. Daardoor kunnen we ook beter de juiste beslissingen nemen op basis van onze data.”
Kees Codée, Programmanager Driestar educatief
Voor kennis- en onderwijscentrum Driestar educatief was het overduidelijk: het
IT-landschap moest op de schop. Een complexe organisatiestructuur, een
verouderde HR-applicatie en veranderend onderwijs zorgden namelijk voor de
nodige uitdagingen. De oplossing? De krachtige combinatie van de software
van AllSolutions en de moderne HR- en salarisoplossing HR2day.
Driestar educatief uit Gouda is een veelzijdig kennis- en onderwijscentrum. De
organisatie biedt niet alleen hbo- en masteropleidingen voor christelijk onderwijs,
maar ook onderwijsadvies en cursussen voor onderwijsprofessionals. Daarnaast
verzorgt het studentenhuisvesting én doet het onderwijsonderzoek. “Wij leiden
mensen op voor een baan in het christelijk onderwijs”, vertelt Kees Codée,
Programmanager bij Driestar educatief. “Een onderwijsprofessional kan zijn of haar
hele leven lang bij ons terecht.”
IT-infrastructuur sloot niet meer aan
In 2022 legde Driestar educatief het IT-landschap onder de loep. Dat had alles te
maken met de nieuwe strategie van het onderwijscentrum. Codée: “Tegenwoordig
hanteren we een multilabelstrategie. Naast het label Driestar hogeschool hebben we
ook de labels Driestar onderwijsadvies en CPS voor onderwijsadvies en Gouwe
Academie voor scholing en begeleiding. De oorspronkelijke inrichting van de
software van AllSolutions, waar we al sinds 2005 mee werken, kon daar niet goed
mee overweg.”
Daarnaast voldeed de HR-oplossing waar de onderwijsorganisatie mee werkte niet
meer. “Die oplossing was sterk verouderd”, vertelt Anna van Boven,
Personeelsadviseur bij Driestar educatief. “Onze collega’s konden daar zelf te weinig
in doen. Ze moesten ons bijvoorbeeld nog mailen om verlof aan te vragen, waarna
wij dat overtypten in het systeem. Dat kostte onnodig veel tijd en was foutgevoelig.
Verder waren we voor het uitbetalingsproces van de salarissen afhankelijk van een
externe medewerker, dat was niet ideaal.”
De beste oplossing voor Driestar educatief
Hoog tijd voor verandering. “Na een uitvoerig aanbestedingstraject kwam de
combinatie van AllSolutions en HR2day als meest geschikte optie naar voren”,
vertelt Codée. Vanuit het HR team: “We hadden als harde eis dat de nieuwe HR-
applicatie de onderwijs-cao moest ondersteunen. HR2day is een van de weinige HR-
applicaties die dat doet. Bovendien zijn ze zeer gericht op selfservice, wat we een
groot pluspunt vonden.” Codée vult aan: “AllSolutions scoorde goed omdat ze het
aandurfden de databronnen van onze drie labels samen te voegen tot één bron. Dat
is een complexe klus, maar de mensen van AllSolutions toonden daarin kennis en
expertise.”
Toch stonden Codée en de collega’s van het team HR aanvankelijk niet te springen
om met twee oplossingen, en dus twee leveranciers, aan de slag te gaan. Codée:
“Onze zorgen daarover vervlogen al gauw, omdat AllSolutions en HR2day hun
oplossingen wilden integreren tot één vloeiend geheel. Ook gaf AllSolutions direct
aan tijdens de implementatie als hoofdaannemer te fungeren. Al die aspecten samen
maakten het snel duidelijk: dit is de beste oplossing voor ons.”
De kracht van AllSolutions en HR2day
Nu beschikt Driestar educatief over een IT-landschap dat naadloos aansluit op de
behoeften van de organisatie. Codée: “We hebben één uitgangspunt voor onze
gehele onderwijsorganisatie. In de software van AllSolutions zitten de gegevens van
alle labels. Zo zien we bijvoorbeeld in ons CRM al onze relaties met duidelijk inzicht
in wie bij welk merk hoort.”
De projectadministratie in de software van AllSolutions is essentieel geworden voor
de onderwijsadviestrajecten van Driestar onderwijsadvies. “Die trajecten hebben
namelijk een zeer projectmatig karakter. Met de software kunnen we de voortgang
van deze trajecten heel nauwkeurig en eenvoudig vastleggen en volgen. Ook leggen
we onze financiële administratie nu op één plek vast en kunnen we onze financiën
makkelijk inzichtelijk maken voor de managementteams van de verschillende labels.”
Van Boven: “Met HR2day hebben we een robuuste HR- en verloningsoplossing in
huis, volledig geïntegreerd in de software van AllSolutions én afgestemd op onze
verschillende labels. Collega’s kunnen nu via een app veel zaken zelf regelen, zoals
verlof aanvragen, declaraties indienen, ontwikkelgesprekken aanvragen en
contactgegevens wijzigen. Dat is veel eenvoudiger en efficiënter dan voorheen.
Daarnaast kunnen wij zelf salarissen uitbetalen, zonder hulp van buitenaf.
Van POC naar implementatie
Codée kijkt tevreden terug op de implementatie. “Wij waren natuurlijk al bekend met
de software van AllSolutions, maar onze andere labels CPS en Gouwe Academie
nog niet”, vertelt hij. “Om draagvlak te creëren en uitvoerig te testen of alles werkt,
hebben we eerst een proof of concept gemaakt. Pas toen we overtuigd waren dat
het goed werkte, startten we de implementatie. En dat verliep goed. AllSolutions
pakte, zoals afgesproken, de leidende rol en communiceerde goed met onze
stuurgroep.”
“Wat ik mooi vind”, vervolgt hij, “is dat zowel HR2day als AllSolutions erg
klantgedreven zijn. Ze staan open voor de wensen van klanten. Andere leveranciers
trekken al gauw de deur dicht, maar zij niet. Daarnaast hebben ze beide verstand
van onze branche, waardoor ze goed op de hoogte zijn van de processen die voor
ons belangrijk zijn.”
Meer accurate data, betere beslissingen
Inmiddels plukt Driestar educatief dagelijks de vruchten van HR2day en AllSolutions.
Codée: “Doordat alle collega’s nu via een app zelf HR-zaken kunnen doorvoeren en
accountmanagers bijvoorbeeld altijd en overal ons CRM kunnen aanvullen, hebben
we het invoeren van data in ons systeem veel dichter bij de bron gebracht. Dat werkt
veel efficiënter. Het betekent minder overtypen, meer gedigitaliseerde processen en
minder fouten. Ik durf wel te stellen dat 99 procent van de data in onze systemen nu
klopt. Daardoor kunnen we ook beter de juiste beslissingen nemen op basis van
onze data.”
Klaar voor de onderwijstoekomst
Voor Driestar educatief biedt het nieuwe IT-landschap ook kansen. “We beschikken
nu over een IT-architectuur die onze huidige en toekomstige activiteiten veel beter
ondersteunt”, zegt Codée. “Ik zie het als een krachtige motor waarmee we klaar zijn
voor wat de toekomst brengt. En continue kunnen blijven verbeteren. Het onderwijs
verandert immers. Flexibilisering, waarbij onderwijs veel meer wordt afgestemd op
de specifieke behoeften van studenten, is een grote en belangrijke ontwikkeling. Dat
betekent onder andere dat we in de toekomst nóg meer projecten gaan optuigen met
andere organisaties en externe collega’s. Dankzij de software van AllSolutions en
HR2day zijn we veel wendbaarder om daar goed op in te spelen.”
