Innovatieve finance oplossing: gebruiksgemak en diepere inzichten.
Met trots kondigen we aan dat de Dienst Dommelvallei, de gemeenschappelijke regeling waarin de gemeenten Geldrop-Mierlo, Nuenen en Son en Breugel samenwerken op onder andere bedrijfsvoering, heeft gekozen voor het QX platform van AllSolutions voor hun financiële administratie.
Het bevalt ons goed in de publieke sector,’ begint Erik-Jan van Dijken enthousiast. Hij doelt op de samenwerking met verschillende waterschappen die gebruikmaken van QX, de finance oplossing van AllSolutions. De prettige ervaringen smaakten naar meer, vertelt Jan van Wijngaarden over de beslissing een paar jaar geleden om ook gemeenten te gaan ondersteunen. ‘We zagen een match vanwege de overlap met waterschappen. Beide organisaties zijn budgetgestuurd en maken hun budgetterings- en begrotingscyclus beheersbaar in een financieel systeem. En als de begroting er is, moeten vanuit bestuurlijk perspectief de uitvoering en de financiën bewaakt worden.’
AllSolutions koos voor een gedegen route naar de gemeentelijke markt. ‘We vinden het essentieel om eerst veel kennis over een nieuwe markt te vergaren. De overeenkomsten met waterschappen kenden we, maar er zijn ook verschillen. Wat moesten we nog specifiek ontwikkelen voor gemeenten? Denk aan functionaliteiten voor het BTW-compensatiefonds en een verdieping op IV3. Ook zijn we voorbereid op randsystemen waarmee het gemeentelijk systeem gekoppeld moet worden.’
“De gemeentelijke administratie was lange tijd een speeltuin voor leveranciers die weinig hoefden te investeren. We zijn er klaar voor om de boel op te schudden.” Erik-Jan van Dijken, manager Publieke Sector.
De investering in onderzoek en ontwikkeling werpt de eerste vruchten af: de Dienst Dommelvallei, de gemeenschappelijke regeling waarin de gemeenten Geldrop-Mierlo, Nuenen en Son en Breugel samenwerken op onder andere bedrijfsvoering, koos onlangs voor de organisatiebrede finance oplossing van AllSolutions, voor het administratief en financieel beheer van de Dienst Dommelvallei en de bij haar aangesloten gemeenten. ‘Vooral onze rolgebaseerde user interface scoort goed,’ weet Erik-Jan. ‘De ene medewerker wil maandelijks managementinformatie, de andere registreert dagelijks projectgegevens. Daar maken wij onderscheid in en dat wordt als zeer gebruiksvriendelijk ervaren.’
De financiële applicatie maakt het ook mogelijk de diepte in te gaan bij het vastleggen van een project, met allerlei projectstappen die ook weer in projectfases zijn op te splitsen. ‘De rijke functionaliteit helpt gemeenten enorm,’ zegt Jan. ‘Heb je een overschrijding? Dan is het heel krachtig als je af kunt dalen in de projecten en kunt zien dat bijvoorbeeld de initiatie van een project veel meer tijd heeft gekost dan ingeschat.’
Een andere innovatie is de onderlinge verbondenheid van alle applicatie-onderdelen. ‘Die zorgt voor een directe doorvertaling van veranderingen. Zo kun je investeringsprojecten meteen laten doorwerken naar de vaste activa,’ aldus Erik-Jan.
Tot slot is er Quinn, de Al-assistent waarmee AllSolutions aansluit bij de nieuwe generatie gebruikers. ‘Zij zijn niet meer van de handleidingen en helpdesks,’ weet Erik-Jan. Quinn biedt actieve, slimme ondersteuning bij het gebruik van de finance oplossing. Een periode afsluiten? Een begroting aanpassen? Quinn toont de nodige stappen en leidt de gebruiker meteen naar de juiste functies. Jan: ‘Wij geloven in continu bijblijven en investeren. Dat was in 2001 al zo, toen wij SaaS- oplossingen ontwikkelden en niemand dat nog wilde.’ Erik-Jan: ‘En de gemeentelijke administratie was lange tijd een speeltuin voor drie leveranciers, die weinig hoefden te investeren. We zijn er klaar voor om de boel op te komen schudden.’
