Uitdaging & oplossing
ITS Hendrion verhuurt, verkoopt en onderhoudt intern transportmaterieel, zoals heftrucks en hoogwerkers. “We wilden transparant zijn en vertrouwen creëren bij onze klanten”, vertelt Adwin Goos, Financieel Directeur bij ITS Hendrion. “Dat was rond 2013 een belangrijke reden om voor AllSolutions te kiezen. Daarnaast wilden we graag alles in één systeem hebben, zodat we realtime kunnen werken en er geen onnodige koppelingen tussen systemen hoeven plaats te vinden.”
Resultaat
“Inmiddels doen we bijna alles met AllSolutions, van urenregistratie tot logistiek, HRM en CRM”, legt Adwin uit. “Ook onze monteurs werken met AllSolutions. Zij werken voornamelijk vanuit huis. Onze planners zetten met AllSolutions de opdrachten naar hen door. Bij iedere klus geeft een monteur in AllSolutions aan welke onderdelen hij heeft gebruikt. Wanneer de voorraad in het busje van de monteur onder een bepaalde marge komt, krijgen wij een signaal. Dan zorgt onze voorraadservice vaak dezelfde nacht nog voor een goed gevulde bus.”
“Ook werken onze monteurs volledig digitaal”, gaat Adwin verder. “Daardoor mailen zij de klant direct een digitale werkbon, als de opdracht is afgerond. Wanneer de klant akkoord geeft, zien wij dat meteen. Maar onze klant ook, via ons online monitoringsysteem. Dat is een gedeelte van AllSolutions waarin klanten ook storingen melden en onderhoudshistorie kunnen inzien. Op die manier zijn we transparant én creëren we vertrouwen bij klanten, precies zoals we wilden.”
Toekomst
“We hebben goed contact met de mensen van AllSolutions”, stelt Adwin. “Eens in de paar weken komen we samen om volgende stappen uit te stippelen. Want we willen het werk van onze medewerkers, en met name onze planners, steeds verder automatiseren. Zodat zij nog eenvoudiger meer monteurs aan kunnen sturen. AllSolutions denkt daarin mee en luistert goed naar onze wensen. Zo vinden we samen de beste manieren om onze processen steeds verder te verbeteren.”
ITS Hendrion houdt zich bezig met de verhuur, verkoop en het onderhoud van intern transportmaterieel. Hierbij kun je denken aan voertuigen en machines zoals heftrucks en hoogwerkers.
De organisatie had twee grote doelen:
Transparantie en vertrouwen: Ze wilden volledig transparant werken om zo meer vertrouwen te creëren bij hun klanten.
Eén integraal systeem: Er was een sterke wens om alles in één systeem onder te brengen, zodat er realtime gewerkt kon worden zonder foutgevoelige en onnodige koppelingen tussen losse systemen.
Vrijwel de gehele bedrijfsvoering loopt via het systeem. Dit omvat onder andere de urenregistratie, logistiek, HRM en CRM.
De monteurs, die voornamelijk vanuit huis werken, worden via het systeem direct aangestuurd:
Planners zetten de opdrachten via AllSolutions eenvoudig door naar de monteurs.
Na afloop van een klus registreert de monteur direct in de software welke onderdelen er zijn gebruikt.
De monteur mailt de klant direct een digitale werkbon ter accordering. Zodra de klant akkoord geeft, is dit voor de hele organisatie direct inzichtelijk.
Omdat monteurs hun materiaalgebruik direct in het systeem invoeren, ‘weet’ AllSolutions precies wat de actuele voorraad is. Zodra de voorraad in een busje onder een bepaalde marge zakt, wordt er automatisch een signaal afgegeven. Een speciale voorraadservice zorgt er vervolgens voor dat de bus vaak diezelfde nacht nog wordt aangevuld.
Financieel Directeur Adwin Goos omschrijft het contact als zeer goed. ITS Hendrion en AllSolutions zitten eens in de paar weken samen om de volgende stappen uit te stippelen en processen continu te blijven verbeteren.
De organisatie wil het werk van de medewerkers steeds verder automatiseren en versimpelen. De focus ligt daarbij specifiek op het automatiseren van de taken van de planners, zodat zij in de toekomst nog makkelijker een grotere groep monteurs kunnen aansturen.