Organisaties kunnen meerdere bedrijven/administraties in AllSolutions voeren. Het kan voorkomen dat een gebruiker daarbij meer rechten in de ene administratie nodig heeft, dan in de andere. Meestal worden dan aparte gebruikersaccounts per bedrijf aangemaakt. Nadeel hierbij is dat de gebruiker elke keer moet uitloggen en opnieuw moet inloggen als deze van administratie wil wisselen. En wanneer je Single Sign-on (SSO) gebruikt is het niet mogelijk om meerdere gebruikerscodes aan te maken en met een aangepaste autorisatie en gebruikersinstellingen per administratie te werken.
Om dit toch mogelijk te maken heeft AllSolutions een licentievorm voor Subaccounts. Hiermee kun je gebruikers per bedrijf/administratie eigen instellingen en autorisaties meegeven. Het voordeel hierbij is dat de gebruiker maar één keer hoeft in te loggen met één hoofdaccount.
Subaccounts inrichten
Zodra de subaccount licenties in jouw omgeving zijn geactiveerd, kun je een ‘hoofdgebruiker’ (intranet-licentie) aanmaken en een of meerdere ‘subgebruikers’ (subaccount-licentie) per bedrijf/afdeling. En bij elke gebruiker afzonderlijk richt je de autorisatie in, die voor die gebruiker van toepassing is.
Daarna kun je per (hoofd)gebruiker via de shortcut Subaccounts de gekoppelde ‘subgebruikers’ voor de andere bedrijven/administraties koppelen.
Wanneer de gebruiker inlogt, zal deze altijd met het hoofdaccount ‘binnenkomen’. Als de gebruiker wisselt naar een ander bedrijf/afdeling wordt automatisch het subaccount actief met de bijbehorende afwijkende autorisatie.
Zo kun je eventuele risico’s in je autorisatie beter afdekken, een aspect waar de (externe) accountant bij de jaarlijkse audits ook altijd goed naar zal kijken.
Goed om te weten: Het inregelen van een aparte autorisatie via subaccounts is alleen mogelijk voor de instellingen die via de Gebruikers (MGEBRU) of Gebruikersprofielen (MGBPRF) worden aangestuurd. Dit geldt dus NIET voor de instellingen die vanuit de Medewerker (MPERSO) of Medewerkersprofielen (MMDPRF) worden aangestuurd.
Subaccounts activeren?
Wil je van de optie voor Subaccounts gebruik gaan maken? Neem dan contact op met jouw accountmanager. Zodra de financiële afspraken zijn gemaakt, kunnen de extra licenties in je omgeving worden geactiveerd. En kun je daarna van start gaan met de inrichting.